В каждой избушке — свои погремушки. В каждой компании — своя технология и процедура отбора персонала. Она может включать разное количество этапов. Этапы могут различаться по длительности, содержанию и методикам проведения. Сегодня мы будем говорить о собеседовании, главными действующим лицами в котором будут новый сотрудник и генеральный директор. Наш обзор будет полезен как кандидатам, которым предстоит общаться с первым лицом компании, так и самим топ-менеджерам, проводящим интервью. Итак, как пройти собеседование с руководителем успешно? Соискатели получат информацию о том, чего ждать от руководителей, а интервьюеры смогут почерпнуть несколько новых идей, как проверить компетенции и мотивацию своих будущих сотрудников.

Когда проходит собеседование с генеральным директором

Процесс подбора персонала в компаниях обычно регламентирован и зафиксирован для каждой позиции. В зависимости от уровня должности он может содержать разное количество стадий. Мы постарались собрать наиболее полную картину, своего рода справочник этапов подбора. Если он не совпадает с принятым в вашей компании порядком, смело вычеркивайте лишнее.

	Комментарий
Отбор резюме	Накопление базы кандидатов, соответствующих требованиям . Проводится внутренним рекрутером или внешним исполнителем.
Телефонное интервью	Проверка заинтересованности кандидата, его адекватности. Принятие решения о приглашении на очную встречу. Проводится внутренним рекрутером или внешним исполнителем.
Собеседование в рекрутинговом агентстве или c HR-фрилансером	Проводится в случае передачи заявки на подбор внешнему исполнителю. Первичная оценка кандидатов, проверка на соответствие требованиям заказчика.
Собеседование с HR-менеджером компании	Оценивается желание и возможность кандидата выполнять должностные обязанности, выделяются преимущества и недостатки по сравнению с другими кандидатами, мотивация, соответствие корпоративной культуре.
Проверка профессиональных и личностных компетенций	Профессиональные и психологические тесты, деловые игры, проверочные задания, решение кейсов или реальных производственных задач. Сбор и анализ рекомендаций с предыдущих мест работы.
Собеседование с непосредственным руководителем	Оцениваются профессиональные знания, навыки и умения кандидата, способность сработаться с командой и самим руководителем.
Собеседование с руководителем департамента управления персоналом	Проводится для кандидатов на ключевые для бизнеса вакансии, или в случае если у внутреннего рекрутера возникли сомнения или сложности с выбором.
Собеседование с генеральным директором	Проводится для топ-менеджеров первой линии подчинения, кандидатов на важные для бизнеса позиции, персональных помощников и секретарей. В принципе генеральный директор может изъявить желание поговорить с любым кандидатом.
Собеседование со службой безопасности	Наиболее часто касается топ-менеджмента и материально ответственных сотрудников или более широкого круга сотрудников, если того требует политика компании в области безопасности.

Как мы видим, собеседование с генеральным директором — это практически финал, предпоследний этап отбора будущих сотрудников компании.

Кто проходит собеседование с генеральным директором

В разных компаниях компания принята разная практика приглашения соискателей на интервью столь высокого уровня. На первом собеседовании в кадровом агентстве или непосредственно в компании кандидат получает информацию о том, как будет проходить процесс отбора и узнаёт, включает ли обычная практика для его позиции разговор с топ-менеджером.

Чаще всего на интервью с первым лицом компании приглашают:

• руководителей департаментов и подразделений, которые подчинены ему напрямую;
• консультантов, экспертов, аналитиков, которые непосредственно работают с руководителем;
• сотрудников приоритетных для компании направлений;
• рядовых сотрудников мелких и средних компаний;
• сотрудников, приглашенных развивать новые для компании направления;
• линейных сотрудников по представлению непосредственного руководителя;
• персональных ассистентов и личных секретарей.

Руководители компаний, как никто другой, способны на неожиданные и нестандартные решения. А потому могут заинтересоваться любым соискателем. А значит надо быть готовым. Тем более процесс подготовки не таит в себе ничего сверхъестественного. По сути дела он ничем не отличается от тех действий, которые любой уважающий себя кандидат предпримет для подготовки к любому собеседованию.

Как подготовиться к собеседованию с генеральным директором

1. Освежите в памяти информацию о компании . Зайдите на корпоративный сайт, особое внимание обратите на миссию и стратегию, историю развития, выделите ключевые моменты. Посмотрите, что говорили или писали о них в СМИ. Вспомните и систематизируйте все, что вам говорили сотрудники на предыдущих этапах отбора. Компания — детище руководителя, предмет его гордости. Чем свободнее кандидат будет ориентироваться в вопросах о ней, тем благосклонней будет к нему отношение.
2. Исследуйте информацию о рынке. Изучите отраслевые обзоры, ключевые тенденции, состав лидеров, прогнозы.
3. Соберите информацию о руководителе . Используйте доступные источники:

• публикации в прессе,
• профили в социальных сетях,
• авторские статьи руководителя,
• записи выступлений на конференциях,
• информацию от сотрудников компании — рекрутера и линейного руководителя (если он есть) на собеседовании, предметного эксперта на тестировании, других сотрудников в кулуарах,
• используйте отраслевое сарафанное радио.

Вас будет интересовать деловая информация, раскрывающая сферу его интересов, стиль руководства, подход к бизнесу, систему ценностей, способ ведения переговоров.

1. Отрепетируйте краткий рассказ о себе. Выделите свои самые главные достижения, отличительные качества, выдающиеся результаты. Пересмотрите свой опыт с учетом всего, что вы узнали о компании и её лидере. Приготовьтесь говорить в системе координат корпоративной культуры компании. Учтите все замечания, если они были на предыдущих этапах. Подумайте об ответах на личные вопросы.
2. Подготовьте список вопросов . Грамотные, хорошо продуманные вопросы помогут вам не только получить необходимую информацию, но и показать свою заинтересованность в работе, мотивацию, инициативность и высокий уровень компетентности.
3. Составьте список рекомендателей . Созвонитесь с ними и попросите разрешения предоставить телефоны и другие контактные данные будущему работодателю. Убедитесь, что то положительное мнение, на которое вы рассчитываете, не изменилось.
4. Позаботьтесь о внешнем виде. Времена, когда деловой костюм был единственно возможным вариантом для встречи с большим боссом, ушли в прошлое. Ориентируйтесь на принятый в компании дресс-код. О нем вполне логично расспросить рекрутера на начальном этапе собеседования.
5. Проложите маршрут до места встречи. Предусмотрите несколько вариантов того, как вы сможете добраться. Это позволит избежать ненужных нервов и суматохи, а также не опоздать на столь важную встречу.
6. Соберите все необходимое: несколько экземпляров резюме, блокнот, ручка, записи, тестовое задание (если вы его выполняли), электронный носитель с примерами работ, портфолио проектов, список и контакты людей, которые могут дать вам рекомендации и т.п. Даже если это все вам не понадобится на собеседовании, вы будете чувствовать себя увереннее от того, что вся необходимая информация у вас под рукой.
7. Успокойтесь . Волнение на собеседовании — понятная и предсказуемая вещь. И ваш руководитель не упустит возможность проверить, как вы с этим состоянием справляетесь. Падающая в обморок ассистентка или покрывающийся пятнами зам — не совсем те люди, на которых захочет опереться генеральный директор. Помните, он тоже человек, и обычно на рабочем месте не кусается. Если мандраж все-таки одолевает, воспользуйтесь старым приемом ораторов. Представьте, что вам предстоит беседовать с огурцом. Натуральным, зелененьким, в пупырышках. Правда, помогает.

Если будущий руководитель — экспат, вам стоит обратить внимание еще на несколько моментов.

• «разомните язык» - коль скоро собеседование будет проходить на иностранном языке (скорее всего на английском), освежите свой навык, посетите разговорный клуб, пообщайтесь в сети со знакомыми или просто найдите собеседника на специализированных сайтах по обмену языковым опытом и поговорите в любом голосовом чате;
• найдите информацию о традициях и особенностях делового этикета страны, представителем которой он является — иностранцы особо ценят уважение и интерес к таким вещам, когда находятся за границей;
• учитывайте особенности национального характера и менталитета при построении диалога.

Каким может быть собеседование с генеральным директором

Журнал «Генеральный директор» опросил топ-менеджеров, которые часто проводят собеседования, на предмет излюбленных техник интервьюирования. Если обобщить их ответы, то получим примерно следующий набор.

1. Формальная встреча. Занимает порядка 10 минут. Носит мотивационно-ознакомительный характер. Проводится с линейным сотрудником по представлению непосредственного руководителя.
2. Структурированное интервью . Большинство участников опроса признали эту технику наиболее часто используемой. Интервьюер придерживается составленного плана. Вопросы сформулированы и выверены заранее. Занимает в среднем от получаса до нескольких часов.
3. Стрессовое интервью. Проводится в быстром темпе. Ответы на вопросы требуются молниеносно. Вопросы задаются без видимого плана. Могут присутствовать вопросы личного характера. Длительность обычно до получаса.
4. Ситуационное интервью. Кандидату предлагается несколько кейсов. Ему необходимо описать свои действия в каждом из них. Направлено на выявление и оценку профессиональных и личностных компетенций.
5. Проективное собеседование . Вопросы задаются соискателю не напрямую. Его просят описать себя в точки зрения предыдущего руководителя и бывших коллег, говорить о действиях гипотетических сотрудников в тех или иных ситуациях.

Примеры вопросов на собеседовании с генеральным директором

	Краткая характеристика хорошего ответа
Расскажите о себе.	Короткий, четко структурированный рассказ. Кандидат знает, в чем он хорош и говорит это в терминах вакансии и корпоративной культуры компании.
Почему вы выбрали эту работу? Чем она вас привлекла?	Конкретный ответ, основанный на знании компании, рыночной ситуации. Акцент на достоинствах компании, новом опыте, любимом деле, совпадении требований компании и личных целей.
Почему мы должны выбрать именно вас, чем вы лучше других претендентов?	Отказ оценивать других. Анализ опыта и достижений на предыдущих местах работы, приложение его к задачам вакансии и целям компании. Акцент на дополнительную ценность, которую соискатель может привнести в компанию.
Расскажите о ваших слабых сторонах.	Признание недостатков, умение их использовать в мирных целях и компенсировать, а также рассматривать как точку роста.
Почему вы ушли (или уходите) с предыдущего места работы? Что вас не устраивает?	Позитив и благодарность по отношению к предшествующим компаниям. Желание перемен, необходимость двигаться дальше, получать новый опыт.
Есть ли у вас другие предложения о работе?	Если такие предложения есть, подчеркнуть заинтересованность именно в этой вакансии. Назвать причины или сослаться на ответ на вопрос 2.
Чего вы хотите добиться на новом месте?	Нужно быть особенно осторожным при ответе на этот вопрос. Если кандидат претендует на позицию заместителя генерального директора не стоит говорить о карьерном росте. Как ни странно, но этого не стоит делать и в случае с ассистентом руководителя. Лучше уйти в область совершенствования компетенций.
Кто может дать вам рекомендации?	Быстрый четкий ответ с указанием конкретных людей и их контактных данных.
На какую заработную плату вы рассчитываете? или Устраивает ли вас предлагаемый компанией уровень дохода?	Хороший специалист знает себе цену. Можно совершенно спокойно называть сумму, которую вы получали на прошлой работе, как минимальную планку или среднее значение по рынку, которое можно посмотреть на работных сайтах.
Как вы проводите свободное время? Ваши хобби и интересы?	Здесь важно не то, что говорит кандидат, важно как он это делает. С одной стороны жизнь вне работы должна быть и вызывать энтузиазм и вдохновение. А с другой стороны, если кандидат говорит о работе с гораздо меньшим рвением, это может наводить на мысли о том, что работа его не вдохновляет.
Каким вы видите идеального руководителя?	Апеллируйте к профессионализму во всех его проявлениях и к тому, о чем говорит корпоративная культура компании. Не льстите.

Мы привели наиболее распространенные вопросы, которые наверняка встретятся соискателю на интервью с руководителем. Но важно помнить, что топ-менеджеры зачастую опытные переговорщики. Они будут наблюдать за вашими поведенческими реакциями, ставить в тупик нестандартными задачами, провоцировать. Будьте собой, не врите, не теряйте присутствия духа и чувства юмора. Соберитесь, реагируйте живо, задавайте вопросы. В конце концов, у вас общая цель: вы хотите работу, а генеральный директор — нанять сотрудника.

Собеседование – неотъемлемая часть трудоустройства. Именно на этом этапе Вы встречаетесь с работодателем «лицом к лицу». Кстати, собеседование - это не только шанс выгодно представить себя, но и отличная возможность познакомиться с требованиями и особенностями Вашей будущей работы. Количество этапов собеседования может варьироваться. И чтобы промежуточное собеседование не оказалось последним, Вы должны серьезно подготовиться.

Как пройти собеседование помощнику руководителя. Необходимая информация.

Заранее подготовьте необходимый комплект документов (2–3 копии вашего резюме, трудовую книжку или ее копию, рекомендации, дипломы, сертификаты).
- Приложите максимум усилий для того, чтобы как можно больше узнать о компании, в которую устриваетесь на работу: поговорите со знакомыми и друзьями, познакомьтесь с публикациями в прессе и Интернете, изучите сайт компании.
- Составьте примерный список вопросов, которые может задать Вам на собеседовании работодатель , обдумайте ответы на них.
- Подумайте какие вопросы у Вас есть к работодателю. Запишите их.

Как пройти собеседование на должность помощника руководителя. Часто задавыемые вопросы.

И так, какие же вопросы чаще всего задают кандидату на должность помощника руководителя?

Вы могли бы рассказать немного о себе?
Не стоит вдаваться в излишние подробности. Берегите время собеседника. Работодатель оценит Вашу лаконичность. И не пересказывайте содержащуюся в резюме информацию, ее работодатель уже прочёл.

Почему Вы выбрали именно эту профессию?
От Вас ждут четкого понимания сущности профессии помощника руководителя (эта профессия серьезно отличается от смежных: секретаря/референта/офис-менеджера) и полной внутренней готовности уважать и продвигать позицию и решения руководителя и при этом всегда оставаться в его «тени».

Какие причины ухода с предыдущего места работы?
Не стоит о прежнем руководителе и коллективе отзываться плохо и неуважительно. Конфликтные, не умеющие критично относиться к себе сотрудники, вызвают у работодателя только антипатию. Лучше расскажите о том, что Вас привлекает в новой компании, чем акцентировать внимание на недостатках старой.

Какие Ваши сильные/слабые стороны?
Особенно подчеркните те качества, которые важны для личного помощника. Ваши недостатки должны выглядеть логическим продолжением Ваших же достоинств. Акцентируйте внимание на том, что Вы постоянно работаете над собой.

Как Вы представляете свою карьеру через несколько лет?
Для других профессий карьерный рост вполне понятен и очевиден, например, от рядового охранника до начальника охранной службы. Задавая же подобный вопрос кандидату на должность помощника руководителя, работодатель желает выявить его мотивацию и амбиции. По ответу на даный вопрос работодатель сможет сделать вывод о значимости предлагаемой работы для будущего помощника – видит ли он в ней возможность применения своего профессионализма и своих лучших качеств или считает всего лишь трамплином и в дальнейшем намеревается изменить направление своей карьеры.

Почему нам стоит Вас нанять?
Отвечая на этот вопрос, продемонстрируйте свою обознанность о делах компании. И не забудьте в скромной форме заметить о своём высоком профессионализме.

Каким, по вашему мнению, должен быть начальник?
Задавая такой вопрос, работодатель хочет выяснить уровень конструктивности кандидата, его склонность к конфликтам с руководством. Идеальным будет нейтральный ответ, например: «Компетентный, сильный лидер, у которого есть чему поучиться».

Собеседование на помощника руководителя. Что спрашивать?

Вы вправе поинтересоваться: причинами, по которым место помощника руководителя оказалось вакантным (разумеется, если это не новая штатная единица), структурой секретариата компании, графиком своей будущей работы, возможностью и частотностью служебных командировок, словом, выяснить интересующую Вас информацию, связанную с будущей должностью. Продуманные и глубокие вопросы подчеркнут вашу заинтересованность, помогут создать образ серьезного кандидата, профессионального сотрудника.

Как пройти собеседование помощнику руководителя. Отсеивающее собеседование или телефонное интервью.

Когда на свободную вакансию появляется много кандидатов, менеджеры по персоналу нередко проводят так называемое отсеивающее собеседование. Отсеивающее собеседование (телефонное интервью) - это собеседование, которое проводится удаленно, через Интернет (имеется ввиду электронная почта) или по телефону. Надо заметить, что телефонное интервью дает возможность проверить умение будущего сотрудника вести телефонные переговоры (что немаловажно для личного помощника).

Поэтому, на всякий случай, позаботьтесь, чтобы у Вас под рукой всегда были:
- Ручка и бумага;
- Ваше резюме;
- Примерное заявление о приеме на работу;
- Объявление о вакансии или должностная инструкция;
- Перечень интересующих Вас вопросов о компании, в которую Вы трудоустраиваетесь.

Во время телефонного интервью говорите отчетливо, по существу, старайтесь не отвечать односложно, но и не стоит пускаться в пространственные рассуждения. Если вакансия предполагает владение иностранным языком, будьте готовы во время разговора в любую минуту перейти с русского на иностранный. Во время беседы делайте для себя пометки (пригодятся на следующем этапе собеседования).

Если же Вы не готовы к собеседованию по телефону, извинитесь, сославшись на невозможность продолжить разговор, и уточните, когда будет удобно перезвонить.

Как пройти собеседование на должность помощника руководителя. Собеседование с представителем кадрового агентства.

Нередки случаи, когда подбором кандидата на должность помощника руководителя занимается кадровое агентство. Чтобы проверить Ваш профессиональный уровень, представитель кадрового агентства сначала ознакомится с документами, подтверждающими вашу компетентность, – дипломами, рекомендациями, свидетельствами, а затем предлагает выполнить ряд стандартных заданий:
- Перенести информацию из многостраничного текстового документа в таблицу;
- Создать или преобразовать документ на компьютере;
- Выделить наиболее важные факты в тексте статьи, распечатанной с сайта компании;
- Проверить правильность оформления передаваемого руководителю на подпись проекта приказам и при необходимости отредактировать его;
- Перевести текст или составить на иностранном языке деловое письмо, например запрос данных для оформления визы руководителю.

Так же Вас могут попросить подробно описать свои действия в различных ситуациях, в которые нередко попадает помощник руководителя, например, продемонстрировать вежливый отказ соединить руководителя с конфликтным клиентом; объяснить, что Вы будете делать, если из-за автомобильной пробки руководитель опаздывает на важное совещание с партнерами и т.д..

Поэтому, собираясь на собеседование в кадровое агентство, позабодтесь о том, чтобы у вас было достаточно времени на собеседование, иначе Вы будете нервничать и можете испортить о себе впечатление и приготовьтесь к серьезному экзамену на профпригодность.

Собеседование на помощника руководителя. Собеседование с руководителем службы персонала компании.

Для руководителя кадровой службы компании, как правило, самым важным является вопрос соответствия кандидата корпоративным стандартам и стилю руководства. Поэтому на этом этапе собеседования Вас могут привлечь к участию в небольших ролевых играх, к работе с ситуативными примерами – кейсами, различными тестами и заданиями, позволяющими оценить Ваши профессиональные и индивидуально-личностные качества. Иногда руководители кадровой службы используют нестандартные методы интервьюирования, такие как стрессовое собеседование, групповое интервью и т.д..

Как пройти собеседование помощнику руководителя. Собеседование с руководителем.

Это самый ответственный этап в процессе трудоустройства. Так как директору придется очень часто общаться со своим помощником, то он не может поиск персонального ассистента полностью поручить кадровой службе. Руководителю важно понять, подходит ли ему будущий помощник психологически, сможет ли он с ним эффективно сотрудничать.

Поэтому, отправляясь на собеседование к руководителю, нужно быть готовым к любым неожиданностям – Вы вполне можете оказаться приглашенным на планерное совещание, в ресторан, на промышленную выставку или презентацию, где Вам предложат набросать протокол заседания, принять участие в деловом обеде, или выступить в роли переводчика. Впрочем, собеседование в офисе руководителя тоже может проходить довольно необычно.

Как пройти собеседование на должность помощника руководителя. Пример собеседования с руководителем.

Некоторые руководители моделируют такую ситуацию...
Начальник кадровой службы проводит кандидата в кабинет генерального директора, усаживает за стол, на котором лежат различные контрольные материалы (тесты для проверки грамотности письменной речи, задания для оценки уровня знаний делопроизводства и т.д.). Руководитель не обращает внимания на вошедших и продолжает заниматься лежащими перед ним документами. Так проходит несколько минут. На самом деле руководитель о собеседовании не забыл и внимательно наблюдает за действиями кандидата – один примется изучать лежащие перед ним задания; другой будет безропотно ждать, когда на него обратят внимание, при этом с любопытством осматривая кабинет начальника; третий начнет проявлять раздражение и пр.. Так, еще до начала беседы, у руководителя складывается определенное мнение о человеке. Директор просит прощения за задержку и... либо переходит непосредственно к собеседованию, либо вежливо прощается с кандидатом под благовидным предлогом.

Собеседование на помощника руководителя. Несколько слов о «формальностях».
Помните, кандидата на должность помощника руководителя всегда оценивают комплексно: как он говорит, выглядит, подает себя. Поэтому обязательно придерживайтесь элементарных правил прохождения собеседования: пунктуальность, выключенный мобильный телефон, умеренный макияж, аккуратный и неброский маникюр, подобающая случаю одежда делового стиля классических цветов, умелое использование аксессуаров и украшений, чистая обувь, легкие (нейтральные) духи, уверенность в себе, энергия, открытость и, конечно, улыбка!

Поиск вакансий

{module HR-специалисты, рекрутеры, кадровики}

Информация для соискателя (тех, кто ищет работу): Разместите резюме , чтобы работодатель смог найти Вас: добавить резюме бесплатно | разместить резюме бесплатно и без регистрации

Работодателю на заметку: Чтобы повысить эффективность поиска кандидатов, которые отвечают требованиям вакансии, обязательно разместите вакансию : добавить вакансию бесплатно | разместить вакансию бесплатно и без регистрации и просматривайте

Если грамотно составленное резюме кандидата на должность помощника руководителя заинтересовало компанию, то для соискателя начинается еще один нелегкий этап трудоустройства. Ведь должность помощника руководителя - одна из ключевых, поэтому претенденту на роль «доверенного лица» директора компании, как правило, приходится выдержать целый ряд испытаний.

Собеседование – неотъемлемая часть трудоустройства. Именно на данном этапе вы и работодатель встречаетесь «лицом к лицу». Важно понимать, что оно дает не только возможность презентовать себя, но и прекрасный шанс познакомиться с требованиями и особенностями предстоящей работы.

Количество этапов собеседования может варьироваться, но независимо от того, с кем предстоит интервью – сотрудником кадрового агентства, начальником службы персонала компании или генеральным директором, – вам всегда необходимо быть во всеоружии. А чтобы промежуточное собеседование не оказалось последним, вы должны серьезно подготовиться – психологически и тактически.

Прежде всего, постарайтесь как можно больше узнать о компании, в которую стремитесь трудоустроиться – изучите сайт, познакомьтесь с публикациями в прессе и Интернете. Заранее подготовьте комплект документов – трудовую книжку или ее копию, дипломы, сертификаты, рекомендации, 2–3 копии вашего резюме. Составьте список вопросов, которые могут возникнуть у работодателя к вам, подготовьте примерные ответы на них, а также запишите свои вопросы к представителю компании.

На страницах «Энциклопедии карьеры» неоднократно обсуждались излюбленные вопросы эйчаров и работодателей. Среди наиболее часто задаваемых можно выделить следующие.

Вы могли бы рассказать немного о себе?

Не стоит пересказывать содержащуюся в резюме информацию – ее работодатель прочел прежде, чем пригласил вас на собеседование. Будьте лаконичны, не вдавайтесь в излишние подробности, ведь главная задача персонального ассистента беречь основной ресурс руководителя – время.

Почему вы выбрали именно эту профессию?

От вас ждут четкого понимания сущности и сложностей этой профессии, серьезно отличающейся от смежных специальностей секретаря/офис-менеджера/референта; внутренней готовности всегда оставаться «в тени» руководителя, уважать и продвигать его позицию и решения.

Каковы ваши сильные/слабые стороны?

Подчеркивайте в первую очередь те качества, которые важны для личного помощника. Ваши недостатки должны выглядеть логическим продолжением ваших же достоинств. И не забудьте упомянуть, что вы постоянно работаете над собой: «Иногда окружающие принимают мою решительность за импульсивность, но я стараюсь следить за своей манерой выражать мысли».

Почему нам стоит вас нанять?

Кроме заявления о вашем высоком профессионализме, было бы не лишним продемонстрировать, что вы в курсе дел компании/отрасли производства.

Каковы причины ухода с предыдущего места работы?

Ни в коем случае не отзывайтесь неуважительно о прежнем коллективе и руководителе – никому не нужны конфликтные, не умеющие критично относиться к себе сотрудники. Лучше сделать акцент на привлекших вас достоинствах новой компании, чем на недостатках старой.

Как вы представляете свою карьеру через несколько лет?

У представителей других профессий вертикаль карьерного роста вполне очевидна, скажем, от юрисконсульта до начальника юридической службы. Подобный вопрос, обращенный к вам как кандидату на должность помощника руководителя, призван выявить ваши амбиции, мотивацию. По ответу на этот вопрос работодатель может судить о значимости для вас предлагаемой работы – видите ли вы в ней возможность применения своих лучших качеств и сильных сторон или считаете всего лишь трамплином и в дальнейшем намереваетесь изменить направление своей карьеры.

Каким, по вашему мнению, должен быть начальник?

На самом деле у вас хотят выяснить уровень вашей конструктивности, склонны ли вы к конфликтам с руководителем. Идеальным будет нейтральный ответ: «Компетентный, сильный лидер, у которого есть чему поучиться».

В свою очередь, вы вправе поинтересоваться графиком работы, возможностью и частотностью служебных командировок, структурой секретариата компании, причинами, по которым место помощника руководителя оказалось вакантным (если, конечно, это не новая штатная единица) – словом, выяснить все важные для вас моменты, связанные с предстоящим трудоустройством. Продуманные и глубокие вопросы подчеркнут вашу заинтересованность в вакансии, помогут создать образ серьезного кандидата, профессионального сотрудника.

Интервью бывает...

Отсеивающее собеседование или телефонное интервью

Когда на объявленную вакансию возникает большой конкурс, опытные менеджеры по персоналу прибегают к так называемому отсеивающему собеседованию. Оно проводится удаленно, т. е. без визуального контакта с соискателем, с использованием Интернета (электронной почты) или по телефону. Данный вид испытания позволяет рекрутеру оптимизировать процесс поиска подходящей кандидатуры, а телефонное интервью, кроме прочего, дает возможность проверить ему ваше умение вести телефонные переговоры – один из важнейших навыков личного помощника.

Чтобы не оказаться застигнутым врасплох, следует позаботиться о том, чтобы у вас всегда под рукой были ручка и бумага, ваше резюме, объявление о вакансии или должностная инструкция, примерное заявление о приеме на работу и перечень интересующих вас вопросов об организации, в которой, возможно, вам предстоит работать.

Если вы не готовы к разговору, извинитесь, сославшись на невозможность продолжить общение, и уточните, когда будет удобно перезвонить.

Во время телефонного интервью говорите отчетливо, по существу, избегайте односложных ответов, но и не пускайтесь в пространные рассуждения. Если вакансия предполагает владение иностранным языком, будьте готовы к переходу во время интервью с русского на иностранный. Делайте пометки – они могут вам пригодиться на следующем этапе собеседования.

Собеседование с представителем кадрового агентства

Если компания делегировала кадровому агентству решение задачи подбора помощника руководителя, то сначала вам предстоит собеседование с его представителем.

На первичном интервью рекрутеру важно установить ваше соответствие или несоответствие требованиям открытой вакансии. Чтобы проверить наличие и уровень профессиональных умений и знаний, он, как правило, сначала знакомится с документами, подтверждающими вашу компетентность, – дипломами, свидетельствами и рекомендациями с прошлого места работы, а затем предлагает выполнить ряд стандартных заданий:

• создать или преобразовать документ на компьютере (с целью выяснения уровня владения пакетом офисных программ – Word, Excel и пр.);
• проверить правильность оформления передаваемого руководителю на подпись проекта приказа, например о создании комиссии, и в случае необходимости отредактировать его (диагностика знания основ делопроизводства, в частности правил составления и оформления распорядительной документации);
• перенести информацию из многостраничного текстового документа в таблицу (подобные задания дают возможность судить о способности кандидата к рутинной, повторяющейся работе без снижения ее качества);
• выделить наиболее важные факты в тексте статьи, распечатанной с сайта компании (проверка навыков реферирования – умение выбирать из массива информации наиболее значимые тезисы и фиксировать их в письменном виде);
• перевести текст или составить на иностранном языке деловое письмо, например запрос данных для оформления визы руководителю (это позволит определить степень владения иностранным языком).

Умение выполнять сразу несколько задач, способность быстро ориентироваться в ситуации, навыки организации деловых поездок и мероприятий, знание основ делового этикета – обычно все это выясняется в ходе работы с различными кейсами. Так, вас могут попросить подробно описать действия, которые вы предпримете в случае, если будете не успевать к необходимому сроку получить визу в каком-то посольстве для срочной командировки руководителя; составить детальный план организации приема VIP-гостей из-за рубежа; разыграть «неприятный разговор» с высокопоставленным чиновником об отмене назначенной встречи; продемонстрировать вежливый отказ соединить руководителя с конфликтным клиентом; предложить несколько решений выхода из ситуации, когда из-за автомобильной пробки руководитель опаздывает на важное совещание с партнерами.

Словом, идя на собеседование в кадровое агентство, приготовьтесь к серьезному экзамену на профпригодность. Лучше в день планируйте только одну встречу или позаботьтесь, чтобы у вас было достаточно времени на собеседование и дорогу до места следующей встречи, в противном случае вы будете нервничать и испортите впечатление о себе.

Собеседование с руководителем службы персонала компании

В отличие от представителя фирмы-провайдера, для руководителя кадровой службы компании, заинтересованной в получении высокопрофессионального персонального ассистента, на первом месте будет стоять вопрос вашего соответствия корпоративным стандартам, стилю руководства и общения.

На этом интервью вам стоит подробно расспросить о предстоящих должностных обязанностях, о существующих механизмах мотивации сотрудников (премирование, преференции – возможность пользоваться служебным автомобилем; место парковки, бензин, автосервис для личного автомобиля; дополнительные выходные дни после командировок или во время отсутствия руководителя) и пр.

Естественно, на этом этапе собеседования также высока вероятность того, что вас привлекут к участию в небольших ролевых играх, работе с ситуативными примерами – кейсами, различными тестами и заданиями, позволяющими оценить ваши профессиональные и индивидуально-личностные качества. Иногда персональщики прибегают к нетривиальным методам интервьюирования:

• групповое интервью – собеседование, на которое одновременно приглашаются все кандидаты на вакантную должность, и каждому из них предлагается задать другому соискателю вопрос на профессиональную тему. Это делается для выявления не только уровня специальной подготовленности претендентов, но и их умения уверенно держаться в стрессовой ситуации, лидерских качеств, степени конфликтности и т. п. Нередко на подобные мероприятия приглашаются профессиональные психологи. На основании представленного ими анализа руководство выбирает тех кандидатов, которым будет предложено пройти собеседование с генеральным директором компании.
• стрессовое собеседование – специально моделируемая обстановка дискомфорта, провоцирующая соискателя на непосредственную, спонтанную реакцию, позволяющая выявить скрытые стороны его личности. В «чистом» виде такое собеседование сегодня используется очень редко, но должность помощника руководителя находится в «зоне риска» – не секрет, что стрессоустойчивость и лояльность относятся к важнейшим качествам персонального ассистента. Единственный рецепт успешного преодоления стрессового собеседования – высокая степень собранности, хладнокровие и рассудительность. Если же вы считаете, что оппонент вышел за рамки дозволенного, вы всегда можете отказаться от продолжения общения. Ведь сегодня на рынке достаточно компаний, более толерантно относящихся к потенциальным сотрудникам, способных обнаружить степень уязвимости человека и манеру его реагирования в сложных эмоционально напряженных ситуациях без применения некорректных высказываний в его адрес.

Кадровики утверждают, что к применению нестандартных приемов и методик их подталкивает необходимость разоблачения «профессиональных» соискателей, легко получающих работу благодаря следованию рекомендациям по прохождению разного уровня собеседований. В последнее время широкое распространение получила «технология воронки», при которой интервьюер от общих вопросов постепенно переходит к более специфическим, уточняющим. Ответы на такие узконаправленные вопросы, работа с деталями и большим количеством примеров весьма наглядно могут продемонстрировать оппоненту вашу квалификацию.

Если вы подходите по формальным признакам, некоторые организации могут предложить вам пройти короткую, например недельную, стажировку в компании – без зачисления в штат, но с гарантированной оплатой. Реальная работа помогает обеим сторонам избавиться от многих иллюзий. Правда, действующее законодательство предусматривает прием на работу с испытательным сроком, поэтому подобный способ найма нельзя назвать безукоризненным.

Собеседование с руководителем

Это самый ответственный этап, так сказать, «генеральная» примерка. Поиск персонального ассистента, в отличие от других специалистов, директор не может полностью поручить кадровой службе. Так как ему придется очень часто общаться со своим помощником, то для него важно понять, подходит ли ему кандидат психологически, можно ли с ним эффективно взаимодействовать.

«Конечно, высокий профессионализм – необходимое условие для претендента на должность личного помощника, ведь у руководителя просто нет времени на обучение, организацию и контроль малоподготовленного сотрудника, – говорит начальник службы управления кадрами и трудовыми отношениями ЗАО ПК «РУСТ» Елена Владимировна Самгинова. – Но все равно требования, касающиеся личностных качеств персонального ассистента, куда более жесткие. Связано это не только с принципиально важным моментом совместимости руководителя и помощника, но и с необходимостью общаться с большим количеством людей, которые по своему статусу гораздо выше, чем сам помощник, участвовать в переговорах и присутствовать на различных мероприятиях. Добавьте к этому ненормированный рабочий день и постоянные стрессы, и станет понятно, что для этой профессии психологические характеристики подчас важнее профессиональных навыков. Проблема же в том, что индивидуальные качества специалиста в условиях собеседования очень сложно протестировать, и даже использование проективных методик не всегда позволяет увидеть «истинное лицо» кандидата, вот и приходится работодателю «изобретать» ситуации, способствующие наиболее полному раскрытию соискателя».

Поэтому, отправляясь на собеседование, нужно быть готовым к любым неожиданностям – вы вполне можете оказаться приглашенным в ресторан, на планерное совещание, презентацию или промышленную выставку, где вам предложат принять участие в деловом обеде, набросать протокол заседания или выступить в роли переводчика. Впрочем, встреча в офисе тоже может оказаться не без сюрпризов. Вот несколько примеров.

• Начальник кадровой службы проводит кандидата на должность персонального ассистента в кабинет генерального директора, усаживает за стол, на котором лежат контрольные материалы: тестовые задания для оценки уровня знаний делопроизводства, для проверки грамотности письменной речи, умения составить стандартное письмо (например запрос данных для оформления визы руководителю), документ для перевода на иностранном языке и т. п. Руководитель продолжает заниматься бумагами, не обращая внимания на вошедших. Так проходит несколько минут. Никто не забыл о собеседовании, данная ситуация смоделирована специально (задержка времени начала беседы – прием стрессового интервью). В течение всего этого времени работодатель наблюдает за действиями кандидата – один будет с интересом осматривать кабинет потенциального начальника и безропотно ждать, когда на него обратят внимание; другой, чтобы не терять времени, примется за лежащие перед ним задания; третий начнет проявлять агрессию. Так еще до начала собеседования у руководителя складывается определенное впечатление о претенденте. Выяснив модель поведения кандидата, директор просит прощения за задержку и... либо переходит к предметному разговору, либо вежливо прощается с соискателем под благовидным предлогом.
• Многие современные фирмы оборудованы специальными камерами, позволяющими в режиме онлайн отслеживать происходящее на различных участках офисного здания. Ничего не подозревающего кандидата проводят в приемную и просят немного подождать. Через некоторое время из приемной выходит секретарь, оставляя соискателя в полном одиночестве, а еще через минуту появляется солидный человек и начинает скандалить, требуя немедленно пропустить его к директору. Поведение соискателя, оказавшегося в подобной ситуации без какой-либо поддержки, его умение «принять удар на себя» и уладить конфликт, не теряя самообладания, могут послужить лучшей рекомендацией для работодателя.
• Руководитель очень дружелюбно принимает кандидата, начинает беседу на отвлеченные темы и вместо ожидаемых тестовых заданий на профпригодность просит его по предложенной схеме сложить из бумаги какую-либо несложную фигуру. Считается, что такое «несерьезное» занятие, как складывание оригами, может многое рассказать о личности испытуемого: о скорости и гибкости его мышления, способности концентрироваться, аккуратности, терпеливости и, наконец, умении включиться в любую «игру», отнестись к происходящему с чувством юмора.
• Чтобы проверить надежность соискателя, его умение корректно обращаться с конфиденциальной информацией, могут задать вопрос о промахах и ошибках прежнего руководителя. Естественно, в подобной ситуации не стоит распространять слухи или выдавать закрытые сведения, лучше «держать язык за зубами».

Если вы подходите компании по всем параметрам, кроме уровня владения иностранным языком, не стесняйтесь на собеседовании заявить о том, что вы готовы совершенствовать свой английский в свободное от работы время. Не исключено, что решение о трудоустройстве будет принято в вашу пользу и вас отправят на языковые курсы за счет фирмы.

Несколько слов о «формальностях»

Помните, нет содержания без формы. Претендента всегда оценивают комплексно: как он выглядит, говорит, подает себя. Поэтому не забудьте про элементарные правила прохождения собеседования: пунктуальность, выключенный мобильный телефон, подобающая случаю одежда делового стиля классических цветов, чистая обувь, умеренный макияж, умелое использование аксессуаров и украшений, аккуратный и неброский маникюр, легкие (нейтральные) духи, энергия, уверенность в себе, открытость и, конечно, улыбка.

И вас пригласили на собеседование. Что дальше? Как вести себя на собеседовании и как пройти интервью это, пожалуй, самые главные вопросы на данном этапе. В этой статье я поделюсь с вами своими наблюдениями о собеседовании секретаря . К слову сказать, эти рекомендации помогут вам не только на собеседовании секретаря , но и при прохождении интервью на другие должности.

Сразу хочу заметить, что несмотря на обилие литературы на тему «как пройти интервью », ни одно из этих изданий не может гарантировать вам трудоустройства. Как правило, помимо квалификаций, которые ожидаются от будущего сотрудника, у работодателя чаще всего имеется некая «картинка» о том, что представляет из себя идеальный кандидат на позицию. И хотя знание определенных техник и правил прохождения интервью, безусловно, повысит ваши шансы на получение желаемой должности, но не является гарантией. Причин непрохождения интервью может быть несколько: от ваших ошибок на интервью до банального «картинка не совпала».

Приведу вам два примера последнего. Я успешно работала секретарем в одной замечательной компании. Работа мне очень нравилась, но через какое-то время мне захотелось «расти» профессионально. К этому времени освободилась вакансия помощника президента компании. Я подала свое резюме на эту позицию, но меня, к сожалению, не выбрали. Президент компании сказал мне о том, что у меня замечательная квалификация и опыт, и я — прекрасный сотрудник, но на данной позиции он хотел бы видеть человека хотя бы лет на десять постарше . Проходя интервью в другой компании на должность помощника директора, мне стало понятно, что на эту должность по каким-то причинам хотят видеть человека модельной внешности.

Как вы видите, отказ не всегда является прямым следствием вашей недостаточной квалификации или ошибок. Поэтому, несмотря на то, что на собеседовании нужно раскрыть ваши таланты по возможности полно, относитесь к этому как к игре, в которой возможен как выигрыш, так и проигрыш.

Собеседование секретаря обычно проводится в несколько этапов. Сначала проводится собеседование с менеджером по персоналу. Первичное собеседование секретаря может проводиться по телефону или лично. Далее вы можете пообщаться с директором по персоналу и потом с президентом компании. Или наоборот, сначала с непосредственным начальником (если это не президент или директор), а потом с директором по персоналу. Также очень вероятны тесты, как профессиональные, так и психологические.

К любому собеседованию секретаря необходимо подготовиться. Важно понимать, что интервью – это процесс двусторонний . Собеседование секретаря — не экзамен, от которого будет зависеть ваша оценка. Не только вас оценивают, но и вы оцениваете компанию на предмет того, насколько вам хочется в ней работать. Поэтому подготовка к собеседованию нужна, главным образом, для вас.

Первое, что необходимо сделать после получения приглашения на собеседование секретаря – это зайти на сайт компании. Я считаю, что отправляться на собеседование в компанию, не изучив о ней информации – недопустимо, хотя на моей практике проведения собеседований секретаря (да и не только) таких случаев было много. Я не помню ни одного раза, чтобы такого сотрудника пригласили на работу. Это не всегда напрямую связано с тем, что сотрудник не почитал информацию на сайте, но может быть связано с отсутствием интереса к компании, и это может проявиться в любой другой момент.

Итак, читайте информацию на сайте: чем занимается компания, какова ее миссия, каковы ее цели, как компания планирует развиваться дальше. Некоторые компании даже публикуют приоритеты своей кадровой политики и возможности для роста сотрудников. Изучайте это все! Не пожалеете. На самом деле, чем больше такой информации на сайте компании, тем лучше для вас. Хуже, когда ничего вообще нет.

Для того, чтобы пройти интервью , после того, как вы изучите основные направления деятельности компании, еще раз тщательно просмотрите описание должности , на которое вы подавали свое резюме. Очень часто на собеседовании задается вопрос о том, что в данной вакансии вас привлекло больше всего. В ответ – гробовая тишина. Ничего не привлекло. Подалась куда попало, лишь бы податься. Такое отношение к себе и к своей будущей работе неприемлемо. Отмотайте назад и начните снова.

Возьмите блокнот и запишите вопросы, которые у вас возникли: о компании, о должности, об обязанностях.

Прошлой осенью мне поступило интересное предложение: помочь в поиске кандидата на должность личного помощника владельца небольшой, но очень интересной компании.

Я совсем не специалист по подбору персонала, и уже собиралась отказаться, но фраза потенциального заказчика «Я прочитал ваши статьи и понял, что это действительно профессия» подцепила меня на крючок.

А когда я поинтересовалась, почему именно я, а не одно из многочисленных агентств по подбору персонала, мой собеседник ответил, что я знаю кухню изнутри, веду семинары (то есть работаю с помощниками) и имею большой опыт работы с разными руководителями. Поэтому я смогу понять, что он хочет и что ему нужно, и смогу выбрать кандидата, который лучше всех будет соответствовать требованиям.

Отказаться от столь заманчивого предложения было невозможно. Во-первых, за работу предложили неплохие деньги. А во-вторых, очень интересно было оказаться по ту сторону баррикад и понять, чего же на самом деле хочет реальный работодатель, чем он руководствуется при выборе помощника и что, в конце концов, ему нужно.

Для начала заказчик попросил меня провести консультацию, чтобы определить со своими желаниями и задать направление поиска.

ЧТО ВАЖНОГО Я УЗНАЛА О РУКОВОДИТЕЛЕ «В ПОИСКЕ»

■ Не соотносит свои желания с реальностью. Первое и главное, что я для себя вынесла, - я не зря плачу деньги своему психологу. Более того, мне стало казаться, что я ей недоплачиваю. И если она поднимет цену на свои услуги, я приму это со всем возможным смирением.

Понять, что на самом деле нужно человеку, очень сложно. Прежде всего потому, что сам он далеко не всегда понимает, что ему нужно. Прибавьте сюда несоответствие между тем, что ему на самом деле нужно, и тем, что, как ему кажется, ему нужно.

Мы все живем в плену своих привычек, стереотипов, страхов, навязанных обществом, деловыми партнерами, родственниками…

Все это накладывает отпечаток и на выбор личного помощника. У нас принято думать, что руководитель всегда точно знает, чего хочет, что ему нужно. Именно поэтому он и руководитель. Для меня было огромной неожиданностью, когда я поняла, что это не совсем так. Вернее, совсем не так.

Передо мной сидел уверенный в себе успешный бизнесмен. Более того - счастливый человек, которому очень нравилось его дело, человек с острым умом, невероятным количеством энергии и, что встречается среди руководителей нечасто, адекватной оценкой той работы, которую он предлагает. Он знал, какие бывают помощники, понимал, какие преимущества и недостатки есть в работе с ним, признавал ее сложность и ответственность. А вот ответить на вопрос, кто же именно ему нужен (объективно) и чего хочется (субъективно), категорически не мог. Потому что не знал ответа, потому что сам себя об этом никогда не спрашивал.

■ Боится перемен и не хочет выходить из зоны комфорта. Удивительно, но и руководителей компаний, и владельцев бизнеса, даже тех, что удачно пережили многочисленные кризисы, это тоже касается. В нашем случае через два часа беседы неожиданно для всех выяснилось, что руководитель больше всего хочет, чтобы все осталось как есть. То есть хочет по-прежнему работать с нынешним помощником. Но девушка переезжала в другую страну, поэтому осуществить его желание было невозможно.

И нет, они не были идеальной командой, за годы работы у них накопилось множество обоюдных претензий. Но они привыкли работать вместе, знали особенности друг друга и были уверены в том, что выстроенная пирамида не рухнет - другой подхватит. Хотя, может быть, именно это и есть идеальная команда? Ведь не бывает так, чтобы все всегда были всем довольны. А если они оба знают, чем именно недовольна другая сторона, и принимают это во внимание, пожалуй, вполне можно понять, почему им обоим не хотелось прекращать сотрудничество.

■ Не знает, чего хочет.

- Мария, ну вы же профессионал, расскажите мне, чего я хочу!

Эту мантру я знаю. Любой из нас прекрасно понимает, что получить все и сразу крайне затруднительно, а чаще невозможно. И задача консультанта не только понять, чего на самом деле хочет работодатель, но и адаптировать его желания к действительности.

А затем убедить, что именного это, адаптированное, он и хочет на самом деле. Увы, и первое, и второе, и третье довольно сложно претворить в жизнь, и за одну консультацию этот вопрос не решить. Еще не раз придется возвращаться к нему в процессе.

■ Прекрасно понимает, сколько нужно платить помощнику, но хочет сэкономить. Собственник бизнеса стремится сократить расходы, что вполне понятно. Наемный директор также считает себя обязанным не только преумножить капитал, но и сэкономить. Ничего личного, это бизнес. Они прекрасно понимают, какая ситуация сейчас на рынке труда, и заранее узнают, какова зарплатная вилка в их регионе. Многие лично интересуются, сколько просят те или иные кандидаты. Благодаря сайтам по поиску работы сделать это совсем не сложно. И любой, кто контролирует бюджет, поступил бы так же.

Прибавьте к вашему окладу налоговые выплаты, премии, накладные расходы - и желание сэкономить становится вполне понятным, хотя и не менее обидным.

■ Не ищет личного помощника в одиночку. Привлекать профессионалов к поиску помощника (или даже непрофессионалов, как в моем случае) - это не только жесткая необходимость (найти человека быстрее и за меньшие деньги), но и желание разделить с кем-то ответственность за принятие решения.

Возможно, сам руководитель этого не осознает. Но в случае, если поиск затянется из-за несоответствия требований к соискателю и размера заработной платы или потому, что все кандидаты просто не будут подходить по неведомым никому причинам, всегда можно переложить ответственность на специалиста по подбору персонала.

Он плохо ищет, присылает не тех, не понял требований и так далее. Это своего рода вид психологической защиты от несовершенно устроенного мира, где идеальные кандидаты не выстраиваются под окнами в шеренгу по первому свистку.

- Почему все-таки не профессиональный HR-менеджер?

- Потому что они ведь ничего не знают о самой профессии. У них задача другая - как можно быстрее закрыть вакансию и заработать деньги. Все остальное их не интересует. Как они могут подобрать настоящего помощника, если о самой работе имеют весьма смутное представление?

- У меня задача точно такая же. Она у всех такая. Менеджеры по персоналу в людях хуже разбираются?

- Ай, Мария, никто так не разбирается в людях, как личный помощник.

Что ж, на это мне возразить нечего. Приступаем к работе.

ПОДГОТОВИТЕЛЬНЫЙ ЭТАП

■ Как ищем? На консультации мы в общих чертах обозначили условия и правила поиска:

Подготовили перечень обязанностей помощника;

Составили список требований к кандидату;

Определились с условиями его работы;

Договорились о том, что заказчик подробно изложит мне свои требования и направит на почту (в течение двух дней), я напишу на их основе текст вакансии, согласую с ним и размещу на сайте;

Параллельно предполагалось просматривать резюме, находящиеся в открытом доступе, обзванивать подходящих кандидатов, резюме тех, кто произвел положительное впечатление в телефонном интервью, направлять работодателю и приглашать кандидата на собеседование в случае одобрения;

Работодателю при этом не запрещалось самому просматривать резюме и направлять мне понравившиеся;

Кроме того, в поиске было решено задействовать знакомых и социальные сети («Фейсбук» в моем случае).

Договорились, что на составление списка требований у работодателя есть два дня. Естественно, через два дня список я не получила. И через три тоже. Выше я уже писала про перекладывание ответственности и подспудное нежелание заказчика соизмерять свои запросы с реальностью. Думаю, что именно это и стало причиной задержки. На языке менеджеров это называется «я предпочитаю довериться профессионалу».

Когда я это поняла, то решила взять ситуацию в свои руки: составила текст вакансии и направила его заказчику. После этого дело пошло веселее - вносить творческие правки всегда легче, чем создавать «рыбу» документа. С четвертой попытки работодатель согласовал текст, и я разместила вакансию на соответствующем сайте.

■ Кого ищем? В качестве помощника работодатель желал видеть:

Девушку и только девушку («мальчики слишком амбициозны»);

С высшим образованием;

Грамотной устной и письменной речью;

Хорошим разговорным и письменным английским;

Работящую;

С хорошим чувством юмора;

Сноровистую.

Все остальные требования вроде умения «расставлять

приоритеты и работать в стрессовой ситуации» ничем не отличались от требований тысячи других вакансий в Интернете.

Больше всего в списке меня удивило слово «сноровистая». Согласитесь, в жизни мы не так часто с ним сталкиваемся, а уж в тексте вакансии тем более.

- Что Вы имеете в виду?

- То, что мне нужен человек, который быстро всему учится. У сноровистых обычно хороший характер, и с ними легко работать.

И сразу представляется человек, который делает свою работу хорошо, быстро и без особого напряжения. И действительно, если нет постоянного внутреннего напряжения, боязни не справиться, ступоров, переживаний, то и поводов для конфликтов нет, и характеру портиться не от чего.

В своих поисках я взяла это слово за ключевое. Из общего ряда оно так выбивалось, что сразу становилось понятно, что это - главное качество будущего кандидата. Никакими дипломами и сертификатами его не заменить. Вот почему очень важно проговаривать свои желания и составлять списки, подытоживая сказанное. Кроме того, важно сравнить и перепроверить эти списки - вдруг упущено что-то важное.

Мы нашли отправную точку. Можно двигаться дальше.

■ Что предлагаем? Действительно очень интересную работу: с заграничными командировками, активным использованием языка, участием в переговорах, переводами письменными и устными.

Конечно, набор стандартных обязанностей секретаря тоже присутствовал, но занимал около 30 % общего объема работы.

А все остальное - помощь в организации мероприятий, участие в выставках, ведение деловой переписки, оформление различных документов - требовало от кандидата динамичности, креативности и смелости.

Прочие условия были среднестатистическими: хороший офис, официальное оформление, зарплатная вилка на общегородском уровне.

РЕЗЮМЕ БЫВАЮТ РАЗНЫЕ…

После согласования текста я разместила вакансию на сайте.

Что тут началось…

Резюме было действительно много, я честно просматривала все, но уже на втором десятке заметила странную закономерность: многие из кандидатов не владеют английским, не готовы к командировкам, ищут работу на неполный рабочий день.

Сначала я ужасно расстроилась: зачем тратить свое и мое время, если сразу понятно, что вакансия и кандидат друг другу не подходят? Ведь я прописала все ключевые требования.

■ Знание иностранного. Как правило, многие работодатели требуют «perfect english» просто потому, что «это красиво звучит». Естественно, кандидаты уже давно на это требование не обращают внимания, поскольку знают, что в большинстве случаев оно чисто формальное. Но это был не наш случай. И тут я обрадовалась: стало понятно, что можно просматривать только ключевые моменты в резюме, не читая полностью текст, и уже на этой стадии отсеивать тех, кто точно не подходит.

■ Фотография. Вторым ключевым моментом стала фотография. Нет, если текст под ней был хороший, складный и кандидатура нашим требованиям соответствовала, то даже если фотография вызывала сомнения, я звонила по указанному в резюме номеру и проводила небольшое телефонное интервью.

И порой даже выяснялось, что кандидат просто отличный, нужно приглашать на собеседование. А вот дальше начиналось самое интересное. Работодатель отказывался тратить свое время на соискателей со «странными» фотографиями. Один раз мне удалось-таки его убедить. Но в десяти других случаях - не удалось, и потом я просто перестала тратить время на эти споры.

Непозволительная роскошь в условиях, когда срочно нужен помощник.

■ «Странные» фотографии это:

Фото из ночных клубов или с пляжей,

Селфи, снятые с модного теперь в «Инстраграме» угла (в зеркале);

Фотографии, на которых ничего не видно.

Мой заказчик был уверен, что выбор фотографии многое говорит об адекватности соискателя, его видении себя в этом мире и о готовности работать на работе, а не просто «красивой по офису ходить». После долгих размышлений я все-таки вынуждена была с ним согласиться.

■ Уровень владения русским языком вполне можно оценить по резюме и сопроводительному письму. Я всегда думала, что за этими документами сложно разглядеть реального человека. И с удивлением обнаружила, что это совсем не так.

Таким же открытием для меня стала важность сопроводительного письма. Ведь если человек не просто потрудился написать несколько строчек, но и сумел рассказать в них что-то важное о себе или о том, почему он откликается на вакансию, это говорит не только о том, что соискатель хорошо владеет родной речью, но и что он способен логически мыслить и добросовестно подходит к поиску работы.

Часто кандидаты присылают резюме «для галочки». Они уже где-то работают и не собираются всерьез искать новое место. Просто хотят узнать свою «стоимость» на рынке.

Что ж, и это можно понять. Моей задачей было после энного интервью научиться распознавать таких кандидатов и не звать их на собеседования.

С оставшимися кандидатами пришлось проводить полноценные телефонные собеседования. Не могу сказать точно, какое количество резюме я просмотрела за время поиска помощника мечты. Решив подвести итоги, я принялась их считать уже после того, как искомый кандидат был найден. На цифре 189 я бросила это занятие. Полагаю, их было около двухсот.

ТЕЛЕФОННОЕ ИНТЕРВЬЮ

На этом этапе меня ждало еще одно открытие. Дело в том, что я работаю полный день. Соответственно, провести собеседование я могла только вечером. Когда я согласилась поучаствовать в подборе помощника, мне казалось, что это будет удобно для всех. Ведь когда я сама искала работу, назначить собеседование на 19:00 было невероятной удачей.

Большинство кандидатов работают, думала я, и они будут рады возможности сходить на собеседование, не отпрашиваясь с работы. А тем, кто не работает, по большому счету все равно. Но и их должно радовать, что собеседование назначено не на раннее утро.

Но оказалось, что очень многие кандидаты совершенно не хотят тратить на собеседования свое свободное время. Они предпочитали начало или конец рабочего дня, но 19:00 их не устраивало так же, как и 08:00. Ну что же. На работу могут не взять, и тогда свободный вечер будет потрачен напрасно. Видимо, логика в этом случае такая.

Казалось бы, список небольшой. Но если прибавить к этому резюме, то становится понятно, стоит ли звать человека на интервью. Например, если в резюме что-то не нравится, не сходятся факты, то возникают вопросы. По тому, как человек отвечает, можно сделать выводы как минимум о том, готовился ли он к интервью, насколько он сообразителен, соответствует ли действительности его самопрезентация.

Или резюме и сопроводительное письмо прекрасные, но в разговоре собеседник теряется. И здесь тоже легко определить, сам ли он писал свое резюме и почему теряется - просто нервничает или не помнит, что ему там написала подруга из кадрового агентства.

Все это позволило отсеять часть претенденток. А после первых двух десятков звонков дело пошло совсем легко. Потому что резюме тех кандидатов, которые были нам нужны, отличались от большинства. По ним было понятно, что кандидат писал их сам и описывал реальные обязанности, а не составлял из фраз-шаблонов, как конструктор.

Сейчас не сложно составить хорошее резюме. Даже если опыт работы не соответствует требуемому, можно почитать описания вакансий, куда желаешь устроиться, найти перечень обязанностей и вписать их в свое резюме. А расшифровку тех или иных обязанностей подскажет Google.

И это совсем неплохо. Наоборот, такой подход говорит о структурном мышлении, о том, что человек нацелен на результат и умеет находить способы получить желаемое. Это все нужные и важные качества для личного помощника, поэтому подход этот правильный и действенный.

Но дело в том, что, подбирая личного помощника, работодатель ищет не столько умения и навыки, сколько личность. Ему ведь нужно непосредственно работать с руководителем, порой чуть ли не сутки напролет. Поэтому для работодателя зачастую важнее именно те странные вещи, которые ему иногда даже сложно сформулировать, чем умение написать деловое письмо. В конце концов, можно научиться писать письма, и книги хорошие в помощь есть. И получается, что чувство юмора, находчивость или внутренний покой, который излучает кандидат, перевешивают все профессиональные компетенции. Хотя бы потому, что их, в отличие от умений и навыков, нельзя наработать.

СОБЕСЕДОВАНИЕ

■ «Хорошие» кандидаты. Я сейчас скажу ужасную вещь.

«Хороших» кандидатов видно сразу. И дело не в том, что они предупреждают об опоздании на пять минут или звонят накануне, чтобы подтвердить встречу. Эти рекомендации сейчас можно легко найти в Интернете.

Дело в другом. В том, что кандидат собран и вежлив, хотя по нему видно, что он волнуется (волноваться на собеседовании - естественно).

Еще мы с заказчиком обнаружили, что те, кто волнуется, нравятся нам больше . Впрочем, это объяснимо, если вспомнить, что под стрессоустойчивостью понимается не спокойствие удава в любой ситуации, а адекватная реакция на происходящее.

■ «Хорошие», но не подходят. Иногда бывает, что кандидат отличный, но не подходит. И не всегда удается понять, почему. В нашем случае причины были следующие:

. «Учеба». Замечательная девушка, учится в аспирантуре. Нам пришлось потратить час, чтобы разобраться, что ищет она такую работу, где можно будет заниматься своими делами (писать диссертацию). Нет сомнения, что найдет. Но мы искали другого кандидата.

. «Не умеет работать в команде». А среди личных помощников это распространенное явление. Многие из них не являются частью команды в традиционном смысле, они привыкли работать с одним человеком - руководителем - и защищать его интересы. Сложно в такой ситуации быть в ладах со всем коллективом.

. «Злая». Да, действительно злая. Умная, красивая, деловитая, профессионал. Но злющая, ужас. И она найдет своего руководителя и свою должность, потому что во многих компаниях это качество будет самым необходимым.

. «Не хочет работать». На самом деле не хочет. Хочет «ходить красивой по офису», быть в центре внимания, а работать не хочет. И я уверена, что найдется компания, которая с удовольствием возьмет эту девушку на работу. Как говорил прежний работодатель моей подруги: «Мне нужно, чтобы моих гостей в приемной встречало солнышко. А больше мне ничего не нужно».

. «Мне не нравится. Не могу объяснить. Мария, почему она мне не нравится? Она же хорошая!» Да не почему. Один человек нравится или не нравится другому независимо от каких-то объективных причин. Но это то, что нельзя игнорировать. Более того, это ключевой момент. Руководитель со своим помощником проводит времени больше, чем с семьей. Он доверяет ему в решении рабочих и личных вопросов, предоставляет доступ к конфиденциальной информации. Ни в коем случае помощник не должен вызывать у руководителя негативных эмоций - тогда он просто не сможет с ним работать.

СТРЕСС-ИНТЕРВЬЮ

Спустя полтора месяца, изучив полторы сотни резюме и проведя полтора десятка собеседований, я уже собиралась впасть в отчаяние. Нет, сдаваться в мои планы не входило, я понимала, что рано или поздно мы кого-нибудь подходящего найдем. Но уже не надеялась завершить операцию до конца года.

А потом мне попались сразу три хороших резюме подряд. Со всеми тремя девушками я переговорила, с двумя из них мы встретились вместе с заказчиком и дружно пришли к выводу, что посмотрим третью и примем решение. Мы не смогли организовать общую встречу с третьим кандидатом, и с руководителем в первый раз она встречалась без меня. После собеседования он позвонил мне и сказал: «Пожалуйста, посмотрите девочку как можно скорее, мне кажется, это то что нужно».

С претенденткой мы назначили встречу тем же вечером в кафе, место я выбирала рядом с тем, куда мне нужно было потом бежать на встречу с друзьями, предварительно уточнив, что соискателю это удобно. Уже через двадцать минут я позвонила заказчику с сообщением: «Берем, и думать некогда, ее уже в понедельник перехватят». И он меня услышал.

Нет, все было совсем не так просто. Мы договорились обо всем в пятницу, а в воскресенье руководитель вдруг засомневался и предложил еще одну встречу, и «если можно, то сегодня, чтобы завтра она уже могла выйти на работу». Я надеялась на выходной, о чем не стесняясь сообщила, и предложила выбрать для встречи ресторан рядом с моим домом. Поскольку живу я в центре, этот вариант всех устроил.

Но это стресс. Я не профессиональный HR-менеджер, а такой же наемный работник, и сама идея стрессовых интервью мне претит. Само по себе собеседование отнюдь не прогулка по парку, и усугублять ситуацию, на мой взгляд, просто бесчеловечно. Так что перед нашей соискательницей я себя чувствовала очень виноватой.

В ресторане мы не просто говорили. В разговоре о будущих обязанностях руководитель принялся обсуждать ближайшую поездку в Лондон, бронирование отелей и прочее.

И здесь надо отдать кандидату должное: она не растерялась, предложила свою помощь и быстро забронировала хорошую гостиницу по очень удачной цене. С чужого планшета, в ресторане, куда еще утром она не собиралась. В этот момент и до моего заказчика наконец дошло, что если он не предложит девушке работу сегодня, то завтра ее «уведут».

Прошло уже пять месяцев с того момента, как выбранная нами кандидатка приступила к работе. Шеф ей очень доволен. Его помощник тоже довольна, хотя и признается, что нагрузки очень большие и времени на отдых у нее почти не остается.

МОИ ВЫВОДЫ

Я получила бесценный опыт, который помог мне узнать кое-что новое о профессии, которой я отдала десять лет:

1. Работа менеджера по подбору персонала очень трудная, как и любая работа с людьми. С одной стороны - заказчик-работодатель, которому надо вчера, идеально и бесплатно. С другой стороны - огромное количество кандидатов, все они волнуются, многие из них подводят, не приходя на собеседование и никак об этом не предупредив.

И мне стало понятно, почему многие HR-менеджеры относятся к своей работе с некоторым цинизмом и холодностью - просто невозможно постоянно думать, удобно ли будет соискателю добираться домой после собеседования, которое назначено на восемь вечера. Я никак не могла

это «выключить», потому что сама была на месте этих кандидатов, мне всех их было страшно жаль и хотелось, чтобы стресса у них было как можно меньше. Но, увы, не всегда это зависело только от меня.

2. Работодатель врет о том, что ему нужно. О своих желаниях, об условиях работы. Многие из вас с этим сталкивались, не так ли? Так вот, он врет, потому что не знает многих нюансов работы, не понимает, что именно ему нужно и как совместить это с теми условиями и заработной платой, которые он может предложить.

3. Стрессовые собеседования не гарантируют стопроцентный результат, оставаясь при этом стопроцентным злом.

4. У нас огромное количество замечательных помощников руководителей.

5. Каждый руководитель в итоге найдет своего помощника. При сходных требованиях у каждого руководителя свое представление об идеальном помощнике. Профессиональные и личные качества кандидатов могут очень сильно отличаться, но это не говорит о том, что они не будут востребованы на рынке труда.

6. И я знаю, почему совпадения добиться так непросто. Руководители хотят видеть рядом с собой взрослую интересную личность. И настоящие помощники действительно такие - умные, сильные, самостоятельные. Всем известно, как сложно совпасть двум самодостаточным людям.

7. Если долго мучиться - что-нибудь получится. Конечно, положение работодателя куда более выгодное, чем у соискателя. Но на самом деле он тоже боится. Он боится остаться без помощника, боится найти не того, боится, что найдет того, кто нужен, но что-то не заладится, и идеальный помощник от него сбежит. Он может не признаться в том, что у него есть свои недостатки и с ним трудно работать, но в глубине души все об этом знает.

Любой начальник в первую очередь хочет, чтобы выстроенная им пирамида не рухнула, пока он пьет чай. Хочет знать, что человек, с которым он работает, как минимум понимает, что происходит, как максимум - так же радеет за процесс, как и он. Еще он хочет знать, что есть хоть какой-то, пусть совсем небольшой, участок работы, за которым не нужно пристально наблюдать - там и без него будет порядок. То есть, да, великий и могучий начальник, как и простые смертные, мечтает о стабильности и покое, о надежном тыле, который и должен обеспечить его личный помощник.