Раньше пресс-релиз писался сугубо журналистами и сугубо для редакторов печатных изданий. Теперь же этот тип текстов – гораздо более распространенное явление. Пресс-релизы публикуют на разных онлайн-площадках, они стали нужны в первую очередь читателям. Поэтому и писать их нужно, исходя из интересов простых людей.

Пресс-релизы на сегодняшний день довольно актуальны. Их часто заказывают у копирайтеров. Однако написать хороший пресс-релиз способен не только профессионал. Это подвластно любому человеку, который обладает достаточной грамотностью, а также понимает структуру и нюансы данного жанра. И вы тоже сможете, вне зависимости от того, в какой сфере работаете – SMM, контент-маркетинг, менеджмент, предпринимательство. Единственное, что вам нужно – освоить азы и много практиковаться.

Что такое пресс-релиз, из чего состоит и зачем нужен

По сути, пресс-релиз – анонс того или иного события. Его используют в самых разных случаях. Перечислим наиболее типичные из них.

1. Выход новой продукции. Обратите внимание на то, что происходит, когда в продажу запускается очередная модель «Айфона». Сеть уже за несколько недель до дня «икс» буквально кишит оповещениями. Менее крупные бренды точно так же объявляют о поступлении, правда, это не настолько заметно.

2. Мероприятие. Если у вас намечается конкурс, акция, фуршет в честь профессионального праздника и прочее, что необходимо донести до сведения широкой публики, это можно оформить в виде пресс-релиза. Также обратите внимание на то, что инфоповод должен быть действительно значимым и интересным.

3. Крупный материал. Если у вас планируется серия статей по какой-нибудь важной теме, либо единичное освещение сенсации, не будет лишним сделать анонс. За примерами далеко ходить не надо – ток-шоу, вроде «Пусть говорят», часто делают пресс-релизы, прежде чем пустить в эфир очередной выпуск.

Примеры пресс-релизов

Перед тем, как писать, включите воображение. Поставьте себя на место рядового читателя и подумайте, действительно ли то, о чем вы хотите сказать, будет ему интересно. Если ответ утвердительный, значит, вы на верном пути.

Вот пример пресс-релиза мероприятия, на которых наверняка был хороший отклик. Внимательно ознакомьтесь с ними, прежде чем мы пойдем дальше.

Как видите, здесь все написано кратко и по делу. Не нужно извращаться в словоформах или придумывать оригинальную концепцию. Достаточно преподнести нужную информацию так, чтобы это было понятно.

А это пресс-релиз новости компании Билайн.

Этот пример гораздо лучше первого. Знаете почему? В предыдущем пресс-релизе автор пытался сообщить читателям несколько фактов, ни больше, ни меньше. А здесь в текст были добавлены тизерные элементы и прямое обращение к людям. Это довольно важно, так как публика хорошо реагирует, когда с ней разговаривают.

Рассмотрим ещё один образец — пример пресс-релиза выставки.

В этот раз попробуйте сами проанализировать текст релиза. Что здесь хороши и что плохо. Как можно было сделать лучше.

Как написать пресс-релиз для СМИ: готовя структура

Пресс-релиз состоит из трех элементов: заголовка, лида и основной части. Ничего больше придумывать не надо. Знание того, как правильно сформулировать каждый из них, поможет вам делать крепкие тексты, благодаря которым вы будете успешно продвигать свою продукцию, либо же зарабатывать как самостоятельный автор.

Заголовок

Он должен быть интересным, запоминающимся и моментально привлекающим внимание. От названия зависит, будут ли ваш пресс-релиз вообще читать. Существует множество приемов, как вызвать любопытство у публики с первой строчки. Можно использовать цифры («Компания Apple выпускает iPhone с 5 новыми функциями»), обыгрывать меметичные фразы, которые у всех на слуху («Лучшее враг хорошего: курс семинаров по борьбе с перфекционизмом начинается с 23 мая»), указывать на выгоду («Купите 2 упаковки сока и получите третью в подарок!») и т. д.

Лид

Это – первый абзац повествования. В него необходимо вместить все самое лучшее, что у вас есть. Публика должна понять, что не зря потратит время на ваш текст, поэтому делайте упор на то, что интересно ей, а не вам.

Основная часть или «тело» пресс-релиза

Здесь нужно передать суть предстоящего события. Делайте это максимально просто и доходчиво. Не лейте воду, не используйте канцеляризмы, не злоупотребляйте сложной терминологией. Помните, что те, кто будет это читать – простые люди, даже если они работают директорами, редакторами или менеджерами.

Хоть пресс-релиз и отличается от , приемы в них практически одни и те же. Выгоды, результаты, факты. Давайте читателям ту информацию, которая им нужна – и вы получите отдачу в сто раз больше.

Пока представители медиа рассуждают о том, что пресс-релиз мертв, пиарщики продолжают рассылать их по редакциям ежедневно и в больших количествах. Ведь даже при наличии соцсетей и мессенджеров пока еще не придумали более действенного способа рассказать о своей новости широкой аудитории. Вопрос только в том, каким должен быть хороший пресс-релиз. Как написать его так, чтобы он не полетел в мусорную корзину, чтобы журналист прочитал его и взял в работу. разобрал цели, структуру, правила написания, а также рассмотрим конкретные примеры пресс-релиза.

Что такое пресс-релиз?

С понятием пресс-релиза стоит определиться еще на берегу, дабы избежать возможных неточностей, ошибок и заблуждений. Пресс-релиз — это информационное сообщение для прессы, в котором есть новость, официальная позиция по какому-то вопросу, ответная реакция на определенный информационный повод, анонс какого-то события.

Нужно четко понимать, что пресс-релиз — это в первую очередь новость, поэтому он должен отвечать четким критериям:

— новизна;
— актуальность;
— информативность.

Если вы хотите, чтобы материал напечатали в целевых СМИ, важно, чтобы информация, в нем отраженная, была прежде всего интересной, в этом случае шансы на успех значительно возрастают. Не стоит забывать и о золотом правиле: в одном пресс-релизе должна быть одна новость. Рассказывать обо всем и сразу не стоит, это будет запутывать, отвлекать адресата и, в итоге, может негативно сказаться на общем впечатлении от материала.

Не стоит пренебрегать и возможностью снабдить пресс-релиз комментариями руководителя компании, авторитетных в своей теме экспертов. Хорошо, если в тексте будет статистика и уникальные факты. Не забывайте про то, что текст должен быть тематически и профессионально ориентирован и интересен аудитории того издания, в которое он отправляется.

Итак, примером хорошего пресс-релиза будет текст с актуальной новостью, наполненный информативным содержанием и без воды.

Структура пресс-релиза

Задаваясь вопросом о том, как написать пресс-релиз, нужно в первую очередь подумать о его структуре. Внутреннее строение пресс-релиза похоже на дом. И фундаментом для него служит краткий, четкий и одновременно яркий, интригующий заголовок.

Заголовок

Не используйте скучный или малоинформативный заголовок. Заголовок – это основная часть вашего пресс-релиза, его «визитная карточка», он должен быть коротким и интересным.

Заголовок должен содержать в себе новость (информационный повод), упоминать название компании (имя бренда) или события, о котором пойдет речь в тексте и отвечать на вопрос: что? Помните о том, что заголовок, это одна из главных составляющих текста, яркий маркер, который выделяет его среди множества других, и именно от него зависит, будут ли вообще читать вашу новость.

Некоторые придумывают заголовок до написания самого текста, другие возвращаются к этому пункту в конце, универсального совета в таком вопросе быть не может, поскольку подход у всех разный, важно одно — заинтересовать читателя.

Конкурировать по степени значимости с заголовком может только лид, его задача рассказать: когда и где что-то произойдет или уже произошло. Лид в пресс-релизе — это информационная основа всего текста, он призван моментально привлечь внимание к основной части материала и дополнить идею заголовка. Лаконичность — главная черта лида. Достаточно 2-3 предложений, которые дадут читателю ответы на вопросы: когда, где, как и зачем.

Пример удачных заголовка и лида в пресс-релизе

Заголовок

Теперь в Москве наливают бесплатно!

Лид

Приложение iDrink: за 390 рублей в месяц можно каждый день получать бесплатные кофе, вино, коктейли в 200+ ресторанов и кафе Москвы. Ежемесячная выгода при частом использовании iDrink превышает 10-15 тыс. рублей.

Источник: пресс-релиз компании «Айдринк».

Тело текста

Тело пресс-релиза или его основная часть должно стать логическим продолжением лида и раскрыть все подробности инфоповода. Здесь уже могут быть выдержки из исследований, факты, цифры, статистика, аргументы, цитаты экспертов, руководителя.

Уделите особое внимание первому абзацу, сделайте его максимально информативным, ведь не секрет, что внимание читателя от абзаца к абзацу рассеивается, поэтому не стоит списывать «вступление» со счетов.

Помните, вы должны рассказать историю. Конечно, это не художественный текст и требования к лаконичности (пресс-релиз должен быть объемом не более 2 тыс. знаков) не очень-то располагают к сторителлингу, но люди всегда охотнее будут обмениваться историей, а не сухими фактами, поэтому стоит найти определенный баланс в этом вопросе и сделать новость интересной.

При этом не пишите художественный текст. Пресс-релиз – это не та вещь, где нужно упражняться в творчестве. Релиз – это сообщение СМИ. Поэтому никому не нужны «языковые навороты» в вашем тексте.

Когда пресс-релиз будет готов, дайте ему некоторое время «полежать». Затем прочитайте его вслух, желательно несколько раз, это поможет убрать лишнее, скорректировать текст и сделать его более информативным и лаконичным.

Пример пресс-релиза

Заголовок

6 причин начать использовать виртуальный тур 360° при просмотре недвижимости

Портал недвижимости Mesto.ua представляет новейший сервис «Виртуальный тур 360°» и приводит шесть веских аргументов для риелторов использовать его при показе объектов клиентам.

Тело текста (первый абзац)

Аренда и покупка жилья в интернете уже давно перестали быть сценариями из научно-фантастических фильмов. Более того, сегодня при подборе объекта недвижимости стало необязательным даже приезжать на осмотр — новейшие достижения человечества в области использования виртуальной реальности (VR) позволяют «прогуляться» по будущей квартире, не выходя из дома или офиса. Портал недвижимости Mesto.ua представляет новейший сервис «Виртуальный тур 360°» и приводит шесть веских аргументов для риелторов использовать его при показе объектов клиентам.

Деятельность любой компании невозможна без построения коммуникативных связей, для создания которых используются , пиар и пресс-релизы. Обсудим последний инструмент представления информации широкой общественности. Как написать грамотный пресс-релиз? Попробуем разобраться.

Что такое пресс-релиз?

Пресс-релиз представляет собой некий информационный документ, ориентированный на СМИ. Бумага рассылается журналистам с расчетом на то, что они заинтересуются освещенной темой и запустят в средства массой информации публикации, основанные на полученном пресс-релизе.

Многие не понимают разницу между пиаром и релизом, однако она существенна – последний не является стопроцентной рекламой, значит, решение о печати материалов (или их представлении на радио, телевидении и т.д.) принимает главный редактор издания.

Публикации исключительно коммерческого направления проходят через отдел рекламы – логично, что за них надо платить. В каких же случаях компании прибегают к составлению и распространению пресс-релиза? Для чего он нужен? На самом деле вариантов масса. Например:

• Старт работы новой организации;
• Открытие филиала, увеличение масштабов производства;
• Оповещение о произошедших серьезных кадровых изменениях;
• Освещение событий, которые произошли в отрасли либо стране;
• Уведомление о предстоящем корпоративном мероприятии;
• Информирование о полученных организацией наградах или иных достижениях;
• Сообщение о чрезвычайных и форс-мажорных происшествиях.

Если проанализировать представленные выше ситуации, то понятно – пресс-релиз не всегда имеет анонсирующий характер и пишется до какого-либо события, иногда это происходит постфактум, но тогда его называют информативным.

Например, после того как новая модель автомобиля сошла с конвейера и увидела свет, пишется пресс-релиз, содержащий данные о достоинствах транспортного средства и его характеристиках. Рассылается такая статья по разным изданиям (как печатным, так и электронным) в надежде на дальнейшую публикацию. Конечно, произойдет она лишь в том случае, если тема покажется редактору актуальной и интересующей читателей.

Обычно релизы создают, когда есть действительно стоящая причина обратиться к СМИ (тогда у компании появляются реальные шансы засветиться в прессе или на телевидении) или новость отличается нестандартностью, способной заинтересовать народные массы. В качестве примера с ноткой юмора можно вспомнить первоапрельскую акцию «Евросети», обещающую в релизе сотовый телефон тем, кто придет к ним в салон связи и снимет с себя одежду.Слоган был предельно прост: «Разденься и получи телефон бесплатно». Как ни странно, но желающих обнаружилось немало, а благодаря множеству фотографий рейтинг этой новости в Сети затмил даже постоянные сообщения о войне в Ираке.

Виды пресс-релизов

В зависимости от цели составления выделяют следующие разновидности пресс-релизов:

• Информационные – содержат какую-либо информацию, которую необходимо донести до общества. Например, о создании новой компании, выпуске «свежеиспеченной» продукции.
• Анонсирующие – извещают о том, что в скором времени произойдет определенное событие, приглашая принять в нем участие, например в качестве зрителя. Это могут быть выставки, мастер-классы, конференции и т.д.
• Рекламные – заключают в себе профессионально составленное сообщение, интересное широкому кругу.
• Пиар-ориентированные – своеобразная сводка, содержащая данные о прошедшем мероприятии (имена участников, итоги, любопытные нюансы и т.д.).
• Динамические – довольно новый и современный тип, который хорошо воспринимается молодежью. Суть в том, что релиз создается не в привычном текстовом формате, а с помощью аудио- и видеоматериалов.

Как написать пресс-релиз?

Основной функцией подобных сообщений является привлечение общественного внимания. Но для начала необходимо заинтересовать своим текстом журналистов, чтобы они представили содержащуюся в вашем релизе информацию в СМИ.

Логично, что для этого часто нужно не так и много – действительно важная (сенсационная, шокирующая, нетривиальная и т.д.) новость. Однако если абы как написать скучную статью, нисколько не заботясь о соблюдении некого свода правил составления релизов, то шансы на публикацию в прессе будут стремиться к нулю.

Конечно, все рекламные материалы создаются с учетом определенных требований и стандартов: , прайс, пресс-релиз – все они нуждаются в грамотном и логичном представлении. Необходимо помнить, что релиз является в какой-то степени навязыванием информации, способом пробудить интерес, и только может принести желанный результат в виде публикации ваших материалов в СМИ.

Каковы же правила составления рассматриваемых документов? Что должно быть в содержании? Существует общепринятый набор необходимых пунктов, своеобразный шаблон, руководствуясь которым написать пресс-релиз не составит труда даже новичку. Рассмотрим структуру статьи:

Помимо наличия определенного содержания, качественный пресс-релиз должен быть составлен с учетом ряда требований:

• Небольшой объем – обычно он колеблется в интервале от одной до трех страниц.
• Форматирование – любая информация воспринимается лучше, если она структурирована, то есть текст разделен на абзацы, в нем есть подзаголовки и списки.
• Бланк организации – по стандартам пресс-релизы рассылаются на фирменных бланках компании с печатями и подписями. Можно приложить и .

Важно: в последнее время широкое распространение получили так называемые медиа-релизы, представляющие информацию посредством аудиофайлов, видеороликов, а также презентаций.

Особенности рассылки пресс-релизов

Некоторым кажется, что написать хороший релиз достаточно для того, чтобы пресса им заинтересовалась, однако это не совсем так – важную роль играет и процесс рассылки текста. Следует обратить внимание на некоторые аспекты:

Важно: сегодня в Интернете есть множество сервисов, чья работа направлена на распространение пресс-релизов. Можно рассылать тексты на новостные и специализированные сайты, подобрав подходящую вам рубрику.

Пресс-релиз – примеры готовые

Конечно, если обратиться к примерам, то легче всего понять, что такое пресс-релиз и как его написать. Выше говорилось, что подобные тексты обычно направлены на освещение абсолютно разных поводов – выпуск новой продукции, интересные события, появление новых , рекламные и благотворительные акции и т.д. Список можно продолжать бесконечно. Рассмотрим несколько примеров.

Вариант №1

Заголовок

МК «Как добавить изюминку в художественный фотопортрет?»

3-5 мая в московской галерее «Гамма» состоится мастер-класс фотографа Юлии Вайкулиной, посвященный созданию необычного художественного портрета.

Основная часть

Для всех людей, интересующихся фотографией как искусством, Юлия Вайкулина – одна из наиболее значимых личностей, на чьи работы хочется смотреть и разгадывать. В ее фотографиях выражена индивидуальность моделей и их неповторимость. Мастерство и глубина восприятия позволяют ей приоткрыть завесу тайны человеческой души с помощью фотоснимка. Юлия уже около десяти лет специализируется на съемке портретов, находя в этой сфере новые горизонты и возможности.

Фотографии Юлии Вайкулиной публиковали известные российские и мировые СМИ: «Огонек», «Комсомольская правда», «Российская газета», «The Times», «Parool», «Liberation», «Focus» и другие. Юлия является победителем престижного международного конкурса «35AWARDS» и неоднократным призером многих российских.

Связанная статья

Журналисты и PR-менеджеры постоянно задаются вопросом: «Как написать пресс-релиз?» С одной стороны, необходимо составить пресс-релиз так, чтобы он был интересный, с другой - необходимо добиться большой отдачи от публикаций.

Есть несколько требований к структуре пресс-релиза. Структура стандартная, но в книгах по журналистике учат, что в начале необходимо ответить на вопросы: Где, Когда, Кто и Что. Первая часть пресс-релиза должна включать самую интересную информацию, затем – подробности, детали и следом – справочная информация. Это что касается структуры .

Написать пресс-релиз можно по сходному принципу. Не стоит присылать пресс-релиз из одной строчки – что из исходника объемом 200 символов? Хорошо бы уместить пресс-релиз на одной странице – это нормальный объем, но никак не одно-два предложения. Написав пресс-релиз, поразмыслите, какие могут возникнуть вопросы у читателя, потом включите ответы на эти вопросы в пресс-релиз.

Пресс-релиз коммерческой организации легко отличить от пресс-релиза государственной организации. Тексты первого отличается живостью, второй же имеет сухой канцелярский текст. Довольно сложно читать витиеватые обороты. Но также сложно интересный текст на основе информации. Поэтому старайтесь писать пресс-релизы понятным текстом, без сложных оборотов и фраз. Текст можно проверить на читабельность и благозвучие с помощью текстового редактора Word. Необходимо вызвать проверку орфографии, зайти в меню «Сервис», затем выбрать «Правописание» или нажмите F7. Произойдет проверка текста, после чего в окне появится информация с количеством символов, абзацев и предложений. Но это не главное. Основная информация будет расположена внизу окна: уровень образования, благозвучие, легкость чтения и количество сложных фраз. Данные параметры показывают, насколько хорошо получился текст.

Пресс-релизы компаний необходимо снабжать заголовками. Признаком плохого тона являются заголовки с названием «Пресс-релиз». Лучше придумать интересный заголовок, который будет стимулировать читателя к прочтению текста. Не забывайте в заключение пресс-релиза добавить свои контактные данные: телефон, ICQ и электронную почту. Не забудьте написать ФИО ответственного работника.

Видео по теме

Часто при прочтении газет и журналов можно обнаружить интересные статьи с яркими заголовками, информирующие читателей о различных событиях. Они называются пресс-релизами и имеют свои отличительные признаки.

Пресс-релиз является наиболее распространенной формой распространения PR-информации. PR-специалисты используют его для публикации важных и актуальных сведений о какой-либо организации и событиях, связанных с ней.

Пресс-релизы нескольких видов. Пресс-релиз-анонс содержит информацию о событии, которое будет происходить в ближайшем будущем. Разосланный вовремя он обеспечит присутствие на событии представителей . Пресс-релиз-новость информирует об уже состоявшемся событии. Здесь добавляют краткие комментарии заинтересованных или задействованных лиц. Наконец, информационный пресс-релиз предупреждает о проходящем в настоящее время и незавершённом событии. Он содержит отчёт о текущем положении дел на месте событий или новом повороте в них, подразумевая, что общественность уже осведомлена об основной новости.

Текст обычно составляет примерно одну печатную страницу и следует логической цепи: Кто? Что? Когда? Где? Почему? Как? Начальное предложение материала должно отвечать на первые четыре вопроса. Не рекомендуется начинать с вопроса «Когда?» Разъяснения и дополнения к этим ответам даются в следующих предложениях. Второй абзац может содержать информацию для ответов на вопросы «Почему?» и «Как?», указывая связь с прошедшими или предстоящими событиями. Важной частью пресс-релиза является заголовок, который составляется согласно теме текста. Заголовок должен быть достаточно ярким, чтобы заинтересовать каждого, кто будет его читать. Большинство крупных организаций имеют специальные формы написания пресс-релиза.

Техническая сторона текста так же важна, как и его содержание. В обязательном порядке в верхней части страницы должен быть расположен логотип компании. Ниже указывают контактную информацию и адрес организации. Не рекомендуется использовать шрифт больше 14 и меньше 12 кегля.

Видео по теме

Для продвижения продукции компании на рынке, создания и укрепления имиджа фирмы необходимо успешное взаимодействие с прессой. Поэтому в штате многих компаний появляются специалисты, ответственные за организацию работы со СМИ. В арсенале их работы множество технологий, позволяющих успешно решать конкретные коммуникационные задачи.

Инструкция

Не расстраивайтесь, если вы работаете в PR-отделе малоизвестной фирмы, и вам предстоит раскручивать ее с нуля. Грамотная организация PR-компании принесет не только денежную выгоду, но и моральное удовлетворение от интересной работы. Выберите определенный формат мероприятий для прессы: пресс- , круглый стол, пресс-конференция, пресс-ланч, пресс-тур, интернет пресс-конференция, дни «открытых дверей» и др.

Если компания запускает крупный объект, совершила удачную сделку или возникла необходимость оперативного освещения кризисной ситуации, то мероприятием для прессы может быть пресс-брифинг. Проведите его по определенному сценарию: 1-2 представителя компании выступают с докладами перед приглашенными журналистами, делают краткое заявление и отвечают на вопросы.

Организуйте «круглый стол» проекта, разработки или исследования, интересного не только для узкого круга лиц. Пригласите аналитиков, независимых экспертов, партнеров. Формат «круглого стола» предполагает свободное общение на социально-значимую тему. Журналисты подготовят обзорные материалы, тем самым повысив экспертный статус вашей компании.

Проведите пресс-конференцию, если необходима большого объема информации. В зале строго располагаются места для президиума с докладчиками и напротив – места для журналистов. Как правило, пресс-конференция длится 50-60 минут. Полчаса выступают специалисты разного уровня, далее следуют вопросы и ответы. Модератор корректирует ход этого мероприятия.

Дайте возможности журналистам в неформальной обстановке задавать вопросы представителям компании, пригласив их на пресс-ланч. Равносторонне обсуждение различных вопросов, связанных с компанией, происходит во время завтрака или . В рамках данного мероприятия для прессы можно организовать серию мини-интервью.

Получите более широкий охват участников обсуждения темы, организовав интернет пресс-конференцию. В результате удается узнать интерес к компании разных социальных слоев, в разных регионах. Список вопросов подготовьте заранее. Чтобы докладчику обращаться к «живым» людям, в зале могут присутствовать журналисты. Организация PR компании в данном формате предполагает отбор вопросов и контроль их потока.

Организация работы со СМИ включает проведение пресс-туров – поездки журналистов за счет компании на ее объекты. Плюсом такого формата является личное знакомство в неформальной обстановке, проведение фото-сессии, выход полноценных материалов. Правда, это могут себе позволить лишь богатые компании.

Организация PR-компании с целью знакомства с производством, бизнес- , уровнем оснащения и стилем работы компании предусматривает проведение дней «открытых дверей». В течение нескольких дней (до недели) подготовленный человек встречает посетителей и журналистов, проводит экскурсии, отвечает на вопросы. Это еще одно мероприятие для прессы, призванное создать лояльное отношение журналистов к компании.

От того, как журналисты донесут до масс идеи компании, будет зависеть ее процветание и успех. Не скупитесь на средства для организации работы со СМИ, дружите с журналистами!

Источники:

• Как организовать деятельность пресс-службы

Любая уважающая себя компания обязана иметь свою пресс-службу. Именно она призвана формировать имидж компании и создавать ей грамотную репутацию. А как правильно организовать работу пресс-службы?

Инструкция

При организации пресс-службы нужно четко определить, для чего она формируется, какие задачи будут выполняться, как она будет участвовать в развитии компании.

В штате пресс-службы может состоять от одного до нескольких человек – все зависит от , которую она обслуживает. Чем крупнее компания, тем больше штат пресс-группы. Обычно в крупных организациях пресс-службы являются подразделением отдела PR. В не очень больших компаниях обязанности руководителя службы PR и ответственного за связь с прессой может совмещать один человек. Несмотря на то, что пресс-служба обычно выступает в роли представителя организации, все указания она должна получать от руководителя PR-отдела, который, в свою очередь, отвечает перед своим руководством.

Важно, чтобы каждый сотрудник пресс-службы отвечал за свой круг обязанностей. Так, руководитель пресс-службы ответственен полностью за работу отдела, он лично проводит пресс-конференции и организует культурную программу для журналистов.

В обязанности ответственного за связь с прессой входит подготовка материалов для печати, ответы на запросы прессы, мониторинг СМИ. Также он принимает при необходимости меры к исправлению ошибок в заявлениях или выступает с соответствующими опровержениями. Хотя обычно ответственный за связь с прессой выступает в роли представителя организации, но в важных вопросах от имени организации лучше выступать ее руководителю.

Также в пресс-службе работает группа аккредитации, которая выдает журналистам аккредитационные карточки, готовит и вручает информационный пакет документов журналистам и т.п.

В пресс-службе может быть и своя творческая группа, в которую могут входить собственные корреспонденты, ТВ-репортеры, операторы. Они должны уметь самостоятельно готовить материал для редакций СМИ. Кроме того, в некоторых организациях подобная группа может заниматься выпуском собственной корпоративной газеты.

В больших компаниях и в государственных учреждениях также может быть аналитическая группа, в которую входит обозреватель. Его задача - мониторить и анализировать освещение определенных проблем на страницах газет и журналов, в передачах телевидения и радио, определять качество этого освещения. Также при подготовке к пресс-конференции обозреватель обязан сформировать тематику проблемы, историю вопроса, готовить различного рода справки и памятки.

Связанная статья

Видео по теме

Источники:

• Блог копирайтера

Подразделение по взаимодействию со средствами массовой информации далеко не всегда изначально входит в организационную структуру организации. Готовность к работе в медиа-пространстве приходит с развитием организации. В таких случаях нанятый на работу пресс-секретарь должен организовать пресс-службу с нуля и наладить ее планомерную работу.

Архив PR-менеджера

Пресс-досье собирается по всем важным информационным поводам, персонам и событиям, которые прямо или косвенно оказывают влияние на репутацию организации.

Оптимально вести отдельные картотеки по:

• регулярным и разовым событиям: выставкам, семинарам, круглым столам, встречам и деловым ужинам;


• ключевым персонам, лидерам мнений, союзникам позиции организации и ее противникам;


• темам, регулярно освещаемым PR-службой. Важно собирать не только собственные материалы организации, но и общественную реакцию, материалы редакций, комментарии экспертов и пр;


• отраслевым СМИ и журналистам.

Пресс-досье, как и любой архив, должен быть динамичной информационной базой, в которой регулярно обновляется информация и кропотливо собираются свежие сведения.

Техника сбора

С технической стороны, пресс-досье может иметь распечатанный вариант или электронный. Чаще всего для минимизации работы над пресс-досье допустимо иметь оба взаимодополняющих варианта архива.

В пресс-досье включаются публикации в СМИ, собственные материалы PR-службы. Для персон используются биографии, фото, персональные данные (с разрешения персоны), личные координаты для связи и телефоны помощников. Пресс-досье на события важно составить из программ мероприятия, резолюций, раздаточного материала участников и контактов организаторов.

Особое место в пресс-досье занимают сведения о СМИ и . PR-специалист должен составить подробное описание каждого профильного средства массовой информации вне зависимости от того, взаимодействует организация на данный момент с редакцией или нет. Исходные данные должны включать в себя сведения о тираже (если это печатное издание), посещаемости (для интернет-ресурсов), информации об учредителях, генеральном директоре, редакторе и отраслевых журналистах.

Даты рождения всех информационных партнеров вне зависимости от того, какую позицию они занимают в редакционной иерархии, никогда не будут лишними. Рядовому сотруднику и главе медиа-корпорации будет одинаково приятно, если PR-служба дружественной организации поздравит их небольшой открыткой или пышным букетом цветов. Сведения о журналистах лучше сводить к сфере информационной компетентности организации. Если PR-служба в свое время подготовила и передала корреспонденту аналитику по организации для подготовки материала, следует оставить отметку об этом в пресс-досье. Так при повторном контакте будет проще знать отправную точку осведомленности коллег.

Наполнение пресс-досье напрямую связано с тем, насколько PR-служба тщательно проводит анализ медиа. Как только появляется новая статья на близкую к деятельности организации PR-менеджера тему, ее необходимо включать в пресс-досье. Также следует поступать с видео-сюжетами, авторскими колонками, записями авторитетных блоггеров и др. информацией.

Доступ к пресс-досье

Если пресс-досье формируется на протяжении продолжительного времени, то нередко в нем помимо информации из открытых источников появляется, так называемый, инсайд. Инсайдерской информацией принято называть сведения, поступившие из неофициальных источников, которые еще не подтверждены публично. Официальные представители организаций могут держать такие сведения в статусе «без комментариев» достаточно долго, поэтому попав в пресс-досье PR-менеджер должен помнить о необходимости ограничить доступ к архиву для третьих лиц.

Еще одним побудительным мотивом для ограничения доступа к пресс-досье являются персональные данные, которыми зачастую дополнены сведения о персонах. Важно помнить это при обращениях других сотрудников организации, PR-специалистов других организаций и иных заинтересованных лиц. Пресс-досье разрабатывается преимущественно для внутреннего использования организации.

Этим же объясняется необходимость установки дополнительных систем безопасности для предотвращения утечки информации. Бумажные материалы важно собирать в папках, доступ к которым должен быть строго ограничен. Электронные базы данных должны быть доступны сотрудникам PR-отдела, по запросу – руководству организации, но закрыты для широкого круга корпоративной информации.

Видео по теме

Некоторые СМИ ищут конкретные же истории о компаниях или их сотрудниках, об определенных жизненных или рабочих обстоятельствах и т.д.

Содержание текста пресс-релиза

Разрабатывая пресс-релиз, лучше всего попытаться поставить себя на место журналиста, начать думать как он, чтобы понять, что ему будет интересно, а что – нет.

Итак, пресс-релиз не должен быть рекламным материалом о компании, товаре или услуге. После прочтения пресс-релиза у журналиста не должны возникнуть вопросы: «Ну и что?» или «О чем все это?». В процессе знакомства с пресс-релизом работник редакции должен быстро и точно понимать, о чем идет речь. Казалось бы, это очевидно, но не для всех компаний. Как оно подчас случается в жизни, рассказал редактор одного из компьютерных изданий: «Компания прислала письмо, в котором сообщила, что хочет наладить с нами сотрудничество. Какое именно, неясно. А потом от них вдруг еще письмо пришло, в котором сообщается, что их интересы будет представлять такая-то компания на таком-то стенде. Что к чему?..»

Журналист должен пол­учать в руки текст, не оставляющий никаких вопросов и имеющий все необходимые ответы. Из пресс-релиза должно быть понятно все связанное с событием:

– кто,

– что,

– когда,

– где,

– как,

– почему.

Журналист, таким образом, должен сразу понять из пресс-релиза, что случилось или случится, почему, как и т.д. Не стоит опускать информацию, надеясь заинтриговать журналиста. Он не станет перезванивать ради уточнения. Раздраженный потерей времени на чтение неинформативного пресс-релиза, он его выбросит и забудет. Ведь у него на столе десятки других материалов.

Но и наличие ответов на основные вопросы не гарантирует заинтересованности журналиста в дальнейшей работе с полученной информацией. В пресс-релизе должны быть «зацепки» для привлечения внимания. В роли таких «зацепок» могут выступить особое качество товара или услуги, значимость событий, новизна, конфликтность и т.д.

На зацепку стоит обратить особое внимание журналиста, чтобы тот, пробегая взглядом по пресс-релизу, случайно ее не пропустил.

Но в пресс-релизе журналист может найти и свою собственную «непредусмотренную изюминку», он ведь лучше знает аудиторию своего СМИ. Поэтому нужно быть готовым к тому, что факты могут оказаться освещенными не под тем углом, которого хотелось бы.

Трудно сказать, что именно может зацепить журналиста. Но абсолютно точно, что не зацепит скучный пресс-релиз – с неинтересной или слишком специальной информацией, а также просто скучно написанный. К сожалению, таких пресс-релизов – большинство среди приходящих во все СМИ.

Хотя в основе информации пресс-релиза лежат ф акты, нужно помнить, что читают их живые люди. Поэтому, обращаясь к логическому, рациональному, не следует забывать и об эмоциях, ощущениях.

Если пресс-релиз заинтересовал журналиста, то он начинает искать в нем «фактуру» – интересные факты, детали, которые позволят подготовить «крепкий» материал. То есть ответы на вопросы «кто, что, когда, где, как, почему» должны быть развернутыми, сопровождаемыми детальной информацией. Журналист не должен ее придумывать или, что называется, «высасывать из пальца». За него все нужно сделать PR -копирайтеру.

Журналисты любят, ценят подробности. В тексте пресс-релиза должно содержаться достаточное количество информации о событии, товаре, услуге, компании и т.д.

Если есть возможность, то в пресс-релизе стоит подчеркивать местный характер события. Людям (а значит, и журналистам) в первую очередь всегда интересно то, что происходит рядом с ними, а не где-то далеко от них.

С одной стороны, подробности помогают журналистам в создании фактической картины произошедшего, а с другой, дают им право выбора подходящей информации. Когда ее достаточно, то можно использовать наиболее подходящее в данной ситуации. Лучше больше информации, чем меньше. Как сказал, например, редактор одной из солидных интернет-газет: «Дополнительные преимущества для публикации на нашем информационном ресурсе – это иллюстрации, диаграммы, абсолютные, а не относительные показатели финансовой отчетности компании».

Таким образом, фактическую информацию в тексте пресс-релиза всегда нужно детализировать. Также ее стоит дополнять различными цитатами, высказываниями, фотографиями, рисунками, расширяющими представление о событии, придающими информации эмоциональную окраску.

Факты в пресс-релизе должна быть достоверными, заявления – обоснованными. Ведь если журналиста обманут один раз, то второго контакта и всех следующих может не быть.

Не стоит что-либо преувеличивать или приукрашивать. Иначе вместо позитивного материала можно легко получить критический.

При написании пресс-релиза лучше всего использовать простые факты, убедительные, неопровержимые аргументы. Следует отказаться от расплывчатых, неконкретных формулировок, от бездоказательных, голословных заявлений, утверждений.

Все факты в тексте должны быть подтверждены. Хорошие факты и статистика особенно ценятся журналистами, так как с их помощью истории придается правдоподобность.

Ценное высказывание или суждение эксперта с «весомым» именем стоит выносить в начало пресс-релиза. Не стоит забывать, что журналист захочет связаться с экспертом, чтобы получить какие-то разъяснения или дополнительную информацию. Эксперт должен быть готов к такому разговору или визиту. Если он откажется от комментария или его слова разойдутся с тем, что было заявлено в пресс-релизе, то вся работа по подготовке пресс-релиза пойдет насмарку.

Всегда стоит приводить сноску на источник информации. Указывать организацию, должность и имя цитируемого человека. Возможно, журналист захочет связаться с ним.

Необходимо следить за тем, чтобы цитаты были достоверными. Журналист, готовящий материал и использующий цитату из пресс-релиза, не должен уточнять или проверять ее. Информация, содержащаяся в цитате, должна соответствовать фактической.

Если цитату можно приписать любому человеку из определенной группы, то ее стоит «вложить» в уста самому харизматичному, самому старшему по должности, олицетворяющему описываемое событие или наиболее авторитетному в описываемой области.

В качестве цитат можно использовать рыночные котировки, свидетельства пользователей, данные исследований и т.д.

Считается, что пресс-релиз должен содержать в себе хотя бы одну цитату.

Если пресс-релиз предназначается для нескольких СМИ, то стоит использовать цитату из нескольких предложений. В таком случае каждый журналист сможет выбрать что-то свое и цитата не будет одинаковой у всех.

Цитируемые слова передаются прямой, а не косвенной речью. Например, управляющий компанией «Имярек» А. Горохов сказал: «Запатентованная технология позволит уменьшить выброс вредных веществ в атмосферу на 38%».

И еще: хорошие цитаты создаются заранее. Зная контекст ситуации, людей, которые могут принять участие в событии, можно подготовить и «вложить» им в уста очень сильное, цепляющее журналистов высказывание. Так, например, в истории английского премьер-министра «есть фраза, ставшая заголов­ком во многих газетах: The Lady "s Not For Turning . Она была сказана по поводу нежелания Тэтчер изменить курс. Ее спичрайтер, драматург сэр Рональд Миллар преобразовал ее из названия пьесы 1948 г. The Lady "s Not For Burning . В ре­зультате пять национальных газет вышли с этим заголовком на следующее утро после произнесения этой фразы. Р. Миллар говорил впоследствии, что он искал подобные фразы, думая о том, как смогут они прозвучать в виде заголовков или «звуковой цитаты».

Журналисты всегда обращают внимание на сравнения. Если есть выгодные сравнения качества, количества, цен, стоит рассказать об этих фактах. Конечно, если сравнение проводилось независимыми людьми, эффективность воздействия фактов будет сильнее.

Можно пригласить журналистов сделать свое собственное сравнение, указав путь, как это можно осуществить легко и быстро. Например, можно дать ссылки на информацию на сайтах: на своем и на конкурентном.

Структура пресс-релиза

При написании текста пресс-релиза всю подготовленную информацию нужно изложить в естественной, логичной последовательности. Любой человек должен легко осилить чтение.

Чтобы понятно рассказать о событии, представить его в ясном, удобоваримом виде, необходимо упорядочить структуру текста сообразно важности используемой информации.

Текст пресс-релиза представляет собой перевернутую пирамиду: самая важная информация расположена вверху, менее значительные и интересные факты – снизу. Все характеристики, подробности, справочные данные приводятся по мере убывания важности.

Главные компоненты п ресс-релиза – это:

– шапка,

– контактные лица,

– выходные данные,

– заголовок,

– введение (или вводный абзац, лид),

– основная часть (или внутренние абзацы),

– заключение (или кода).

Одна из моделей структуры пресс-релиза описывается формулой SOLAADS . Соответственно:

S (subject ) – суть пресс-релиза, главная новость;

O (organization ) – организация, компания, лица, с которыми новость связана;

L (location ) – место происходящего события;

A (advantages ) – свидетельства важности, ценности новости для целевой аудитории;

A (application ) – конкретизация, оценка новости (в том числе в виде прямых цитат);

D (details ) – подробности;

S (sources ) – источники информации.

Весь текст пресс-релиза должен оставлять цельное впечатление. Для этого необходимо прочно связать все его части.

Шапка пресс-релиза

«Шапка» – это фирменный блок информации о компании, распространяющей пресс-релиз. Он находится в верхней части первого листа текста и содержит в себе название (логотип), адреса, номера телефонов компании.

Обычно, для первой страницы пресс-релиза используется фирменный бланк компании, с традиционной шапкой. Однако для пресс-релизов может разрабатываться и своя собственная шапка. В таком случае в информационном блоке может присутствовать само слово «пресс-релиз».

В шапке может содержаться указание на распространителя пресс-релиза, если компания использует специальное пиар- или консалтинговое агентство.

Подчас под шапкой размещают пометку «эмбарго» – ограничение, указание на время публикации. Например, «не ранее 15 мая 14.00». Подобное ограничение предусматривается для того, чтобы СМИ не сообщили о каком-либо событии раньше, чем оно произойдет. Однако нет никаких гарантий в том, что журналисты обратят хоть какое-то внимание на «эмбарго» и выпустят информацию в запланированное время. У работников редакций свои соображения и свои интересы. Так что в большинстве случаев использование «эмбарго» едва ли оправдано. И если кому-то кажется, что само слово «эмбарго» подчеркивает значимость, важность описываемого в пресс-релизе события, что оно способно заинтриговать СМИ, то он глубоко ошибается. Журналисты оценивают прежде всего информационный повод.

Если же у компании есть серьезный повод для непубликации информации до какого-либо срока, лучше не только не использовать «эмбарго», но и просто не рассылать пресс-релиз раньше времени. Только тогда интересы компании по соблюдению сроков распространения информации будут защищены.

Кроме эмбарго, специалисты по медиарилейшнз иногда пишут под шапкой «для безотлагательного использова­ния». И в применении этих слов также особого смысла нет. В современном мире никто не придерживает новости. Если они значимы, то сразу публикуются, если – нет, то летят в мусорную корзину.

Контактные лица в пресс-релизе

Сразу под шапкой пресс-релиза приводится информация о контактных лицах: одном или нескольких. В их роли могут выступать как сотрудники и руководители пресс– или пиарслужбы компаний, так и представители пиар- или консалтингового агентства, рассылающего пресс-релиз, как и те или другие отдельно, так и совместно.

В пресс-релизе также стоит указывать номера телефонов и адреса электронной почты специалистов и руководителей компании, на которых есть ссылки в пресс-релизе.

Важно, чтобы контактные лица имели право и возможность сообщать ту или иную информацию журналистам.

В данные о контактных лицах включаются: фамилия, имя, отчество, номер телефона и факса, адрес электронной почты и персонального сайта, если таковой имеется. Все данные должны быть тщательно проверены. Прежде чем выпустить пресс-релиз, стоит прозвонить указываемые телефоны и написать тестовые письма по электронным адресам, чтобы удостовериться, что с контактными лицами действительно можно связаться.

Естественно, что на актуальное для пресс-релиза время контактное лицо не должно подменяться автоответчиком, убывать в командировку, не снимать телефонную трубку и не отвечать на электронные письма.

Лучше всего указывать в пресс-релизе не менее двух контактных лиц.

Для более эффективной работы, стоит приводить время, в течение которого телефонные звонки будут приняты. Если есть возможность, то стоит указать телефон, по которому можно связать с контактным лицом во внерабочее время. Будет очень обидно, если информация о событии не выйдет не потому, что она не заинтересовала СМИ, а потому, что их представителям не удалось связаться с контактным лицом.

Выходные данные пресс-релиза

В выходных данных указывается место и время описываемого события. Например, «ВОРОНЕЖ, 23.05.2016» . В международных пресс-релизах также указывается государство.

Во всем мире сначала указывается день, затем месяц и год. В США сначала следует месяц, затем день и год. Во избежание разночтений при подготовке международных пресс-релизов стоит использовать словесное описание месяца. Например, «ВОРОНЕЖ, 23 мая 2016» .

Желательно, чтобы дата события, дата рассылки пресс-релиза и дата получения пресс-релиза СМИ совпадали. В таком случае событие будет восприниматься как новость, а не как устаревшие сведения.

Также в выходных данных могут содержаться условия аккредитации журналистов для участия в анонсируемом событии.

Место набирается заглавными буквами, дата – обычными.

Выходные данные обычно выделяются жирным шрифтом.

Если журналист не обнаружит на пресс-релизе выходных данных, то он не станет обращаться за уточняющей информацией, а просто выбросит его.

Заголовок пресс-релиза

У пресс-релиза обязательно должен быть заголовок, который отражает суть всего сообщения. При прочтении этих первых слов документа журналисту нужно понять, о чем идет речь, что будет далее в основном тексте. Заголовок должен «подталкивать» к прочтению всего пресс-релиза.

Общие требования к PR -заголовку те же, что и для всех типов текстов.

Заголовок обычно набирается жирным шрифтом и шрифтом более крупным, чем основный шрифт пресс-релиза.

Следует иметь в виду, что хороший заголовок сложно придумать и что СМИ предпочитают давать свои собственные заголовки. Так что в пресс-релизе делается заголовок скорее не для конечного материала, а для журналистов, которые по нему должны быстро определить: читать данный текст или нет.

Введение пресс-релиза

Журналисты обычно просматривают только заголовок и первые предложения пресс-релиза. Они пытаются ответить себе на вопрос: «Что здесь интересного для моего читателя (зрителя, слушателя)?»

Если начало не заинтересует, то все остальное не будет прочитано.

Введение кратко раскрывает содержание заголовка. Также оно побуждает человека перейти к чтению основной части.

Во введении не должна повторяться информация, о которой читатель уже догадался из заголовка. Также здесь будут излишни чрезмерные подробности, «красивопись». Только самые необходимые слова и цифры.

Во введении сразу же даются ответы на часть основных вопросов: кто, что, когда, где, как, почему.

Если хорошая цитата не вынесена в заголовок, то ее стоит использовать во введении.

Введения могут иметь как просто информативный, так и описательный характер. В первом случае просто сообщается о событии, во втором – оно преподносится в интересном, интригующем ключе.

Введение не стоит начинать с предлога.

Лучшие введения написаны простыми короткими предложениями без использования причастных и деепричастных оборотов.

Стоит еще раз подчеркнуть, что, несмотря на свою краткость, введение я вляется важнейшей частью пресс-релиза. Именно по первым предложениям судят об информационной ценности пресс-релиза, именно первые предложения оказываются наиболее часто прочитанными, и обычно именно первые предложения оказываются опубликованными, т.к. немало редакторов имеют привычку сокращать текст, начиная с конца.

Основная часть пресс-релиза

Основная часть текста пресс-релиза содержит развернутую информацию. Все факты располагаются внутри основной части блоками в логичном порядке. То есть так, чтобы одна часть аргументов и фактов переходила в другую плавно, естественно, без утраты смысловой связи. Сначала самая важная информация, затем история события, основные действующие лица, и снова самая важная информация, но уже в развернутом, детализированном виде.

Внутри информационных блоков аргументы также выстраиваются друг за другом по степени убывания важности: сначала сильные – ключевые, затем более слабые – дополнительные.

Заключение пресс-релиза

В заключении очень коротко, буквально в одном предложении обобщается все высказанное в основной части.

В конце пресс-релиза размещается справочная информация о компании: время работы на рынке, количество офисов или сотрудников, котировки акций и т.д. Рядом указывается адрес сайта и электронной почты, с помощью которых можно получить дополнительную информацию.

Длина пресс-релиза

Пресс-релиз должен излагать информацию интересно, понятно и при этом лаконично, т.к. у журналистов просто нет времени читать все получаемые материалы до конца. Поэтому не стоит использовать пресс-релиз для самовыражения или в виде отчета перед заказчиком о гигантской проделанной работе.

Пресс-релиз – не то место, где можно лить воду, использовать красивые слова-пустышки, пытаться втиснуть в одно сообщение абсолютно все о товаре, услуге, компании. В пресс-релизе размещается лишь самая суть сообщения. В тексте этого документа должно быть только главное, то, что может заинтересовать журналистов, ответить на основные вопросы. Все несущественные детали следует оставить «за бортом» пресс-релиза. Вся дополнительная информация может быть приложена в виде подборки фактов.

Никаких жестких правил по объему пресс-релиза не существует. Однако практиками рекомендуется излагать информацию на 1-2 страницах.

Если пресс-релиз не умещается на одной странице, то в ее нижнем правом углу указывается «см. далее».

Литературное редактирование (редактура) и корректура пресс-релиза

Придание пресс-релизу дополнительной читаемости всегда идет только на пользу. При редактировании пресс-релиза нужно обратить внимание на то, что компании часто впадают в пафос. Но у журналистов, наблюдающих за всем рынком, а не за одной компанией, достаточно объективный взгляд и преувеличения их будут только раздражать.

Как уже отмечалось ранее, журналисты – это люди образованные, грамотные. Они работают с языком, и их, естественно, коробит, раздражает, когда в пресс-релизах присутствуют неуклюжие формулировки, канцелярский язык, штампы, опечатки и ошибки. Согласно данным одного из прове­денных среди редакторов городских газет опросов, «54% из них счи­тают, что большинство пресс-релизов написаны небрежно».

Сама фактура материала может понравиться работнику редакции, но он будет для себя решать: а стоит ли овчинка выделки – во что ему обойдется правка, редактирование пафосного текста со штампами и ошибками. Но ведь эту работу можно проделать до передачи пресс-релиза в СМИ. Просто на последнем этапе его создания стоит привлечь к работе профессионального редактора, который «вылижет» текст.

При работе над корректурой пресс-релиза стоит обратить внимание на то, что:

– не должны использоваться слова «вчера», «завтра», «на днях», «недавно» и т.д. Должны указываться точные даты (15 мая 20016 г.);

– в аббревиатурах не ставятся точки (БМВ, но не Б.М.В.);

– не используются кавычки, как в обычном тексте. Цитаты, названия компаний и товаров выделяются курсивом или жирным шрифтом.

Более подробную информацию на эту тему можно найти в книгах А. Назайкина