П орядок учёта документов, входящих в состав библиотечных фондов (утверждён приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077) носит межведомственный характер, устанавливает общие требования к учёту библиотечных фондов, но не учитывает специфику библиотек вузов. Учёт фондов, разнообразных по тематике, видам изданий, носителям информации, читательскому назначению, в вузовских библиотеках обладает своими особенностями, одной из которых является наличие в фондах многоэкземплярной литературы, приобретаемой для обеспечения учебного процесса. Для неё разработана методика безынвентарного учёта, сочетающего элементы индивидуального (по названиям) и суммарного (по количеству экземпляров) учёта.
Наряду с фондом печатных изданий библиотеки вузов сегодня интенсивно формируют фонд электронных документов, создают электронные библиотеки и цифровые коллекции, приобретают доступ к электронным ресурсам и ЭБС, содержащим научную и учебную литературу, отечественным и зарубежным базам периодических изданий.
Особенности учёта электронных ресурсов (в том числе статистического) в библиотеках вузов требуют пристального внимания и отдельного рассмотрения.
РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: УПРАЗДНЁННЫЕ И ДЕЙСТВУЮЩИЕ
В узовские библиотеки имеют хорошо разработанную исторически сложившуюся систему учёта печатных и других изданий на материальных носителях. При этом традиционно библиотеки различных систем и ведомств руководствуются правилами учёта, принятыми в системе библиотек Министерства культуры РФ. Так, Инструкция об учёте библиотечного фонда (утв. приказом Министерства культуры РФ от 2 декабря 1998 г. № 590) была распространена на библиотеки образовательных учреждений приказом Министерства образования РФ от 19 октября 2000 г. № 2488 . Этим же приказом были утверждены Методические рекомендации по её применению в библиотеках образовательных организаций, содержащие дополнения и изменения, учитывающие специфику библиотечной работы учебных заведений. Однако приказом Минобрнауки России от 9 октября 2013 г. № 1129 Инструкция об учёте библиотечного фонда и Методические рекомендации были отменены .
В 2014 г. Порядок учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда , был распространён на библиотеки высших и средних профессиональных образовательных организаций приказом Росстата от 28 января 2014 г. № 54, утвердившим Статистический инструментарий для организации Министерством образования и науки РФ федерального статистического наблюдения за деятельностью образовательных организаций . Но в 2015 г. Росстат утвердил новые формы № ВПО-2, соответственно приказ № 54 утратил силу. Приказ Росстата от 15 декабря 2015 г. № 635 практически подтвердил перечень показателей, раскрывающих содержание библиотечных фондов профессиональных образовательных организаций, утверждённый ранее. Сведения о библиотечно-информационных ресурсах сгруппированы в таблице 2.6 «Формирование и использование библиотечного фонда», при заполнении которой рекомендуется руководствоваться Порядком учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда, утверждённым приказом Министерства культуры РФ от 8 октября 2012 г. № 1077 (далее - Порядок учёта документов).
Порядок учёта документов, закрепивший общие правила и формы учёта, предназначен в первую очередь для библиотек Министерства культуры РФ. В нём не нашли отражения особенности учёта библиотечных фондов образовательных организаций. Таким образом, вузовские библиотеки оказались перед задачей самостоятельного выбора методик и разработки форм учёта библиотечных фондов исходя из своих организационно-технологических особенностей. Многие библиотеки справились с решением этого вопроса, разработав собственные регламенты учёта, ставшие частью учётной политики вуза. В качестве успешных примеров можно привести библиотеки Уральского и Южного федеральных университетов, Тверского технического университета, Томского государственного университета, Воронежского аграрного университета имени императора Петра I и другие библиотеки.
Вместе с тем в организации учёта фондов библиотек вузов возникает ещё немало вопросов, связанных с введением новых правил бухгалтерского учёта, с постановкой на бухгалтерский учёт сетевых электронных документов, с неразработанностью методик автоматизированного учёта и даже фондоведческой терминологии. Это ставит под сомнение выполнение одного из принципиальных требований учёта - достоверности статистических показателей, основанной на использовании унифицированных единиц и методик учёта и их последующей корректной обработке для получения актуальных сведений о составе и использовании библиотечных фондов.
От регламентов к практике учёта
Для внедрения Порядка учёта документов в практику работы вузовских библиотек возникла необходимость в гармонизации правил и форм учётных документов, утверждённых Минкультуры России, с требованиями Росстата и Минобрнауки России. Для решения этой задачи при Научной библиотеке МГУ имени М.В. Ломоносова была сформирована рабочая группа из числа директоров и специалистов вузовских библиотек г. Москвы, которая выявляла несоответствия. Так, в методических указаниях Росстата к таблице 2.6 «Формирование и использование библиотечного фонда» сказано, что она заполняется на основе информации из Книги суммарного учёта библиотечного фонда (КСУ). Это не вполне соответствует действительности, так как КСУ в основном содержит информацию о документах на бумажных и других материальных носителях. Таким образом, для заполнения таблицы 2.6. необходимо учитывать не только данные КСУ, но и данные регистров, учитывающих электронные сетевые документы.
В соответствии с правилами Порядка учёта документов в вузовских библиотеках вводится раздельный суммарный учёт документов на материальных носителях и электронных сетевых документов. В 2015 г. рабочей группой НБ МГУ были разработаны примерные формы суммарного учёта: Книга суммарного учёта фонда библиотеки вуза на физических (материальных) носителях, реестр суммарного учёта сетевых локальных документов, реестр суммарного учёта инсталлированных документов, реестр учёта сетевых удалённых документов.
Проекты этих документов были направлены в библиотеки вузов, зональные и областные методические центры, доработаны с учётом замечаний и предложений вузовских библиотек, рассмотрены на заседании секции библиотек высших учебных заведений РБА в г. Самаре (май 2015 г.).
Что же нового появилось в учёте библиотечных фондов образовательных организаций и какое это нашло отражение в предлагаемых учётных формах? Одной из проблем учёта библиотечных фондов стало изменение подхода к бухгалтерскому учёту основных средств. В настоящее время бухгалтерский учёт библиотечного фонда осуществляется в соответствии с Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учёта, утверждённой приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее - Инструкция № 157н) , а также с инструкциями для каждого типа государственных учреждений.
Традиционно в библиотечной практике закрепилась норма, когда библиотечный фонд делился на две части: документы, стоимость которых отражалась на балансе, и так называемая литература временного хранения, стоимость которой ранее не принималась к бухгалтерскому учёту в качестве основных средств. К литературе временного хранения были отнесены некоторые виды изданий в зависимости от объёма и характера информации: брошюры, листовки, календари, методические разработки, программы, материалы, подлежащие раздаче учащимся и педагогам, периодические издания. Конкретный перечень изданий и сроки их хранения определялись библиотеками самостоятельно.
Теперь согласно п. 38 Инструкции № 157н «материальные объекты имущества, за исключением периодических изданий, составляющие библиотечный фонд учреждения, принимаются к учёту в качестве основных средств независимо от срока их полезного использования». Таким образом, все виды документов, независимо от срока хранения, должны быть поставлены на балансовый учёт. При этом важно отметить, что среди них могут оказаться документы постоянного (бессрочного) хранения, в том числе книжные памятники, редкие и ценные издания, издания, поступающие в составе обязательного экземпляра, относящиеся к особо ценному движимому имуществу (ОЦДИ); длительного (долгосрочного) и временного (краткосрочного) хранения. На забалансовом счёте учитываются периодические издания и издания, входящие в состав обменного фонда.
Для отражения стоимости документа в балансовой стоимости фонда необходимо, чтобы каждый документ имел свою цену. Вместе с тем в библиотеки многие документы поступают без указания их стоимости. При формировании фондов электронных библиотек в их состав включаются как приобретённые электронные издания с определённой продавцом ценой, так и собственные создаваемые в вузах учебные пособия и цифровые копии печатных изданий, оценка которых не производится. В предлагаемых проектах учётных документов для указания стоимости всех видов поступающих документов предусмотрены специальные графы.
Одной из особенностей библиотечных фондов вузов является наличие в них большого количества неопубликованных документов - диссертаций, депонированных научных работ, отчётов НИОКР. Эти виды документов при поступлении в библиотеку также не имеют цены, хотя практика работы с ними сложилась давно. Так, диссертации учитываются в отдельной инвентарной книге и подлежат постоянному хранению. Иной подход применяется к авторефератам, которые по ГОСТ 7.60-2003 «Издания. Основные виды. Термины и определения» относятся к опубликованным документам: «автореферат - это научное издание в виде брошюры». Соответственно на практике нередко к ним относятся как к брошюрам: упрощённый учёт, сокращённые сроки хранения, что неверно. В то же время п. 7.1.1., 9.1.1 ГОСТ Р 7.0.11-2011 «Диссертация и автореферат диссертации. Структура и правила оформления» определён статус этих документов - «на правах рукописей» .
Согласно Положению о присуждении учёных степеней, утверждённому постановлением Правительства РФ от 24 сентября 2013 г. № 842 , устанавливающему порядок присуждения учёных степеней кандидата и доктора наук, «в библиотеку организации, на базе которой создан диссертационный совет, передаются один экземпляр диссертации и два экземпляра автореферата указанной диссертации, которые хранятся там на правах рукописи» и, следовательно, подлежат постоянному хранению.
Однако эксперты Секции по формированию библиотечных фондов РБА придерживаются иной точки зрения. Согласно ГОСТ Р 7.0.20-2014 «Библиотечная статистика: показатели и единицы исчисления» единицей подсчёта количества неопубликованных документов, обладающих признаками интеллектуальной собственности, являются:
· диссертация, препринт, отчёт о научно-исследовательской работе, перевод, описание алгоритмов, программа для ЭВМ;
· чертёж или полный комплект проектно-конструкторских документов, относящихся к одному изделию (объекту);
· комплект депонированной научной работы, состоящий из двух экземпляров работы и сопроводительных документов;
· сброшюрованный блок или отдельная папка неопубликованных документов, имеющие индивидуальное заглавие.
Поэтому коллеги предлагают относить диссертации не к рукописям, а к неопубликованным документам. Кроме того, по их мнению, авторефераты диссертаций являются научными опубликованными документами и также не могут быть отнесены к рукописям.
Таким образом, рабочей группе ещё предстоит прийти к согласованной позиции по суммарному учёту диссертаций и авторефератов диссертаций.
Помимо печатных библиотеки получают электронные версии авторефератов диссертаций. С учётом изменений, внесённых в IV часть ГК РФ Федеральным законом от 12 марта 2014 г. № 35-ФЗ , библиотеки могут осуществлять запись авторефератов диссертаций на электронном носителе, в том числе в память ЭВМ, и доведение их до всеобщего сведения, т.е. размещение в открытом доступе. В библиотеках вузов также создаются цифровые коллекции диссертаций. Соответственно они должны быть отражены в регистре суммарного учёта сетевых локальных документов.
Следующий вид документов, входящих в состав библиотечных фондов вузов, - отчёты о проведённых научно-исследовательских и опытно-конструкторских работах (далее - НИОКР). Порядок работы с отчётами НИОКР в своё время был регламентирован Положением о хранении высшими учебными заведениями отчётов по научно-исследовательским работам и о порядке ознакомления с ними, утверждённым ещё приказом ВКВШ от 11 декабря 1944 г. № 596 . Вузы обязаны были хранить отчёты НИОКР в двух экземплярах: один в фундаментальной библиотеке, второй - на кафедре (в лаборатории), выполнявшей работу. Библиотеки должны были вести каталоги отчётов, выдавать их в читальных залах представителям других вузов, научных учреждений, хозяйственных организаций и отдельным научным работникам, не работающим в данном вузе. При этом ответственность за хранение отчётов по законченным НИОКР и приложений к ним и за ведение каталога возлагалась на директоров библиотек высших учебных заведений и на заведующих соответствующими кафедрами.
Сегодня в стране создана Единая государственная информационная система учёта научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ гражданского назначения. Постановлением Правительства РФ установлен порядок представления научными организациями и образовательными организациями высшего образования в Российскую академию наук отчётов о проведённых фундаментальных научных исследованиях и поисковых научных исследованиях, о полученных научных и (или) научно-технических результатах . Нормативного документа, определяющего порядок работы образовательных учреждений с отчётами НИОКР, нет. Это компетенция вузов, и они решают эту задачу по-разному. Например, в Северо-Восточном университете имени М.К. Аммосова хранение отчётов НИОКР возложено на УНИЦ, в Иркутском национальном исследовательском техническом университете они направляются в библиотеку вуза.
Определение стоимости документов
В своё время Инструктивным письмом Минвуза СССР от 22 июня 1954 г. № ЦБ-19-05/175 был определён следующий порядок учёта документов: безвозмездно поступившие в библиотеки вузов рукописи научно-исследовательских и других работ, труды диссертантов, а также книги, не имеющие номинальной стоимости, учитывались в инвентарных книгах и каталогах библиотек вузов по наименованиям без оценки. Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» поменял эту практику: в соответствии с ним объекты бухгалтерского учёта подлежат денежному выражению.
«Единственные основные средства, которые учитываются при любой стоимости начиная с копейки на балансе и не подлежат списанию: драгоценные металлы, слитки, драгоценности и книги, библиотечный фонд. Всё остальное - в зависимости от стоимости», - разъяснила С.В. Сивец, начальник отдела Министерства финансов РФ .
Как определить их цену? Следуя изменениям, внесённым приказом Минфина России от 29 августа 2014 г. № 89 в п. 25 Инструкции № 157н , первоначальной стоимостью объектов нефинансовых активов, полученных учреждением безвозмездно, в том числе по договору дарения, признаётся их оценочная стоимость, увеличенная на стоимость услуг, связанных с их доставкой, регистрацией и приведением в состояние, пригодное для использования.
Ещё один вид поступлений, оценка которых оказалась настолько непростой, что потребовала специального разъяснения Министерства финансов РФ, - это книги, принятые от читателей взамен утерянных. В письме ведомства от 28 августа 2015 г. № 02-06-10/55265 говорится, что «при определении ущерба, причинённого утерей читателями книг из библиотечного фонда, а также при приёме книг от читателей взамен утерянных и признанных равноценными утраченным следует исходить из текущей восстановительной стоимости на день обнаружения ущерба, определяемой постоянно действующей комиссией по поступлению и выбытию активов».
Под текущей восстановительной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая необходима для восстановления указанных активов (в ред. Приказа Минфина России от 29 августа 2014 г. № 89).
«При определении текущей восстановительной стоимости… комиссией используются данные на аналогичные материальные ценности, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей; сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, а также в средствах массовой информации и специальной литературе, экспертные заключения…» То есть при определении цены комиссия должна ориентироваться на сумму, за которую книгу можно приобрести на рынке в данный момент.
Как же рассчитать эту адекватную восстановительную стоимость? «Методы оценки отдельных видов имущества и обязательств утверждаются субъектом учёта при формировании учётной политики исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности учреждения и выполняемых им в соответствии с законодательством Российской Федерации полномочий», - сообщается в п. 6 Инструкции № 157н.
Разъяснения есть на все случаи замены. Но на практике акты на замену бухгалтерия вуза часто не принимает, а издания, поступившие на замену, складируются. В чём же причина? Дело в том, что законопослушный бухгалтер руководствуется ст. 257 Налогового кодекса РФ , согласно которой восстановительная стоимость амортизируемых основных средств определяется как их первоначальная стоимость с учётом проведённых переоценок.
Библиотечная логика требует при определении размера ущерба исходить из суммы денежных средств, которые необходимы для покупки издания взамен утерянного, равноценного по содержанию.
Инструкцией № 157н установлен также особый порядок учёта периодических изданий. Для их учёта предусмотрен забалансовый счёт 23 «Периодические издания для пользования», на котором учитываются газеты и журналы в условной оценке: один объект (номер журнала, годовой комплект газет) - один рубль. Исходя из этой нормы бюджетного учёта в части книги суммарного учёта, связывающей бухгалтерский и библиотечный учёты фонда, вводится учёт документов, принятых на забалансовый учёт, с указанием как количества документов, так и их условной стоимости.
В связи с тем что действие п. 38 Инструкции № 157н распространяется только на материальные объекты, относящиеся к основным средствам, возникает вопрос: как следует учитывать сетевые электронные документы? По правилам бухгалтерского учёта платный доступ к электронным документам на основании договоров, контрактов, лицензий квалифицируется как платная услуга и отражается в подстатье 226 «Прочие работы и услуги».
Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 декабря 2014 г. № 2018-ст принят Общероссийский классификатор основных фондов ОК 013-2014 (СНС 2008), соответственно отменён действовавший ОКОФ 013-94 . В нём нашли отражение базы данных (код 732) и оригиналы произведений развлекательного жанра, литературы и искусства (код 740).
В группу «базы данных» включены информационно-справочные системы, электронные архивы, официальные и развлекательные электронные издания, справочники и каталоги, рекламные, информационные ресурсы в электронном виде и пр. Это значит, что электронные издания и базы данных, очевидно, будут отражаться в составе основных фондов. Следует отметить, что срок ввода классификатора перенесён с 1 января 2016 г. на 1 января 2017 г. Необходимы разъяснения Минфина России, тем более что печатные издания не попали в классификатор.
Состав фондов вузовской библиотеки по целевому назначению отражает её социальные функции: библиотечно-информационное обеспечение образовательной деятельности, научных исследований, воспитательного процесса.
Показатели наличия и использования учебной, научной, художественной литературы включены в форму № ВПО-2 Статистического инструментария для организации Министерством образования и науки РФ федерального статистического наблюдения за деятельностью образовательных организаций. Согласно требованиям Росстата и Минобрнауки России вузовские библиотеки ведут учёт учебной, научной, художественной литературы. Статистический инструментарий вводит дополнительно учёт учебно-методических пособий, а также обязательной учебной и учебно-методической литературы. По определению Росстата обязательной является литература, предусмотренная учебным планом. Фонд учебной литературы постоянно обновляется за счёт новых изданий, новых авторов. Минобрнауки России определило сроки использования учебников в 5–10 лет . Учебные планы систематически пересматриваются. Таким образом, обязательный учебник, учебно-методическое пособие - это величина непостоянная и, следовательно, не может быть объектом суммарного учёта. Отражение обязательной литературы по дисциплинам - это функция картотеки книгообеспеченности.
Учёт электронных документов
Учёт электронных документов до сих пор вызывает немало вопросов. Опыта и традиций их учёта библиотеки пока ещё не накопили. Регистры учёта электронных документов, представленные в приложениях к Порядку учёта документов, стали основой для разработки аналогичных форм для вузовских библиотек. Думается, что ведение регистра суммарного учёта сетевых локальных документов не представит больших затруднений, так как они учитываются по той же схеме, что и печатные. Хотя наряду с книгами и периодическими изданиями вузовские электронные библиотеки содержат статьи сотрудников вуза, которые по правилам библиотечного учёта в общем объёме библиотечного фонда не учитываются.
Несколько сложнее с учётом сетевых удалённых документов. Если включение их в состав библиотечных фондов уже не вызывает споров, то учёт в общем объёме ставится под сомнение. Электронные документы, получаемые библиотекой во временное пользование на условиях договора, Росстат обязывает включать в показатели объёма всего библиотечного фонда. Эта рекомендация прописана в методических указаниях к заполнению таблиц Статистического инструментария. Вузы, в свою очередь, заинтересованы в учёте удалённых сетевых документов в общем объёме фонда, поскольку при представлении информации международным рейтинговым агентствам требуется раскрытие информации о библиотечных фондах. Информация об обеспеченности печатными и электронными образовательными документами на одного обучающегося по основным программам используется Минобрнауки России в качестве одного из показателей в процессе лицензирования образовательной деятельности. На основе данных формы № ВПО-2 федерального статистического наблюдения проводится мониторинг эффективности образовательных организаций.
Однако при таком учёте в десятках миллионов удалённых электронных документов, к которым приобретается временный доступ, теряются сотни тысяч изданий, находящихся во владении библиотеки вуза. Например, Научная библиотека Финансового университета при Правительстве РФ, имеющая в своём фонде 1,5 млн изданий, представляет сведения о наличии 201,5 млн экземпляров, из которых 200 млн - это электронные документы, к которым оплачен временный доступ. Для сравнения напомним, что совокупный фонд библиотек вузов в целом составляет около 400 млн экземпляров печатных изданий.
Но вопрос и в том, насколько правомерно суммирование числа экземпляров печатного издания, названий локальных электронных документов и лицензий на временный доступ к удалённым электронным ресурсам.
Реестры учёта инсталлированных и удалённых лицензионных документов практически представляют собой суммарный учёт пакетов, баз данных и общее количество включённых в них документов. Учёт по целевому читательскому назначению возможен лишь на основе индивидуального подхода. Владельцы и агрегаторы такую статистику библиотекам не всегда представляют.
Мы считаем более правомерным представление раздельных данных об объёме фонда на физических (материальных) носителях, о количестве сетевых локальных документов, инсталлированных документов, сетевых удалённых документов. Именно такой учёт библиотечных фондов содержит форма 6-нк «Сведения об общедоступной (публичной) библиотеке» .
Список источников
1. Приказ Министерства образования РФ от 24 августа 2000 г. № 2488 «Об учёте библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений» // Библиотекарю образовательного учреждения: справочник. – 2-е изд., доп. – М., 2002. – С. 8–50.
2. Приказ Министерства образования и науки РФ от 9 октября 2013 г. № 1129 «О признании утратившими силу приказов Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_156173/ (дата обращения 05.05.2016).
3. Порядок учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда, с комментариями и приложениями / Рос. гос. б-ка [подгот.: Н.И. Хахалева и др.]. – 2-е изд., испр. и доп. – М., 2016. – 92 с. – Библиотека библиотекаря.
4. Приказ Росстата от 28 января 2014 г. № 54 «Об утверждении статистического инструментария для организации Министерством образования и науки РФ федерального статистического наблюдения за деятельностью образовательных организаций» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_158958/ (дата обращения 05.05.2016).
5. Приказ Росстата от 15 декабря 2015 г. № 635 «Об утверждении статистического инструментария для организации Министерством образования и науки РФ федерального статистического наблюдения за деятельностью образовательных организаций» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_law_190756/ (дата обращения 05.05.2016).
6. Приказ Министерства финансов РФ от 15 декабря 2010 г. № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учёта для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_107750/ (дата обращения 05.05.2016).
7. ГОСТ 7.60-2003 Издания. Основные виды. Термины и определения. // Библиотечное дело. Государственные и национальные стандарты / сост. : А.А. Джиго, Т.В. Майстрович, Е.К. Плохих. – М., 2014. – С. 317–344.
8. ГОСТ Р 7.0.11-2011 Диссертация и автореферат диссертации. Структура и правила оформления [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://standartgost.ru/ g /% D 0%93% D 0%9 E % D 0% A 1% D 0% A 2_% D 0% A 0_7.0.11-2011 (дата обращения 12.05.2016).
9. Положение о присуждении учёных степеней // Бюллетень Министерства образования и науки РФ. Высшее и среднее профессиональное образование. – 2014. – № 1. – С. 13–48.
10. Гражданский кодекс Российской Федерации. Ч. 4 [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/Cons_doc_LAW_64629/ (дата обращения 05.05.2016).
11. Положение о хранении высшими учебными заведениями отчётов по научно-исследовательским работам и о порядке ознакомления с ними // Руководящие материалы в помощь работникам вузовских библиотек / сост. Э.З. Левинсон. – М., 1974. – С. 207–208.
12. Постановление Правительства РФ от 14 ноября 2014 г. № 1195 «О представлении научными организациями и образовательными организациями высшего образования, осуществляющими за счёт бюджетных средств фундаментальные научные исследования и поисковые научные исследования, в Российскую академию наук отчётов о проведённых фундаментальных научных исследованиях и поисковых научных исследованиях, о полученных научных и (или) научно-технических результатах» // Бюллетень Министерства образования и науки РФ. Высшее и среднее профессиональное образование. – 2015. – № 3. – С. 19–21.
13. Инструктивное письмо Министерства высшего образования СССР от 22 июня 1954 г. № ЦБ-19-05/175 «О порядке учёта рукописей научно-исследовательских и других работ, трудов диссертантов и книг, не имеющих номинальной стоимости // Руководящие материалы в помощь работникам вузовских библиотек / сост. Э.З. Левинсон. – М., 1974. – С. 210.
14. Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 702-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (с изм. На 28 июня 2013 г.) [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/ (дата обращения 05.05.2016).
15. Сивец С.В. Соблюдать бухгалтерскую и бюджетную дисциплину / С.В. Сивец // Библиотеки в правовом пространстве: Материалы совещания руководителей федеральных и региональных библиотек (г. Москва, октябрь 2008 г.) и выездного заседания Общественного комитета содействия развитию библиотек России (г. Дмитров Московской области, январь 2009 г.) / [сост. Л.Н. Тихонова, Т.Л. Александрова, И.И. Шестопалов]. – М., 2009. – С. 39–47.
16. Приказ Министерства финансов РФ от 29 августа 2014 г. № 89н «О внесении изменений в приказ Министерства финансов РФ от 1 декабря 2010 г. № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учёта для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_168189/ (дата обращения 05.05.2016).
17. Федеральный закон от 24 июля 2002 г. № 110-ФЗ «О внесении изменений и дополнений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие акты законодательства Российской Федерации (с изменениями и дополнениями)» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/Cons_doc_LAW_37833/ (дата обращения 05.05.2016).
18. Приказ Росстандарта от 12 декабря 2014 г. № 2018-ст (ред. от 10 ноября 2015 г.) «О принятии и введении в действие Общероссийского классификатора основных фондов (ОКОФ) ОК 013-2014 (СНС 2008)» [Электронный ресурс].– Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_181279/ (дата обращения 05.05.2016).
19. Приказ Министерства образования РФ от 11 апреля 2001 г. № 1623 «Об утверждении минимальных нормативов обеспеченности высших учебных заведений учебной базой в части, касающейся библиотечно-информационных ресурсов» // Нормативные документы для библиотек высших учебных заведений: сборник / под ред. Е.В. Ивановой. – М., 2002. – С. 28–30.
20. Приказ Федеральной службы государственной статистики от 30 декабря 2015 г. № 761 «Об утверждении статистического инструментария для организации Министерством культуры РФ федерального статистического наблюдения за деятельностью учреждений культуры» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document.cons_doc_LAW_192244/ (дата обращения 12.05.2016).
1 Перед руководителями любого учебного заведения всегда стоит проблема удобного и качественного управления процессами, происходящими на всех этапах деятельности заведения. Даже при решении такого задачи, как составление расписания занятий, приходится обрабатывать и анализировать большие объёмы информации и, соответственно, этот процесс требует больших затрат трудовых и временных ресурсов. На данном этапе очень актуальным является задача автоматизации этих процессов, что одновременно сократит затраты трудовых ресурсов и улучшит качество выполняемых работ.Основной целью работы было создание структуры классов, которая бы позволяла автоматизировать задачи, связанные с учетом аудиторного фонда в рамках информационной системы управления учебным заведением. Для этого был выбран язык объектно-ориентированного моделирования - UML, который в основном используется как раз в области разработки программного обеспечения.
На примере Классического приватного университета были исследованы и проанализированы основные бизнесс-процессы, протекающие в рамках поставленной проблемы и на их базе сформулированы требования к проектируемой модели.
В результате роботы была создана модель классов, которая позволяет:
- Вести учет аудиторного фонда: класс Ref.Room - справочник помещений, хранит общие для всех помещений атрибуты, связан с классами Ref.Room_type - справочник типов помещений, и Ref.Shell - справочник корпусов.
- Вести учет инвентаря: класс Ref.Inventory - справочник инвентаря, связан с классом Ref.Inventory_Type - справочником типов инвентаря. Также связан с классом Ref.Room, за счет чего происходит привязка инвентаря к конкретному помещению.
- Вести учет компьютеров: класс Ref.Computer - справочник компьютеров, связан с классом Ref.OS - справочником операционных систем и, как и инвентарь, с классом Ref.Room.
- Создавать и изменять расписание занятий и мероприятий, которые не входят в учебный план: класс Kaf.Discipline_Semester_Action_Pair - учебные пары мероприятий дисциплин в семестрах по рабочему плану, который, для определения времени проведения пары, связан с классом Ref.Pair - справочником пар, и класс Ref.Special_Actions - справочник специальных мероприятий, т.е. тех, которые не входят в рабочие планы дисциплин. Оба класса связаны с классом Ref.Room для определения места проведения пары/мероприятия.
- Вести базу данных пользователей системы в общем и отдельно базы студентов, преподавателей, персонала и т.д.: класс Ref.Users - справочник пользователей системы, для определения кем является пользователь, связан с классом Ref.Users_Statuses - справочником статусов пользователей, который может содержать несколько записей на каждого пользователя, а последний в свою очередь связан с классом Ref.User_Type - справочником типов пользователей системы. Классы Ref.Students, Ref.Educators, Ref.Komendants, Ref.Edu_Section_Personnel, Ref.Administrators, Ref.Groups соответственно являются справочниками студентов, преподавателей, комендантов, сотрудников учебного отдела, администраторов системы и групп студентов. Также была проведена реализация этой модели для системы управления базами данных MySQL и созданы шаблоны запросов к ней, которые реализуют перечисленные выше задачи.
Библиографическая ссылка
Брызгалов А.В. ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА УЧЕТА АУДИТОРНОГО ФОНДА УЧЕБНОГО ЗАВЕДЕНИЯ // Успехи современного естествознания. – 2009. – № 9. – С. 157-157;URL: http://natural-sciences.ru/ru/article/view?id=12929 (дата обращения: 19.12.2019). Предлагаем вашему вниманию журналы, издающиеся в издательстве «Академия Естествознания» Главная > Документ
Автоматизированная система учета библиотечного фонда
О.Л. Голубева
Научный руководитель: Слинкин Д. А.
Шадринский государственный педагогический институт, г. Шадринск
Автоматизированная система учета библиотечного фонда – это совокупность правил и процедур, обеспечивающих регистрацию данных, обобщение сведений о величине, составе и движении фонда, осуществляемых по средствам компьютера. Это очень удобный и современный способ для учета поступающей и списываемой в библиотеке литературы, система содержит всю нужную информацию о книгах и сведенья о читателях имеющих в наличии библиотечные издания. В настоящее время существует множество разнообразных программ для учета книг библиотечного фонда (Библиотека MD 4.3, 1С:Библиотека Колледжа, Автоматизированная информационно-библиотечная система OPAC-Global, АС-Библиотека-3, Система ИРБИС). В основном это очень большие программные системы, охватывающие все аспекты данной деятельности. Но для многих, небольших учебно–образовательных учреждений такие решения являются очень громоздкими и дорогими. В таких случаях встает вопрос о создании специализированных приложений, обладающих только тем функционалом, который требуется для данной сферы деятельности. Такие приложения обладают положительными аспектами:
- Они просты в эксплуатации; Стоимость такой разработки гораздо ниже коммерческих проектов; Не содержат лишний функционал; Имеют возможность модернизации.
- ввод в систему необходимой информации;
- вывод результатов конечному пользователю.
- обеспечение максимального быстродействия работы приложения;
- разработка удобного и понятного интерфейса;
- обеспечение максимальной надежности работы системы;
- сохранность накопленных данных;
Разработка информационной системы учета библиотечного фонда образовательного учреждения (1000 руб.)
ВВЕДЕНИЕ
Рассматривая понятие «библиотека» необходимо выделить ее основное предназначение как культурно-просветительного и научно-вспомогательного учреждения, которое способно организовать общественное пользование произведениями печати. Функционально библиотеки систематически осуществляют сбор, хранение, пропаганду и выдачу пользователям произведений печати, а также ведение информационно-библиографической работы. Это образование, информационно-культурное учреждение имеет в своем распоряжении организационный фонд документов и предоставляет его во временное пользование потребителям, а также реализует другие информационно-библиотечные услуги.
Деятельность библиотеки основана на обеспечении трех составляющих: приемка, хранение, поиск, выдача на определенное время имеющихся книг и иной методико-познавательной литературы.
Актуальность тематики курсовой работы обусловлена тем, что большинство библиотек, а в большинстве своем библиотек образовательных учреждений, придерживаются в учете традиционных методов и систем, процессов. Поэтому в настоящее время переход от бумажных коммуникаций к автоматическим, позволит значительно сократить время поиска необходимой литературы, оценить учебную и художественную литературу в наличии, ее современное состояние, обновления библиотечного фонда и др.
В современных условиях информационные технологии приобретают важную роль в жизни общества. Экономические информационные системы, которые связаны с предоставлением информации и ее обработкой для всех уровней управления экономическими объектами, в настоящее время приобретает наибольшую важность и значимость с позиции эффективности и приоритетности для общественной жизни.
В настоящее время не представляется возможным даже представить какую-либо организацию, которая не применяется в своей деятельности компьютерные технологии. Это объясняется прежде всего тем, что государственные контрольные структуры требуют предоставление отчетов в электронной форме, что тем самым обязывает ведение и систематизацию информации.
Целью настоящей курсовой работы является разработка информационной системы и ее моделирования для библиотеки образовательного учреждения, для улучшения эффективности выполнения процессов, которые происходят в библиотеке.
На основании поставленной цели в работе были решены ряд задач:
Изучить теоретические особенности и моделирование процессов организации при применении средств BPwin и Erwin ;
Спроектировать модель деятельности библиотеки образовательного учреждения;
Оценить эффективность информационной системы и возможность ее совершенствования.
В качестве объекта исследования в рамках курсовой работы выступает библиотечный фонд образовательного учреждения.
Предметом исследования в работе выступают процессы и информационные потоки, которые возникают в библиотеке образовательного учреждения.
В качестве источников при написании работы применялась научная и учебная литература по теме исследования, а также практический материал, статьи и монографии, ресурсы сети Интернет.
Практическая значимость работы основана на применении разработанной информационной системы для дальнейшей разработки и внедрение ее в библиотеках образовательных учреждений.
Структурно курсовая работа состоит из введения, трех глав и заключения, а также представлен список используемой литературы и приложения.
1. ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ БИБЛИОТЕЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
1.1. Особенности организации библиотечной деятельности в образовательном учреждении
Библиотека образовательного учреждения представляет из себя структурное подразделение, которое организует сбор, хранение и пользование обучающихся произведениями печати и иными документами и методическим материалом. Библиотеки задействованы в систематическом сборе, хранении, пропаганде и выдаче пользователям печатной продукции, а также оказание информационно-библиотечных услуг, и относятся к общедоступному источнику знаний и основой для самообразования учащихся.
В качестве основного направления работы библиотеки является осуществление комплектования и организации книжного фонда, обслуживание пользователей, оказание дополнительных информационных услуг.
Комплектование фондов библиотеки осуществляется на основании систематического выявления (посредством просмотра библиографической литературы и источников) необходимых для образовательного учреждения изданий, согласно специализации и организации формы обучения, и их дальнейшее приобретение. Своевременность комплектации библиотеки образовательного учреждения и полнота фонда изданий позволяет повысить эффективность образовательного уровня обучающихся, увеличить посещаемость и уровень обслуживания посетителей.
С целью эффективной организации книжного фонда необходимо уделить внимание учету, расстановке, хранению и выдаче литературы посетителям. Правильная организация фонда облегчает пользователю поучить необходимую ему литературу и информацию, а библиотекарю позволяет более быстро выполнять требования читателей, а также обеспечивает сохранность фонда, его своевременный анализ и оперативность в оценке состояния библиотечного фонда, наличия того или иного издания.
Обслуживание читателей библиотеки осуществляется посредством различных способов:
Выдача учебной и художественной литературы в читальный зал или за пределы библиотеки;
Оказание помощи отдельным посетителям в подборе необходимо и актуальной литературы;
Раскрытие книжных фондов через систему библиотечных каталогов;
Составление информационно-библиографических пособий различной направленности;
Пропаганда и продвижение ценной литературы и пособий образовательного учреждения, его собственных изданий;
Репродуцирование текста по заказам посетителей и прочие услуги.
Библиотечная деятельность основана на осуществлении большого количества операций, учете множества книг и читателей, которые приводят к замедлению работы библиотекаря. Сложность в поиске той или иной книги, учебного издания приводит к сокращению времени работы библиотекаря, которая может базироваться только на компетентности сотрудника и его ориентировании в многообразии библиотечной продукции.
В библиотеке учебного заведения на каждого посетителя заводят карточку и ведется картотека по всем читателям. Для ведения библиотечных каталогов, организации поиска требуемых изданий и систематизации библиотечной статистики база должна содержать сведения, большая часть которых размещается в аннотированных каталожных карточках.
При поступлении в библиотеку изданий, которые разнообразны и многолики по своему составу, ему присваивается номер и размещаются в различные отделы относительно тематики и специализации учебного издания, художественной литературы, иного методико-информационного материала.
Помимо этого при поступлении книги необходимо учитывать следующие аспекты:
Номер поступившего издания;
Название издания;
Издательство, которое выпустило книгу;
Отдел, в который помещается книга;
Адрес издательства;
Название и расположение отделов библиотеки.
Каждая книга, которая хранится в библиотеку образовательного учреждения имеет следующие параметры:
Издание;
Год издания;
Жанр;
Ключевые позиции;
Количество страниц.
При этом каждое издание может быть представлена в библиотеке образовательного учреждения в нескольких экземплярах, а также иметь единичные экземпляры из-за своей дороговизны и ценности, и выдаются для изучения только в читальный зал библиотеки.
Помимо всего прочего в библиотеке ведется обязательная картотека читателей, в которые заносятся данные, такие как:
ФИО;
Номер паспорта, адрес прописки и фактического проживания (со слов посетителя);
Номер телефона.
Каждому читателю присваивается номер читательского билета и при выдаче экземпляра книги в карточку читателя помещается вкладыш книги и вносится запись о выдаче. Обязательным условием является внесение даты выдачи книги и даты предполагаемого возврата. При этом предоставляется возможность продления пребывания книги «на руках» по телефону или посетив библиотеку лично.
При возврате книги отмечается срок возврата во вкладыше, а при просрочке читатель получает предупреждение. При накоплении определенного количества предупреждение читателю ограничивается доступ к пользованию библиотекой.
При потере книги пользователь лишается права пользования библиотекой на определенный срок и выплачивает стоимость книги с учетом надбавки.
Обычно на практике применяется ограничения, связанные с тем, что не выдается книг более установленного лимита и на срок более установленного периода пользования.
Субъектами в библиотеки выступают пользователи (читатели, сотрудники образовательного учреждения и иные лица, заинтересованные в получении информации), которые имеют определенную заинтересованности в получении информации, книг и библиотечных услуг.
При работе библиотеки необходимо различать тип информации, которая бывает:
1. входная информация, которая содержит сведения:
О новых поступивших книгах;
О новых читателях, которые записываются в библиотеку;
О процессе выдачи книг (сотрудник, выдающий книгу, читатель, для которого выполняется данная операция, название книги, срок выдачи, срок, на который выдана книга).
2. выходная информация, которая содержит:
Статистику посещений библиотеки;
Данные о книгах, которые наиболее часто выдаются читателям.
При выдаче книг в качестве сведений фиксируются:
Название книги;
Дата выдачи;
ФИО читателя;
ФИО сотрудника, выдавшего книгу;
Срок, на который выдается книга.
Необходимо отметить, что при приемке книг на хранение каждой из них присваивается уникальный шифр - ISBN .
Помимо этого на основании применения библиотечно-библиографической классификации (ББК) издания распределяются по отраслям знаний в соответствии с их содержанием, в соответствии с которой используются цифробуквенные индексы ступенчатой структуры. Шифр ББК применяется с целью выделения хранимых изданий в каталоги и статистические отчеты.
В библиотеке формируется база данных, которая представляет собой совокупность данных обо всех процессах и потоках, которые происходят в библиотеке, построение хронологической последовательности посредством применения таблиц и списков данных. Основным назначением базы данных является хранение данных для дальнейшего целевого ее применения и формируется в виде специального списка, который в дальнейшем подвергается редактированию и изменению работниками библиотеки.
Работа с базой данных может быть проведена как самими сотрудниками библиотеки, так и лицами заинтересованным в получении необходимой информации.
При организации работы библиотекарем решают ряд задач:
Принимаются новые книги и регистрируют в библиотеке;
Относятся учебные издания к одной или нескольким областям знаний;
Проводится каталогизация книг, назначаются инвентарные номера;
Ведется учет выданных книг и возвращенных от читателя;
Проверяется соответствие внешнего состояния книги.
На основании проведенного изучения функционального предназначения библиотеки образовательного учреждения, можно сделать вывод, что работа библиотеки базируется на осуществлении информационно-образовательной, культурно-досуговой работе. Для учебного учреждения она играет роль в формировании собственного информационного и учебного материала для облегчения организации учебного процесса, доступности и эффективности учебных изданий для педагогического состава и обучающихся, возможность формирования собственной, уникальной методической и консультационной практики.
1.2. Нормативно-правовое регулирование библиотечной деятельности
Деятельность библиотек в Российской Федерации регламентирована законодательно, которые способствуют не только выполнению контрольных функций, но и обеспечивают создание правовой базы для формирования открытого информационного общества.
Актуальной задачей работников библиотек является реализация Федерального закона от 29.12.1994 г. № 78-ФЗ «О библиотечной деле» (изм. от 02.07.2013), Федерального закона от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (изм. от 02.07.2013). При этом функционально обязанность каждого библиотечного общества основана на использовании этих законов в полной мере, защищать право каждого человека на получение необходимой информации.
Федеральный закон «О библиотечном деле» обеспечивает правовую базу для сохранения и развития библиотечного делав Российской Федерации, устанавливает принципы деятельности библиотек, гарантирует права человека, общественных объединений, народов и этнических общностей свободный доступ к информации, развитие каждого индивида, приобщение к ценностям культуры, а также культурную, научную и образовательную деятельность.
Законом урегулированы вопросы организации библиотечной деятельности в общих вопросах, относительно взаимоотношений с государством, гражданином, учреждениями, предприятиями и организациями в области библиотечного дела на основании установленных принципов и норм международного права.
Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» регулирует отношения, которые возникли:
При формировании и применении информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления потребителю документированной информации;
При создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения;
При организации защиты информации, прав субъектов, учащихся в информационных процессах и информатизации.
Помимо этого применяется межгосударственный стандарт ГОСТ 7.20 - 2000 «Библиотечная статистика», которая утверждена Постановлением Госстандарта России от 19.04.2001 г. № 182-ст. Этим стандартом определены общие вопросы по формированию статистики и учету объектов библиотек. Настоящим стандартом установлены единицы учета документов фондов библиотек и органов научно-технической информации, единицы учета обслуживания пользователей библиотек и органов НТИ.
Приводя данные законы и нормативные стандарты в практическую реализацию на местном уровне, возможно создание специальных правил и положений по обеспечению функционирования библиотек.
Созданные нормативно-правовые акты в библиотеке не должны противоречить основным законам Российской Федерации, и иным нормативным документам государственной власти всех уровней.
На основании проведенного исследования нормативно-правового регулирования можно отметить, что библиотечная деятельность в Российской Федерации регулируется и контролируется, как и другие направления и отрасли.
1.3. Формирование библиотечной статистики
Статистические данные позволяют обобщить в количественной форме все процессы, происходящие в библиотечной деле. Статистика позволяет оценить и исследовать количественную сторону явлений библиотечной деятельности при неразрывной связи с их качественным содержанием в конкретным местах и времени. Она позволяет оценить количество книговыдач, пользователей библиотеки, объема фонда и часы работы.
При этом в качестве основных задач библиотечной статистики можно выделить:
Разработка системы показателей, которые позволяют понять масштабы и темпы работы библиотеки;
Пропорции развития библиотечной деятельности;
Создание методов расчета и взаимной увязки показателей;
Анализ факторов, которые обуславливают основные тенденции развития;
Обеспечение наблюдения и контроля над библиотечной деятельности в целях своевременного выявления проблем развития.
Формирование статистических данных по библиотеке основано на ГОСТе 7.20-2000 «Библиотечная статистика». Данным стандартом установлены единые правила и требования к сбору и представлению статистических данных библиотеками. Он позволяет унифицировать статистическую отчетность на разных уровнях и устанавливает единые сроки, определения, единицы расчета, минимум статистических данных для библиотек.
В качестве основных статистических показателей необходимо выделить:
Учет читателей, который позволяет оценить количество человек, пользующихся документами библиотек и в качестве единицы учета применяется формуляр читателя.
Учет выдачи книг позволяет оценить количество документов, которые использовались читателями, их направленность. Учет выдачи изданий осуществляется по числу выданных экземпляров, которые зарегистрирована в формулярах читателей, листке читательского требования, книжном формуляре или иной документации, которая принята в библиотеке и базе данных.
Нужен полный текст этой работы? Напиши заявку [email protected]