Кто из нас не задавался вопросом, что же является наибольшей ценностью? Довольно часто мнения по этому поводу расходятся. Одни считают, что информация, другие — время. Несмотря на то, что современное общество имеет достаточно возможностей для экономии времени, почему то именно времени как раз и не хватает. И сразу же в голову приходят мысли: «Почему технический прогресс играет злую шутку?», «Как успеть сделать все да еще и хорошо?», «Как распределять и планировать свой день, чтобы хоть частично себя разгрузить?». Все очень просто. Нужно всего лишь научиться правильно планировать время.

Правила, которых следует придерживаться, если есть желание все успевать

Чтобы все успевать и иметь время на отдых, следует:

• разработать определенный план;
• первоочередно разбирать мелкие по важности дела, не оставляя их на потом;
• не тратить рабочее время впустую на ненужные дела;
• ежедневно анализировать выполненные задачи;
• в зависимости от важности правильно распределять приоритеты;
• следить за порядком;
• выработать в себе силу воли следовать новым привычкам.

Как научиться планировать свой день: этапы планирования времени руководителя

Вроде бы правильно распределить рабочее время, определить последовательность повседневной работы не составляет особого труда, однако, не всем это под силу. Если в голову приходят мысли о том, как своевременно сделать важные дела и не устать, важно научиться правильно планировать и распределять время. Немаловажную роль здесь играет правильно составленный план распорядка дня.

Не стоит забывать о таком важном факторе, как ограниченность времени. Время нельзя остановить, изменить, вернуть, а значит то же самое касается и работы, и дел, и нашей жизни в целом.

Существуют такие этапы планирования рабочего времени:

• выработка дисциплинированности (научиться контролировать свой день – важная задача успешного руководителя);
• определение степени важности дел (допускается планировать не более 3 срочных дел в день);
• рациональное распределение дел на важные, срочные, легкие, простые, незначимые;
• составление поэтапного плана выполнения работ;
• избавление от простых, мелких, легких дел, выполнение которых занимает менее 10 минут (разгрузка последующих дней);
• отказ руководителя от занятий, которые «воруют» время (просмотр сериалов, многочасовое общение в соцсетях, посиделки с друзьями);
• определение каждой вещи в доме и на работе своего места;
• избавление от рабочего хлама (достаточно 10 минут в день, чтобы перебрать документы и выбросить ненужное);
• выбор хобби для досуга.

Чтобы не терять друзей и правильно экономить время, необходимо следовать правилу: посещать страницы в соцсетях 2 раза в неделю, выделять для встречи с друзьями выходные дни, планировать заранее личные встречи, сокращать время «пустых» телефонных разговоров до 15 мин в день.

Как составить план работы

Плодотворное планирование возможно, если придерживаться следующей последовательности в работе:

1. Определить цели и задачи, на основании которых разработать план работы. Он может быть краткосрочным (на неделю) либо долгосрочным (на месяц, квартал, год).

Внимание: Успешному руководителю нельзя отступать ни на шаг от плана. Можно вносить в него корректировки, например, менять местами дела, дни важных встреч, планировать на другое время мероприятия, но кардинально изменять нельзя ни в коем случае.

1. Распределить задачи и определить сроки их исполнения. Важно научиться в первую очередь выполнять дела, которые имеют ограниченные сроки и те, которые требуют применения больших усилий. Далее можно планировать среднесрочные задачи и работу, требующую выполнения стандартных функций. В последнюю очередь следует выполнять малозначимую работу.

1. Обязательная отметка срочных дел, возникших накануне исполнения, в своем ежедневнике или календаре (дает возможность руководителю успевать делать все вовремя, не упуская важных моментов).

1. Анализ всех дел, сокращение списка задач (по мере возможности).

Чтобы разгрузить свой день, важно:

1. Следовать ограничению выполнения дел: не более 3-х срочных, не более 10-ти в общем за день.
2. В планировании придерживаться выполнения сложных задач в более удачное время, желательно в первой половине дня, легких – в конце рабочей смены.
3. Не выполнять следующую работу, не завершив предыдущую (важно поэтапно планировать задачи, выполнив оговоренные ранее).
4. Не оставлять незавершенные дела, не переносить их на следующий рабочий день.
5. Если все же имеются невыполненные задачи, рекомендуется делать о них отметку в календаре важных дел, где особо отмечать их. В случае, если одно и то же дело стабильно «живет» в ежедневнике несколько дней подряд, стоит подумать, как от него отказаться либо просто передать его другому исполняющему лицу.

Секреты рационального планирования

Правильно планировать день позволят:

• оценка плана работы, корректировка заданий, составление распорядка дня;
• контроль за выполнением дел, устранение одновременного выполнения нескольких задач (в противном случае существует риск низкой результативности в работе);
• завершение начатых дел;
• устранение препятствий, которые мешают руководителю выполнять поставленные задачи, отвлекают внимание, влияют на планы;
• чередование работы с отдыхом;
• анализ планирования времени;
• постоянное улучшение своих результатов работы.

Секреты экономии времени руководителя

1. Важно объединять похожие задачи, например, совмещать переговоры, разбирать корреспонденцию, отвечать на электронные письма.
2. Не менее важно создание спокойной обстановки. Это необходимо для того, чтобы ничто не отвлекало от работы.
3. Ограничение своего рабочего времени позволит избежать малопродуктивного результата от деловых встреч.
4. Умение распределять приоритеты – важный показатель рациональности и последовательности дел, который влияет на достижение поставленных целей.
5. Выполнение исключительно важных дел позволяет руководителю добиться высоких показателей в своей работе.
6. Значительную часть времени поможет сэкономить распределение задач между сотрудниками.
7. Не менее важна поэтапность в работе. Двигаться к цели намного легче, если подниматься по лестнице, начиная с мелочей и достигая высот.
8. Ведение ежедневника важных дел поможет устранить накладку одних задач на другие, скопление дел в конце месяца.
9. Важные решения лучше принимать с утра. Таким образом можно создать ощущение успешности на весь рабочий день.
10. Составляя планы, графики дел, важно учитывать истинный уровень трудоспособности, поскольку именно он влияет на конечный результат работы.

Состояние хронической нехватки времени порождает у человека чувства вины и собственной неполноценности, а также способствует развитию психологических комплексов. Люди, плохо справляющиеся с распределением своих сил и возможностей, берущие на себя слишком много или избегающие всякого планирования, как правило, терпят крах во всех начинаниях. Им сложно расставлять приоритеты, и в итоге решение каждой поставленной задачи дается им с большим трудом и не приносит внутреннего удовлетворения.

Как правильно планировать день, чтобы все успевать? Как сделать так, чтобы цейтнот перестал быть жизненной нормой, уступив место собранности и радости от каждого очередного преодоления?

7 причин составить список дел

Неспособность продумать свои действия на несколько шагов вперед и составить соответствующий алгоритм, приводит к тому, что человек утрачивает представление о временных рамках. Малозначимые или бессмысленные занятия могут отнять у него весь день, а действительно приоритетные задачи отодвинутся на второй план и потеряют свою актуальность.

Умение заключать каждую очередную микроцель в строгую «временную капсулу» и отводить ей правильное место на шкале очередности и является основным замыслом такого направления, как тайм-менеджмент. И прежде чем понять, как планировать свой день, чтобы все успевать, нужно определить для себя 7 преимуществ данной практики:

• Вырабатывание полезных привычек и отказ от старых. Самый надежный вариант ввести в свою жизнь какое-либо полезное составляющее и отказаться от того, что мешает – это начать заполнять свой «календарь успеха», отмечая в ежедневном списке каждый этап победы над собой. Например: «7-й день на полезной диете» или » 3-й день без жирной пищи».
• Разумное распределение сил. Многие задачи отнимают у человека огромное количество сил, поэтому планирование поможет разделить энергозатратные процессы на периоды, чередующиеся с менее сложными вопросами.
• Повышение собственной эффективности. Через четкое указание цели к человеку приходит понимание необходимости получения результата, и ему легче сконцентрироваться на достижениях.
• Повышение стрессоустойчивости. Когда индивид ясно представляет, чего он хочет добиться, он перестает мучиться неуверенностью и сомнениями, являющимися основным источником бытового стресса.
• Вырабатывание пунктуальности и конструктивности. Человек, практикующий тайм-менеджмент, способен трезво оценивать свои возможности и понимать, сколько времени займет у него та или иная задача. Это освобождает его от лишней суеты и позволяет чувствовать себя хозяином положения при любой ситуации.
• Снятие напряжение с мозга. Отсутствие планов на бумаге принуждает человека держать все текущие задачи и перспективы в уме, поэтому достичь полной концентрации на работе не получится – мозг будет постоянно посылать тревожные сигналы о необходимости сделать множество дел.
• Раскрытие творческого потенциала. Когда человеку не нужно метаться в поисках очередной цели, у него высвобождается много творческой энергии. В результате даже рутинные задачи воспринимаются индивидом с интересом. О таких людях говорят, что они «фонтанируют идеями».

Другими словами, режим дня планируют с целью навести порядок во всех своих делах и стать реальным владельцем своего времени, а не его слепым потребителем.

Когда лучше составлять план

Как научиться планировать свой день? По результатам научных исследований было доказано, что лучше всего человек усваивает мотивирующую информацию, если обдумает и переложит ее на бумагу перед отходом ко сну. К утру мозг успевает полностью усвоить список запланированных дел и принять их как должную необходимость.

Проснувшись, человек уже не задается вопросом о том, нужно или нет ему выполнять пункты составленного перечня, и, таким образом, уже с первых минут после пробуждения готов приступить к его выполнению.

Способ составления списка дел

Новичкам планирование грядущего дня лучше производить на бумаге, классическим способом. Так он успевает не только указать все необходимые цели, но и обдумать их необходимость. Возможно, указанная на бумаге задача окажется не такой важной, по сравнению с остальными, как это казалось сначала. Кроме того, блокнотик удобнее носить с собой постоянно и часто перечитывать. Он не зависит от мощности батареи телефона или другого электронного носителя.

Опытным планировщикам хорошо подойдет любой удобный гаджет. Там список дел будет легче корректировать с учетом форс-мажорных обстоятельств, да и просматривать составленную программу на день им нужно не так часто, как начинающим.

Как планировать свой день, чтобы все успевать?

Есть несколько правил, которые помогут неопытному последователю тайм-менеджмента избежать ошибок при составлении ежедневного плана и его следованию:

• нужно выбрать тот носитель информации (блокнот или гаджет), который будет удобно держать в руке, на который приятно смотреть;
• список дел нужно всегда иметь при себе;
• каждый исполненный пункт перечня нужно вычеркивать сразу по его исполнении;
• напротив каждого пункта нужно проставлять время, за которое он должен быть выполнен (в первый месяц практики время указывается «с запасом»);
• нельзя указывать в списке больше дел, чем человек выполняет обычно, но нужно обязательно вписать 2-3 задачи, которые нужно решить непременно, несмотря ни на что;
• необходимо составлять перечень таким образом, чтобы сложные дела чередовались с более простым и было выделено время на отдых.

Основное правило данного аналитического направления: открываться список должен самой важной задачей на день и постепенно нисходить до малозначимых целей. Если сделать наоборот, человек весь день будет со страхом ожидать момента, когда нужно будет взяться за сложное дело, и производительность его снизится по всем показателям.

Определение своих целей

Прежде чем составить первый список дел, человек должен проанализировать свою жизнь как осмысленное движение к какому-то значимому событию. Это может быть перспектива на год-два вперед (поездка на дорогой курорт, или покупка машины) либо долгосрочный проект (стать известным писателем, получить ведущую должность на производстве).

В любом случае каждый прожитый день должен продвигать человека в указанном направлении, а значит, и в списке задач необходимы пункты, способствующие этому продвижению. Лучше всего в достижении крупной цели помогает «тактика микрошагов», суть которой состоит в формировании множества последовательных алгоритмов, неуклонно приближающая индивида к его задумке. Как планировать свой день, используя данную практику?

Тактика «микрошагов»

Как работает эта одна из основных стратегий тайм-менеджмента, можно разобрать на примере намерения индивида открыть пошивочную мастерскую. Что ему для этого понадобится?

• Составить бизнес-план.
• Заручиться инвестициями, взять в кредит или накопить нужную сумму.
• Зарегистрироваться в налоговых органах и др.

Каждый из пунктов сам по себе содержит множество различных манипуляций, а значит, не может быть частью ежедневного плана, а будет являться завершающим моментом некого периода – 1-2 недель, месяца, года. Поэтому составив список крупных задач, человек должен вернуться к первому пункту и разбить его еще на несколько частей. Так, раздел о составлении бизнес-плана примет более конкретную форму с легко осуществимым порядком действий:

• Найти в интернете несколько фирм, занимающихся бухгалтерским услугами.
• Изучить отзывы и выбрать организацию, пользующуюся доверием у бизнесменов.
• Записаться на прием к специалисту и др.

Теперь человек точно понимает, что ему нужно делать, и может постепенно включать необходимые пункты в свой ежедневный список, но обязательно учитывая свои возможности исполнить задуманное. Цель, еще вчера казавшаяся недостижимой мечтой, окажется доступной, и желаемое осуществится гораздо быстрее, чем если бы будущий предприниматель подходил к делу без четкого представления о своих действиях.

Организация дня: нюансы

Как планировать свой день, чтобы все успевать? Необходимо сразу отказаться от привычки «отсыпаться» после трудовой недели, поскольку долгий сон, как и его отсутствие, влечет за собой дезориентацию во времени — объекту гораздо сложнее «войти в колею» и исполнить задуманное.

По отзывам психологов, 8-часовой период с 22:00 до 6:00 утра является самым продуктивным временем для отдыха, после которого человек чувствует себя готовым к свершениям и энергетически обновленным.

Как планировать рабочий день? В режиме служебного графика, возникают задачи, требующие сиюминутного решения – например, деловой звонок или срочная встреча. Если неожиданные обстоятельства не мешают выполнению плана, то их можно никак не фиксировать, но если форс-мажор требует серьезного подхода, то следует заменить временем, потраченным на него, менее важные дела. При этом нереализованные цели переносятся на другой день или решаются на досуге.

В правильную организацию дня входит также введение строгого лимита на пользование соцсетями, электронной почтой и другими отвлекающими приложениями (если это не является частью рабочего процесса). Следует выделить на интернет-общение или просмотр новостей из почты не более 30 минут в день, разбив это время на 2-3 подхода.

Умение отказывать и делегирование

Не знаете, как правильно планировать свой день? Запомните еще одно правило: очень важно исключить мешающие факторы, которые возникают ежедневно и проявляются в давлении общества на чувствах долга, вины или ответственности индивида. Как правило, большая часть таких моментов не основана на настоящей необходимости обращения к помощи человека и является лишь желанием кого-либо сложить с себя груз лишних дел или облегчить себе жизнь за счет товарища. Если индивид, практикующий тайм-менеджмент, осознает попытку оппонента воспользоваться его безотказностью, ему нужно научиться сразу отказывать, без объяснения причин или обещаний вернуться к этому вопросу «в другой раз». Всего несколько безуспешных попыток и полученных отказов — и манипулятор сам оставит вас в покое и переключит внимание на кого-нибудь другого.

Но есть ситуации, когда оказать помощь действительно необходимо. Тогда объект должен найти оптимальный выход из положения и решить, возможно ли оказать содействие через делегирование (перекладывание ответственности за выполнение дела на другое лицо), либо лучше сделать все самому. Отзывы опытных последователей описываемого направления подтверждают, что после тщательного анализа ситуации едва ли 10% возникающих форс-мажоров такого типа действительно заслуживают личного внимания человека и вполне решаемы другими способами.

Планируем день ребенка

Ребенок доподрсткового возраста не в состоянии грамотно оперировать понятиями времени и энергетического баланса, поэтому его необходимо постоянно направлять в нужное русло, не забывая и о том, что дети более взрослых нуждаются в стимуляции. У школьника обязательно должен оставаться час-два в день на то, что ему интересно в текущий момент. Именно в свободное от занятий время пробуждается его творческий потенциал и зарождаются личные (а не навязанные родителями) целевые задачи.

Составлять расписание дня ребенка нужно с его участием, и хотя каждый пункт списка требует обсуждения и принятия обоими участниками процесса, нельзя забывать, что мнение школьника должно являться превалирующим. Родителю необходимо только корректировать временные рамки для каждого занятия, основываясь на реальных возможностях ребенка.

Следить за тем, чтобы школьник старался не уклоняться от созданного алгоритма, нужно ненавязчиво. Ничего страшного, если какое-то дело будет выполнено в спешке или останется нереализованным – важнее, чтобы ребенок научился делать выводы, анализируя прошедший день и правильно оценивая свои действия. Для этого каждый вечер перед составлением списка задач на следующий день надо обсудить с юным планировщиком все проблемы, с которыми он столкнулся на пути следования алгоритму, а затем совместно решить, как предотвратить повторное возникновение препятствий.

Анализ ошибок и правильные выводы

Как планировать свой день, чтобы все успевать? Первые шаги в организации самодисциплины неизбежно сопровождаются ошибками и промахами, исходящими из незнания человеком собственных возможностей и неумения эффективно распоряжаться выделенным лимитом времени. Обычно для ликвидации основных причин периодически случающихся «провалов» достаточно в течение 1-3 месяцев анализировать каждый прожитый день и, составляя очередной список, учитывать сделанные выводы.

Но бывает, что и 3 месяц, и даже полгода регулярного планирования не приносят плодов. Уже к середине дня график перестает быть актуальным, а выполнение проектов, указанных в нем, отодвигается в перспективу. В этом случае метод требует корректировки. Планировщику придется временно отказаться от составления ежедневного расписания и на протяжении недели вести «дневник своих дел», записывая в него все совершаемые действия и отмечая время начала и завершения манипуляций.

Спустя нужное время данные составленного хронометража сличают с записями старых списков. Скорее всего, реальные цифры затраченных минут и часов на некоторые манипуляции будут сильно отличаться от тех, которые человек планировал затратить изначально. Следующий распорядок нужно формировать уже исходя из своих действительных возможностей. Через несколько недель время, отведенное на менее важные дела, можно начинать сокращать – сначала на несколько минут, а затем и до минимально необходимого срока.

Последователи тайм-менеджмента в своих отзывах утверждают, что любой человек, настроенный скорректировать свою жизнь так, чтобы никогда не сталкиваться с нагрузкой цейтнота, способен добиться видимых результатов уже через 5-7 месяцев. Для этого вовсе не обязательно изучать все нюансы аналитического направления – достаточно придерживаться общих принципов метода и применять основные техники организации своего времени.

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о планировании рабочего дня.

Сегодня вы узнаете:

1. Зачем планировать свой рабочий день;
2. Кому это необходимо;
3. Как правильно планировать рабочий день.

Планирование рабочего дня

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило . Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

• Расстановку приоритетов.
• Выбор важных задач.
• Поиск лучших путей их решения.
• Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое. К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать свой рабочий день

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн. Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день. Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены . Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети. С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным. На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма. Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители . Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма. Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе. Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра . Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

1. Квадрат А — Срочные и важные дела.
2. Квадрат В — несрочные и важные дела.
3. Квадрат С — срочные и неважные дела.
4. Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.

Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.

Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.

Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть. Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В. Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Существует несколько правил того, как нужно эффективно вести свой рабочий день. Для удобства, разобьем день на 3 части:

• Начало рабочего дня.
• Основной рабочий процесс.
• Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

• Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
• Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
• Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
• Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

• Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
• Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
• Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
• Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
• Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

• Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
• Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
• Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.

Если вы руководитель, то в течение рабочего дня должны плотно работать со своим секретарем.

Помните, что все это общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право. Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним.

Планирование рабочего дня должно быть индивидуальным.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Несмотря на то, что практика тайм-менеджмента прочно оседает в нашей жизни, большинство людей совершают типичные ошибки, когда планируют свой рабочий день. Вот несколько из них.

Ошибка 1. Неправильная расстановка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра говорит нам о том, что мы должны выполнять важные дела. Но многие люди могут легко перепутать, что для них важно. Квадрат А, который должен оставаться пустым, и отвечающий за срочные и важные дела, они часто путают с С, где скопились неважные дела, требующие немедленного вмешательства.

Важно помнить, что вы должны расходовать силы исключительно на то, что вам важно в данный момент времени. Работать на перспективу следует, когда дела можно отложить и грамотно их распланировать.

Ошибка 2. Слишком много времени уделяется мелочам.

Для того, чтобы объяснить, почему в первую очередь надо делать «базу», а только потом мелочи, воспользуемся Законом Парето. Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата. То есть, когда вы работаете над чем-то важным, вы затрачиваете 20% усилий и достигаете 80% результата. Когда вы работаете над мелочами, вы получаете результат в 4 раза меньше, а тратите сил в 4 раза больше.

Рассмотрим небольшой пример. Вам нужно запустить рекламную кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним ключевые слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата. Но если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то потратите значительно больше сил. Все это нужно будет сделать, но уже после начала рекламной кампании, когда вы достигните первого результата.

Ошибка 3. Отсутствие времени на личные дела.

У каждого человека должна быть личная жизнь и свобода выбора занятия. Если у вас много дел, и вы не находите один — два часа для того, чтобы заняться своим хобби, то это плохое планирование собственного дня. Планировать рабочее время важно не только потому, что оно позволяет делать больше. Оно дает возможность заниматься без спешки тем делом, которое вам по душе.

Наверняка каждая из вас хотя бы раз в жизни задумывалась о том, почему кто-то с легкостью успевает все и дома, и на работе, а кому-то приходится существовать в бешеной гонке, разрываясь между офисом и семьей. И при этом не успевать и половины того, что запланировано. Вы тысячу раз составляли список дел на каждый день, но, кажется, с каждым днем дел только прибавляется? Все поправимо! О том, как правильно составить план дня и выполнить запланированное, вы узнаете прямо сейчас.

На первый взгляд, написать список назначенных дел – пустяковая задачка, но в реальности все гораздо сложнее. Действительно, перечислить все необходимые дела достаточно легко, но вы никогда не добьетесь успеха, если не выстроите четкую и логичную систему последовательности действий. Верная расстановка приоритетов – первый шаг на вашем пути, если вы в самом деле хотите знать, как планировать свой день эффективно.

Прежде всего, запишите всю информацию в блокнот, ежедневник или тетрадь. Возможно, вы привыкли пользоваться электронными устройствами, и вам удобнее будет работать с компьютерными файлами. И то, и другое допустимо, но давно доказано, что лучше всего вести записи на магнитно-маркерной доске – с ее помощью вы сможете быстро и легко удалить лишнее и не создавать в записях .

Ведущие специалисты в области современного тайм-менеджмента рекомендуют использовать визуальные методики. Например, одним из способов является создание на доске трех колонок. В первую следует записывать цели, во второй рекомендуется отмечать те проекты, над которыми вы работаете в данный момент, а в третью – уже завершенные дела. Важно, что во второй колонке не должно быть более трех пунктов. Вы можете обновлять, дополнять свои цели, но периодически пересматривайте их, чтобы не было «повисших» проектов.

Третья колонка, в которой вы будете фиксировать результаты, призвана служить вам для повышения мотивации и вдохновения. Главное при планировании адекватно рассчитывайте свои силы, смотрите на вещи объективно и не взваливайте на себя неподъемный груз.

Надеемся, наши полезные советы для женщин помогут вам правильно составить план дня, грамотно расставить приоритеты и не задаваться вопросом о том, как все успевать. В заключение хочется подарить вам пять ключевых советов. Следуя им, вы сможете достичь успеха!

Совет первый. Ставьте перед собой небольшие конкретные задачи. Если ваши планы грандиозны, разбивайте их на небольшие цели-шаги.

Совет второй. Записывайте все цели и задачи на любом удобном вам носителе для наглядности.

Совет третий. Группируйте цели по следующему принципу: «все проекты», «проекты, над которыми я работаю» и «завершенные проекты».

Совет четвертый. Пополняйте графу «все проекты» новыми задачами.

Совет пятый. Почаще заглядывайте в колонку «завершенные проекты» и помните: вы можете по праву гордиться собой!

А вы умеете планировать свой день? Будем благодарны, если вы поделитесь с нами своим опытом в комментариях или в нашей

Ничего не успеваете, мечтаете, чтобы в сутках было более 24-х часов? Тогда вам просто необходимо научиться правильно расставлять приоритеты и планировать свой день так, чтобы быстротечного времени хватало на все, включая отдых и расслабление. О том как правильно планировать свой день, чтобы все успевать читайте далее.

Как эффективно распланировать свой день

Статьи по теме:

1. Определите свои продуктивные часы. Для жаворонков обычно это раннее утро в 5-7 часов, а совам предпочтительнее ночь. Учитывайте свои биоритмы, при определении рабочих минут. В общем, понаблюдайте за собой и выявите наиболее плодотворное время для вашей работы. В дальнейшем старайтесь заниматься самыми сложными делами именно в эти временные рамки.
2. Заведите себе ежедневник или блокнот. Это может быть даже программа на вашем смартфоне или планшете. Носите его везде с собой, чтобы сверяться и ничего не забывать. Каждый вечер садитесь планировать свой завтрашний день. Намечайте максимум три самых глобальных дела, слишком перегружать себя тоже не стоит. Это вредно для здоровья.
3. Перерыв. Не забывайте через каждые 45 минут работы делать 15-минутный перерыв, сменяя деятельность. Если вы работаете за компьютером, не стоит во время отдыха просматривать соцсети и читать электронную почту. Дайте вашим глазкам отдохнуть. Сделайте гимнастику, выпейте чаю, прогуляйтесь на свежем воздухе, займитесь зарядкой.
4. Самую трудновыполнимую задачу ставьте на первое место. Чем быстрее вы выполните часть муторной и неприятной работы, тем быстрее почувствуете легкость, спокойствие и умиротворения. Это поднимет вам настроение и придаст уверенности в своих силах.
5. «Ешьте слона по частям». Слишком сложную работу разделите на несколько шагов и выполняйте маленькими порциями. Вы сами не заметите, как справитесь с трудновыполнимой задачей быстро и легко.
6. Отдых. Обязательно вводите в своё расписание ежедневный отдых. Пусть это будет 30-минутное чтение интересной книги, просмотр фильма или сериала, прогулка по парку, посиделки в кафе с друзьями. Такая кратковременная передышка просто необходима, он наполнит вас энергией, чтобы продолжать основную работу. Иначе вы «перегорите» и будет сложно трудиться дальше.
7. Составляйте долгосрочные планы : на 3-5 лет, на год, на месяц, затем на неделю и на день, так вы будете видеть, к чему стоит стремиться и это не даст вам отклониться от заданного курса.
8. Выходные дни также рекомендуется планировать, придумывая заранее отдых и развлечения. Это просто необходимо для того, чтобы жизнь не превратилась в череду серых и скучных будней, в погоне за финансами.
9. Не стоит расписывать все строго по минутам . На каждое отведенное дело выделите 5-10 минут с запасом, так вы будете меньше нервничать и переживать. Составление плана и следование ему сделает вас дисциплинированным и целеустремленным человеком. А ведь именно благодаря этим качествам люди и осуществляют свои мечты и реализуют желания.

Поначалу сложно привыкнуть жить по расписанию, но это просто необходимо. Ведь иначе в этой жизни вам не удастся прийти к своей цели и достичь небывалых высот в чем бы то ни было.