Любая работа начинается с проекта, то есть с создания плана и приготовления к его реализации. Даже в мелких мероприятиях нужно чёткое представление, с чего и как начинать трудиться. А на крупных предприятиях тем более. Поэтому разрабатываются проекты, которые регулируют поставленные цели и задачи и влияют на их плодотворное решение. Этим занимаются специальные отделы менеджмента и маркетинга. По сути своей проект - это план мероприятий, которые должны быть сделаны в определённые сроки и согласованы двумя сторонами - заказчиком и исполнителем. Квалифицированные менеджеры дают характерное описание проектасо всеми этапами, действиями, целями, задачами и указанием рассчитанного бюджета. Те, кто выполняет сценарии для клиентов, должны быть специалистами в областях, которые реализуют под заказ.

Как разрабатывается проект?

Чтобы разработать и внедрить проект, его собирают по кубикам-вехам в конструкторском отделе или бюро. Этим занимаются профессионалы, и каждый шаг вымеряется до миллиметра:

1. Первый шаг. Подрядчик принимаетот корреспондента техническое задание. Они согласовывают условия - сроки, бюджет, величину и схематику исполнения (текстовая, графическая, презентационная). Для этого нужно чёткое описание проекта и его понимание в целом. И далее наступает черёд умелого внедрения и начертания всех аспектов до самых мелких деталей.
2. Второй шаг. Утвердив бриф, приёмщик передаёт задание менеджерам-цеховикам или офисным работникам на проработку проекта.
3. Третий шаг. Составляется полная технологическая схема с указанием периодов, в каждом из которых выполняются последовательно определенные мероприятия.
4. Четвёртый шаг. Проработав основную часть плана для выверки схемы, все дальнейшие действия согласуют с заказчиком. Более подробно и наглядно обговариваются дополнения, добавляются задачи, прогнозируются реальные цели и подытоживается окончательная оплата.
5. Пятый шаг. Укомплектовав весь проект и завершив работу над ним, подрядчик передаёт клиенту готовое решение. Тот, в свою очередь, проводит заключительный расчёт.

Первоначальный план описания проекта

С самого начала, после принятия проекта в разработку, делается его начальное описание, чтобы была ясна суть и в дальнейшем можно было разбить программу на периоды, заготовки, ветви и этапы. Так легче всего следить за сроками выполнения, и ни одна мелочь не ускользнёт из внимания. Приведём краткое описание проекта, то есть, по сути, процессов, из которых состоит его разработка:

• Принятие заказа.
• Согласование с заказчиком стоимости работы.
• Обсуждается предоплата или расчёт по завершении.
• Составление анкеты-брифа.
• Согласование с потребителем (заказчиком) пунктов проекта.
• Назначение - тема программы.
• Начало - указывается дата/время.
• Окончание - указывается дата/время.
• Исполнители проекта - например, менеджеры Иванова, Петрова, Сидоров.
• Заказчик - например, Фонд помощи детям.
• Этапы программы - подготовка, собирательство, работа, согласование, завершение.
• Что нужно сделать и в какие сроки - содержание программы, описание этапов, задач и целей.
• Какая информация присутствует - текстовая, графическая, презентации, видео, аудио.
• Согласование с потребителем (заказчиком).
• Доработка ошибок, доведение до нужного результата.
• Повторное согласование с корреспондентом.
• Утверждение, приёмка на месте и сдача проекта конечному пользователю.
• Окончательный расчёт (получение зарплаты) в денежном эквиваленте.

В таком виде создаётся первоначальный краткий план проекта, после чего разработчик разбивает его на множество небольших ветвей, так называемых этапов.

Поэтапное формирование проекта

Составив набросок плана, приступим к созданию и описанию Это важная часть, без которой нельзя произвести крупные и многоходовые решения. Каждый этап описывает ту или иную технологию и содержит до сотни, а то и тысячи списков, задач и подзадач. Только разбивши проект на этапы, можно уследить за любым маленьким нюансом и не потерять нить следующих действий, а главное, целей, которых следует достичь. Такое расчленение сценариев позволяет более легко управляться со всеми запущенными бизнес-процессами. Поэтапное описание проекта по технологии помогает сконцентрироваться на правильных решениях и быстрее продвигаться вперёд.

Цель - то, без чего не бывает проекта

Любой проект делается только для того, чтобы достигнуть определённых целей. Жизнь - это тоже своего рода долговременный проект, где каждый человек на каждом его этапе добивается конкретных успехов и приходит к нужному результату - учёба, работа, женитьба, семья, рождение детей и даже смерть. Но это на протяжении всего существования человека. А в краткосрочной программе, такой как строительство дома или путешествие, лучше заранее составить план и описание целей проекта, чтобы успеть всё сделать за небольшой промежуток времени. Все мы двигаемся к великому и прекрасному. Вот это - именно та цель, о которой некоторые иногда не догадываются без составления понятной схемы и без чётких действий.

Составление брифа по созданию сайтов и лендингов

Приведём в качестве примера полное описание проектадля веб-мастерских и студий дизайна по созданию одностраничных и многостраничных сайтов. Здесь первоочередная задача - заполнение брифа заказчиком и отправка его специалистам веб-студии. В анкете клиент должен указать (чем подробней, тем лучше) всю информацию о себе и нужные ему функции сайта. Анкета выглядит так:

1. Фамилия, имя, отчество управляющего порталом, лендингом, ресурсом.
2. Название компании, сообщества или фирмы.
3. Контактные данные заказчика.
4. Область работы - вид деятельности.
5. Название запланированного проекта.
6. Бренд и фирменный стиль проекта.
7. Логотип (если имеется).
8. Предпочтительные цветовые тона.
9. Дизайн для отдельных частей и страниц.
10. Количество страниц внешних и внутренних у сайта.
11. Услуги размещения проекта у хостинг-провайдера.
12. Составление и приобретение доменного имени.
13. Наполнение статьями - копирайтинг.
14. и реклама.
15. Сопровождение и забота о ресурсе в дальнейшем.
16. Функциональная составляющая проекта:

• административная панель портала;
• внедрение кодов php, css, javascript;
• базы данных Mysql;
• раздел новостей;
• раздел статей и блогов;
• раздел "фотогалерея";
• встроенные рассылки;
• формы контактов и связи;
• регистрация и скрытие отдельного контента;
• поиск и карта сайта;
• seo-оптимизация страниц и проекта в целом;
• мобильная версия сайта;
• добавочные блоки рекламы и преимуществ;
• модули для видео, аудио и других фишек;
• изготовление баннеров, флеш, анимации;
• переключение многоязыковых версий сайта;
• магазин и корзина покупателя;
• каталоги товаров и ресурсов;
• подключение платёжных процессингов;
• раздел помощи и базы знаний.

Разработка проекта по созданию сайтов и лендингов

Получив заполненный бриф-анкету, можно начинатьсоставлять описание проекта. Пример первоначального плана приведён выше. Это набросок или памятка, исходя из которой образуют каркас запланированных дел в виде схем и этапов, задач и целей, списков и заметок. Такой план передаётся в универсальную мастерскую, где профессионалы занимаются поиском простых и сложных решений. В итоге весь проект изготавливается из частиц специфических миссий, которые, как в мозаике, собравшись вместе, организуют великолепную картину.

Как описать проект в разработке

Взяв в работу тему о создании сайтов и лендингов, необходимо сделать записи всех мероприятий. Приведём проекта:

Этап № 1 - изготовление макета, программирование платформы CMS системы с разбиением сайта на отделы: админку и публичную часть, подключение модулей. Закреплено за менеджером (Ф. И. О.).

• соорудить макет - дата/время;
• подготовить cms-платформу - дата/время;
• привязать модули и блоки - дата/время;
• протестировать работоспособность и функциональность - дата/время;

• что сделано, какие недоработки, ошибки;
• что сделать, когда, срочно или нет;
• интересная идея - предложить;
• ещё что-то инновационное.

Для выполнения такой сложной работы нужно выделить из бюджета ещё 100000 рублей для приобретения и привязки дополнительных компонентов.

Цель: Изготовить и сдать к определённому сроку готовый рабочий каркас проекта.

Этап № 2 - изготовление дизайна, логотипа, баннеров. Закреплено за менеджером (Ф. И. О.).

• разработать цветовую схему - дата/время;
• подготовить логотип - дата/время;
• изготовить анимированные баннеры - дата/время;
• продумать и водворить элементы графики, кнопок;
• отчёт о проделанной работе - дата/время;
• всё время, затраченное на осуществление этапа;
• бюджет, выделенный на проработку действий.

• что не сделано, какие недоработки, ошибки;
• что надо делать, когда, срочно или нет;
• интересная идея - предложить;
• ещё что-то инновационное.

Предложить в правой колонке сделать ещё 2 статических баннера.

Цель: Изготовить и сдать к определённому сроку готовый дизайн и элементы графики.

Этап № 3 - наполнение лендинга текстовым контентом, вставка видео и аудио. Закреплено за менеджером (Ф. И. О.).

• написать 5 страниц текста - дата/время;
• подготовить и разместить 5 видео и 10 аудиозаписей - дата/время;
• отчёт о проделанной работе - дата/время;
• всё время, затраченное на осуществление этапа;
• бюджет, выделенный на проработку действий.

• что сделать, срочно или нет, когда-нибудь потом;
• супермысль - предложить;
• ещё что-то новенькое.

Обновить программу для записи видео.

Цель: Наполнить ресурс текстовой и мультимедийной информацией.

Этап № 4 - сдача проекта заказчику. Ответственный Строгов П.Г.

• согласовать проделанные этапы - дата/время;
• выделить ресурсы на доработку - дата/время;
• отчёт о проделанной работе - дата/время;
• всё время, затраченное на осуществление этапа;
• бюджет, выделенный на проработку действий.

• что сделано, какие недоделки, ошибки;
• что сделать, срочно или нет, записать доработки;
• идея Х - предложить;
• ещё что-то новенькое.

Добавить в базу клиента и сдать в архив мероприятие. Подумать, что ещё сделать.

Цель: Сдать готовый проект.

Ведём проекты и задачи в профессиональных системах

Чтобы сделать уникальноеи точное описание проекта, а также вести его как подобает - без нарушения норм и с отслеживанием статистики, существуют профессиональные сервисы CRM. В них можно разбить любой проект на небольшие этапы с описанием и прикреплением к ним задач и подзадач, списков и целей, заметок и блок-схем. Сегодня они имеют довольно богатый функционал, ко многим системам прикручены такие связки, как телефония и карты мозгового штурма, блоги и ежедневники, автоматическое заполнение контактов, контрагентов и удобная рассылка по базам.

Проект закончен: что дальше?

Проделав весь труд, т. е. осуществив описание проекта и обеспечив его выполнение, можно немного отдохнуть и сосредоточиться уже на другом техническом задании. Накапливая опыт в предыдущих работах, элементарно создают шаблоны проектов, по которым в дальнейшем повторяют этапы новых дел. Такое занятие на постоянной основе становится не только высокодоходным, но и увлекательным.

Лабораторная работа №1. Формирование рабочих групп и утверждение тем

Целью работы является формирование рабочих групп студентов, которые будут выполнять работы по выбранным темам, а также формулирование самих тем в соответствии с определенными требованиями.

Формирование рабочих групп.

Формирование рабочих групп начинается с подготовки каждым студентом резюме на соискание должности (роли) в рабочей группе. Резюме оформляется на листе А4 рукописным тестом и содержит следующие разделы:

· Заголовок формата «Резюме на соискание должности _____». При готовности занимать одну из нескольких должностей все они указываются.

· Дату составления резюме, имя, фамилию и отчество соискателя

· Контактную информацию, включающую в себя адрес проживания соискателя, контактный телефон, адрес электронной почты

· Биографические данные – год и место рождения, семейное положение.

· Образование, среднее и высшее, дополнительные курсы, сертификаты (если есть), курсы повышения квалификации (если есть)

· Профессиональная биография (места и даты профессиональной занятости с указанием должностей и зон ответственности)

· Знание и владение технологиями и инструментами (при этом нужно отделять осведомленность о технологиях от навыков их использования)

· Личностные характеристики, являющиеся преимуществом с точки зрения цели резюме

Пример оформленного резюме приведен в Приложении А.

После составления резюме студенты могут самостоятельно сформировать рабочие группы. Те студенты, которые не смогли самостоятельно организовать рабочих групп, могут быть назначены преподавателем, при этом вероятен случай назначения на роль, отличную от заявленной в резюме. При этом резюме должно быть переоформлено в соответствии с ролью в команде.

Утверждение темы разработки

Минимальным достаточным набором требований к темам разработок являются следующие:

· программное средство должно являться системой автоматизации некоторого реального или правдоподобного бизнес-процесса или части бизнес-процесса, при этом степень правдоподобности оценивает преподаватель;

· разработка должна подразумевать объектно-ориентированный подход;

· разработка должна быть ориентирована на пользователя-человека, т.е. программное средство должно иметь графический пользовательский интерфейс;

· программное средство должно разрабатываться для нескольких ролей пользователей;

· в программном средстве должна использоваться реляционная, объектно-ориентированная или документно-ориентированная база данных.

Выбранный язык программирования должен поддерживать объектную парадигму, никаких других ограничений не накладывается.

Тема разработки должна быть предложена менеджером проекта по согласованию с остальными участниками. В случае, если группа испытывает затруднение с формулировкой темы, можно воспользоваться списком из приложения Б.

Результатом работы для каждой группы является папка документов, содержащая

· Утвержденное название темы

· Резюме членов группы

· Состав рабочей группы с указанием ролей, которые не должны противоречить резюме.

Лабораторная работа №2. Управление проектом

Введение

Целью данной работы является приобретение навыков управления проектами и использования специализированного программного обеспечения, предназначенного для автоматизации этой деятельности.

Проект - это ограниченное во времени целенаправленное изменение отдельной системы с установленными требованиями к качеству результатов, возможными рамками расхода средств и ресурсов и специфической организацией. Словосочетание "отдельной системы", включенное в определение, указывает не только на целостность проекта и его разграниченность с другими предприятиями, но и подчеркивает единственность проекта (в отличии от серийного производства),а значит – его неповторимость и признаки новизны.

Управление проектом - это планирование, координация и контроль работ по проекту для достижения его целей в рамках заданного бюджета и сроков, с надлежащим качеством. Главной общей целью управления является удержание в фокусе основных целей проекта.

Структурно деятельность по управлению проектом состоит из следующих процессов:

Управление координацией (Project Integration Management).

Управление целями (Project Scope Management).

Управление временем (Project Time Management).

Управление стоимостью (Project Cost Management).

Управление качеством (Project Quality Management).

Управление человеческими ресурсами (Project Human Resource Management).

Управление коммуникациями (Project Communication Management).

Управление рисками (Project Risk Management).

Управление поставками (Project Procurement Management).

Управление проектом состоит из нескольких фаз: формулирование, планирование, осуществление, завершение.

Формулирование проекта по существу подразумевает функцию выбора проекта. Проекты инициируются в силу возникновения потребностей, которые нужно удовлетворить. Однако, в условиях дефицита ресурсов, невозможно удовлетворить все потребности без исключения, поэтому приходится делать выбор. Решения принимаются исходя из наличия ресурсов, и в первую очередь финансовых возможностей, сравнительной важности удовлетворения одних потребностей и игнорирования других, сравнительной эффективности проектов. Решения по отбору проектов к реализации тем важнее, чем масштабнее предполагается проект, поскольку крупные проекты определяют направление деятельности на будущее (иногда на годы) и связывают имеющиеся финансовые и трудовые ресурсы. Определяющим показателем здесь является альтернативная стоимость инвестиций. Иными словами, выбирая проект "А", а не проект "В", мы отказывается от тех выгод, которые мог бы принести проект "В". Для сравнительного анализа проектов на данном этапе применяются методы проектного анализа, включающие в себя финансовый, экономический, коммерческий, организационный, экологический, анализ рисков и другие виды анализа проекта.

Планирование. Планирование в том или ином виде производится в течение всего срока реализации проекта. В самом начале жизненного цикла проекта обычно разрабатывается неофициальный предварительный план - грубое представление о том, что потребуется выполнить в случае реализации проекта. Решение о выборе проекта в значительной степени основывается на оценках предварительного плана. Формальное и детальное планирование проекта начинается после принятия решения о его реализации. Определяются ключевые точки (вехи) проекта, формулируются задачи (работы) и их взаимная зависимость. Именно на этом этапе используются системы для управления проектами, предоставляющие руководителю проекта набор средств для разработки формального плана: средства построения иерархической структуры работ, сетевые графики и диаграммы Гантта, средства назначения и отслеживания и гистограммы загрузки ресурсов. Как правило, план проекта не остается неизменным, и по мере осуществления проекта подвергается постоянной корректировке с учетом текущей ситуации.

Осуществление. После утверждения формального плана на менеджера ложится задача по его реализации. По мере осуществления проекта руководители обязаны постоянно контролировать ход работ. Контроль заключается в сборе фактических данных о ходе работ и сравнении их с плановыми. В управлении проектами можно быть абсолютно уверенным в том, что отклонения между плановыми и фактическими показателями случаются всегда. Поэтому, задачей менеджера является анализ возможного влияния отклонений в выполненных объемах работ на ход реализации проекта в целом и в выработке соответствующих управленческих решений. Например, если отставание от графика выходит за приемлемый уровень отклонения, может быть принято решение об ускорении выполнения определенных критических задач, за счет выделения на них большего объема ресурсов.

Завершение. Проект считается завершенным тогда, когда достигнуты поставленные перед ним цели. Когда проект заканчивается, его руководитель должен выполнить ряд мероприятий, завершающих проект. Конкретный характер этих обязанностей зависит от характера самого проекта. Если в проекте использовалось оборудование, надо произвести его инвентаризацию и, возможно, передать его для нового применения. В случае подрядных проектов надо определить, удовлетворяют ли результаты условиям подряда или контракта. Бывает необходимо составить окончательные отчеты, а промежуточные отчеты по проекту организовать в виде архива.

Порядок работ

Порядок выполнения работы следующий

1. Необходимо выделить все подзадачи в рамках проекта и составить их иерархию и зависимости. Такая иерархия может быть произвольной глубины, однако в проектах масштаба лабораторных работ не имеет смысла доводить ее даже до 3х уровней. Зависимости имеют форму ограничений следующих видов:

a. «задача В может быть начата не ранее завершения задачи А»

b. «Задачи А и В должны начаться одновременно»

c. «Задачи А и В должны закончиться одновременно»

Особые ограничения для отдельных задач:

d. «Задача А может быть начата не ранее чем»

e. «Задача А должна быть закончена не позднее чем»

2. Для каждой задачи необходимо оценить ее трудоемкость в часах.

3. Для каждой задачи нужно указать ее приоритет по отношению к прочим задачам в проекте.

4. Для всего проекта нужно составить список трудовых ресурсов (исполнителей), с указанием календарей их рабочего времени.

5. Каждой выделенной атомарной задаче нужно назначить исполнителей из списка, сформированного на шаге 3. Исполнителей и иных ресурсов может быть назначено несколько для некоторых задач, в особенности трудоемких и/или ресурсоемких.

6. Перечислить все существенные продукты и документы, получаемые в рамках проекта. Такими продуктами могут быть: документ технического задания, исходные коды модулей, пользовательская документация и другие, так называемые, артефакты. Момент получения артефактов нужно соотнести с этапами проекта и обозначить эти моменты как вехи проекта.

Пример описания проекта

Проект: «Создание автоматизированной системы отслеживания интереса клиентов компании на основании статистики посещений корпоративного сайта»

Подзадача 1: составить техническое задание

Подзадача 1.1: Составить внешнее описание (8 ч)

Подзадача 1.2: Сформулировать требования к системе (выполнение может быть начато не ранее заверения 1.1) (4 ч)

Подзадача 1.3: Сформулировать требования качества (выполнение может быть начато не ранее момента завершения 1.2) (2 ч)

Подзадача 1.4: Сформулировать функциональные требования (выполнение может быть начато не ранее момента завершения 1.3) (8 ч)

Подзадача 1.4: Составить и утвердить документ технического задания (выполнение может быть закончено не ранее завершения 1.4) (6 ч)

Подзадача 2: Разработать архитектуру решения

Подзадача 2.1: Установить способ представления и состав данных по статистике посещений (выполнение может быть начато не ранее завершения 1.4) (1 ч)

Подзадача 2.2: Разработать реляционную структуру для хранения и обработки протоколов (выполнение может быть начато не ранее завершения 2.1) (16 ч)

Подзадача 2.3: Описать способ транспортировки, преобразования и загрузки данных (выполнение может быть начато не ранее завершения 2.1) (4 ч)

Подзадача 2.4: Сформулировать логику построения отчетов (выполнение может быть начато не ранее завершения 2.3) (40 ч)

Подзадача 3: Реализовать приложение

Подзадача 3.1: Реализовать транспортировку протоколов (Может быть начато не ранее завершения 2.3) (8 ч)

Подзадача 3.2: Создать реляционную базу данных(16 ч)

Подзадача 3.3: Реализовать код предварительной обработки и очистки данных (2 ч)

Подзадача 3.4: Реализовать код загрузки протоколов (1 ч)

Подзадача 3.5: Реализовать код и дизайн отчетов (20 ч)

Подзадача 3.5: Создать документацию по применению (16 ч)

Подзадача 4: Провести аттестацию (может быть начато не ранее завершения 2)

Подзадача 4.1: Тестирование на площадке исполнителя (1 день)

Подзадача 5: Развертывание

Подзадача 5.1: Развертывание сервера баз данных (1 ч)

Подзадача 5.2: Развертывание сервера отчетов (1 ч)

Подзадача 5.3: Развертывание сервера интеграции (1 ч)

Подзадача 5.4: Развертывание сервера интеграционных пакетов

Подзадача 5.5: Развертывание сервера пакетов отчетов

Подзадача 5.6: Приемо-сдаточные испытания

Подзадача 5.7: Обучение персонала заказчика

На основании этой структуры работ строится так называемая диаграмма Гантта (см рисунок), которая отражает состав и порядок работ.

Необходимо также произвести выравнивание загрузки ресурсов, которая предотвращает переработку исполнителей в проекте. Как правило, сверхурочные (overtime) оплачиваются по тарифу более высокому, нежели базовая заработная плата сотрудников (сам тариф устанавливается согласно коллективному договору или индивидуальному трудовому договору), кроме того, снижается продуктивность труда разработчиков, работающих более 8 часов в день.

По полученной диаграмме необходимо определить критический путь, т.е. наиболее длительную последовательность работ в проекте с учетом их взаимосвязи.

Фактическим результатом работы должен являться базовый план проекта в виде диаграммы Гантта.

Литература

1. Филлипс Дж.. Управление проектами в области информационных технологий – изд. Лори, пер. с англ. – 2008 – 375с

2. Ньюэлл Майкл В. Управление проектами для профессионалов – 2208 – 416с

Планирование проекта - это непрерывный, уточняемый на протяжении всего жизненного цикла процесс, в ходе которого определяется лучший способ достижения поставленных целей и задач с учётом текущей и меняющейся ситуации. Грамотный план проекта, учитывающий специфику продукта, особенности и тенденции рынка, предпочтения потребителей, риски и другие факторы, позволяет избежать неэффективных трат ещё на стадии замысла и разработки. Такое планирование не всегда обеспечивает положительные результаты, но даже отрицательные выводы приносят большую пользу.

Первая задача написания плана реализации проекта – дать непосредственный толчок к запуску проектного процесса. План проекта должен убедить принимающих решения лиц в том, что замысел рентабелен, что его реализация будет соответствовать ожиданиям, срокам, бюджету и т. д. Если разработка будет неубедительна ещё на уровне плана, проект может не выйти за пределы начального этапа. И наоборот – успешный план сразу формирует репутацию руководителя проекта и даёт прочные основания для запуска реализации процесса.

Составление плана проекта происходит по стандартной общей схеме, но содержание документа всегда уникально, поскольку уникально сочетание характеристик продукта и условий его внедрения. План исполнения проекта включает руководство к действию для всей проектной группы и даёт указание:

• по объёму работ,
• по приоритету,
• по выбору методик управления,
• по нормам качества,
• по форме поддержания связи с заинтересованными лицами,
• по критериям измерения производительности и др.

1. Предыстория проекта.
2. Задачи и цели.
3. Масштаб.
4. Границы (ограничения).
5. Предположения (допущения).
6. Влияния и зависимости.
7. Риски и проблемы.
8. Стратегии и методики.
9. Средства и способы контроля времени, ресурсов, качества, масштаба.
10. Коммуникации.
11. График поставок.
12. Производительность и её измерение.
13. Реализация выгод.

Стандартизированная схема упрощает движение по документу, который при реализации крупных замыслов может занимать сотни листов. Упростить процесс работы с планом позволяет и логический, согласованный, структурированный порядок расположения этапов планирования проекта. Если, например, не задокументировать элементы, которые входят в масштаб, может обнаружиться, что среди участников проекта нет единого понимания, кто и что выпускает. А если не оговорить уровень качества, может оказаться, что достаточное для производителя качество может быть недостаточным для клиента.

Отсутствие должной детализации приводит к ошибкам, но и избыток деталей с многочисленными повторениями мешает пониманию содержания проекта. Поэтому план защиты проекта обычно тестируется на слушателях, не имеющих предварительных знаний о проекте, с привлечением представителей широкой аудитории. Добавленная в план проекта предыстория поможет вписать программу реализации в общий контекст, а глоссарий, расшифровка аббревиатур и технических сокращений позволит легко разобраться в сути проекта любому человеку без привлечения сторонних информационных источников.

Планирование предметной области

Предметной областью здесь называется совокупность продукции и услуг, которые должны производиться в результате завершения проекта. Планирование проекта в части предметной области включает следующие процедуры:

• Анализ состояния на текущий момент.
• Уточнение базовых характеристик проекта.
• Подтверждение критериев успеха и проблем проекта.
• Анализ допущений и ограничений, которые были приняты на первоначальной стадии проекта.
• Определение критериев результатов проекта на промежуточном и финальном этапах.
• Выстраивание структурной декомпозиции данной области.

В процессе проектной жизни элементы, из которых составляется данная область, могут претерпевать изменения. Цели работы и характеристики могут уточняться как при достижении промежуточных результатов, так ещё и на стадии разработки проекта.

Планирование проектного времени

Основные понятия этого параметра: сроки выполнения, продолжительность работ, ключевые даты и др. Согласованная работа участников организовывается на основе календарных планов – проектно-технических документов, которые определяют перечень работ проекта, взаимосвязь между ними, последовательность, сроки, исполнителей и ресурсы. Во время работы над проектом на весь жизненный цикл составляется расписание работ для этапов и уровней управления.

Структурная декомпозиция работ (СДР)

СДР – графическое отображение иерархии проектных работ – первый этап календарного планирования проекта. По сути, СДР – это разделение проекта на такие части, которые нужны и достаточны для планирования и эффективного контроля. Составление иерархической структуры предполагает соблюдения следующих правил:

1. Исполнение работ верхнего уровня достигается путём исполнения работ нижнего уровня.
2. Родительский процесс может иметь несколько дочерних работ, выполнение которых автоматически завершает родительский процесс. Но для дочерней работы существует только одна родительская.
3. Декомпозиция родительского процесса на дочерние работы производится по единому критерию: либо по привлекаемым ресурсам, либо по видам деятельности, либо по этапам жизненного цикла и др.
4. На каждом уровне должны быть собраны равнозначные дочерние работы. Критериями для выявления их однородности могут, например, выступать объём и время выполненных работ.
5. При построении структуры в целом нужно применять разные критерии декомпозиции на разных иерархических уровнях.
6. Последовательность для критериев декомпозиции выбирается так, чтобы максимально большая часть взаимодействий и зависимостей между работами оказалась на нижних уровнях иерархической структуры. Работы высших уровней – автономны.
7. Декомпозиция работ считается завершённой, если работы нижнего уровня понятны менеджеру и участникам проекта, ясны способы достижения конечного результата и его показатели, однозначно распределена ответственность за выполнение работ.

На основе СДР создаётся список работ проекта. А далее определяется последовательность их выполнения, взаимосвязи с помощью организационно-технологических моделей и продолжительность работ.

Продолжительность работ

Продолжительность работ определяется на основе нормативов, на основе личного опыта (когда существует пример аналогичных работ), на основе расчётных методов планирования проектов. К таким методам относится, например, метод событийного анализа PERT, применяемый при неопределённости в оценке продолжительности операций. Существуют, однако, различные способы управления проектным временем.

• PERT . Метод рассматривается как средневзвешенная трёх видов прогнозов: оптимистичного, ожидаемого и пессимистичного. После установления продолжительности по каждому прогнозу (с применением формулы и/или с привлечением экспертов) рассчитывается вероятность каждого из прогнозов. А затем значения каждого из прогнозов и их вероятности перемножаются, а величины складываются.
• Сетевая диаграмма . Сетевой диаграммой называется отображение работ и зависимостей между ними в графическом виде. Чаще она представлена в виде графика, вершинами которого становятся проектные работы, а их последовательность и взаимосвязь демонстрируется соединительными стрелками.
• Диаграммы Ганта . Это горизонтальная диаграмма с отображением проектных работ в виде отрезков, ориентированных по календарю. Длина отрезка соответствует продолжительности работы, а стрелки между отрезками – взаимосвязь и последовательность работ.

Помимо этого, в каждом проекте обеспечивается оптимизация работ по критерию времени, утверждаются календарные планы. Общая цель методов при планировании проектного времени – сокращение продолжительности проекта без потери качества его составляющих.

Трудовые ресурсы проекта

В этой части планирования сначала определяется объём доступных ресурсов. Это делается путём составления перечня исполнителей, доступности и возможности их участия в проекте.

Затем на каждую работу проекта назначаются исполнители с определением зоны их ответственности. Нередко в календарном плане на уровне распределения трудовых ресурсов возникают противоречия. Тогда производится анализ противоречий и их устранение.

Стоимость проекта

В планировании стоимости проекта можно выделить несколько этапов:

1. На первом этапе определяется стоимость использования ресурсов, каждой проектной работы и проекта в целом. Стоимостью проекта здесь становится совокупность стоимостей ресурсов и выполнения работ. В число учитываемых факторов входят стоимости оборудования (в том числе, – взятого в аренду), труд штатных сотрудников и нанятых по контракту, материалы, перевозки, семинары, конференции, стоимость обучения и др.
2. Второй этап предполагает составление, согласование и утверждение сметы проекта. Смета проекта здесь – это документ, в котором содержится обоснование и расчёт общей стоимости проекта. Производится он, как правило, на основе величины необходимых ресурсов, объёмов работ и др.
3. Третий этап включает составление бюджета, его согласование и утверждение. Бюджет вводит ограничения на ресурсы и составляется в виде:

• столбчатых диаграмм затрат и кумулятивных затрат,
• линейных диаграмм кумулятивных затрат, распределённых во времени,
• круговых диаграмм расходов,
• календарных графиков и планов,
• матриц распределения расходов.

При этом управление бюджетными рисками рассматривается в отдельном разделе проектного планирования.

Планирование рисков

В этом разделе описываются процессы, которые связаны с определением, анализом, оценкой рисков и разработкой мер реагирования на них. Риски характеризуются 3-мя параметрами:

• рисковым событием,
• вероятностью наступления рискового события,
• размером потерь, в случае реализации фактора риска.

Простой метод планирования рисков реализовывается с соблюдением следующей последовательности действий:

1. Идентификация рисков. Для этого привлекаются не только эксперты, но и все, кто поможет обнаружить потенциальные уязвимости проекта.
2. Определение вероятности реализации риска. Измерение производится в процентах, долях, баллах и других единицах.
3. Классификация рисков на предмет значимости каждого конкретного риска для проекта и его места в иерархии. Приоритетными считаются те, которые имеют высокую вероятность и значение для проекта в целом.
4. Планирование мер по снижению вероятности наступления каждого отдельного риска с указанием ответственных за это сотрудников.
5. Планирование мер по ликвидации отрицательных последствий в случае реализации риска с назначением ответственных лиц.

План при создании проекта необходимо писать независимо от того, в каком области работает предприятие: от производственных проектов и сферы IT-технологий и до озеленения и работ по благоустройству города. Однако само проектное планирование не «подвешено в воздухе», поскольку его предваряет проектная инициация, а завершает –переход к непосредственному исполнению проекта.

Проектная деятельность

Методический ИНСТРУМЕНТАРИЙ

Основные разделы текста проекта

1. название проекта,

2. постановка проблемы,

3. целевое назначение проекта,

4. задачи проекта,

5. участники,

6. общий замысел,

7. деятельность по реализации проекта (этапы, формы, содержание, способы организации),

8. ресурсное обеспечение (кадровые, материальные и др.),

9. ожидаемый результат,

10. календарный план (прилагается).

Название проекта – должно быть броским, кратким, выражающим основную идею содержания, может быть дана расшифровка названия.

Актуальность проекта (постановка проблемы) – актуальность проекта определяется значимостью проекта, решению которой призван способствовать, ваш проект. При этом социальной проблемой можно назвать обнаруживаемое в жизни общества противоречие между существующим и желаемым состоянием, которое вызывает в обществе (сообществе) напряженность и которое оно намеревается преодолеть.

Схема формулирования проблемы состоит в сжатой формулировке ситуации, которая требует изменений (штапмы-предложения: «До сих пор ничего не сделано для того, чтобы...» или «Все меры по... оказываются малоэффективными» или «То, что делалось до сих пор, не принесло результатов...»).

В этом разделе разъясняется актуальность и новизна данного проекта по сравнению с аналогами, чьи интересы затрагивает эта проблема, каковы ее масштабы и что может произойти, если она не найдет решения.

описывает, почему возникла необходимость выполнения проекта;

ясно, какие обстоятельства побудили написать проект;

проблема выглядит значимой для вашей территории, в целом для общества;

исполнитель является достаточно компетентным для реализации проекта;

масштабы проекта разумны, он не делает попытки решить все мировые проблемы сразу;

проект поддерживается статистическими и аналитическими данными, ссылками на экспертов, ключевые научно-методические источники;

проблема сформулирована с точки зрения того, чьим нуждам служит проект, а не с точки зрения «удобства» исполнителя;

четко определен способ решения проблемы.

Цель проекта

Это осознанное представление результата деятельности по проекту.

Цель возникает при выявлении проблемы и определяет образ желаемого результата. Формулировка цели должна быть увязана с выявленной проблемой и по возможности решать ее, указывая путь от реального состояния дел до идеального или предполагаемого после реализации данного проекта.

Основные требования к формулировке цели таковы:

достижимость в рамках этого проекта;

безусловность, так как для проектной деятельности изучение возможных условий должно быть завершено до начала работ;

предусматривание итогового результата проекта;

соответствие компетентности, подготовленности финансово-экономическим, материально-техническим, организационным условиям реализации проекта.

Определение цели - важный момент процесса проектирования, нельзя подходить к нему формально. Добиться результата в любом деле можно, если четко знаешь, что именно хочешь добиться. Псевдоцели (неточно поставленные или неверные) в процессе реализации проекта не позволяют добиться положительных результатов.

Задачи проекта

Задача – это шаг, приближающий нас к достижению цели. Это конкретизация общей цели, шаг на пути ее достижения. Слово «задача» означает также «поручение, задание», вопрос, требующий решения по известным данным с соблюдением условий, наконец «успех, счастье, удача».

Лучше избегать глаголов несовершенного вида (содействовать, поддерживать, усиливать), а применять слова: подготовить, уменьшить, увеличить, организовать, изготовить (глаголы совершенного вида). При формулировке задач рекомендуется использовать международный критерий SMART (англ, specific, measurable, area-specific, realistis, time-bound: конкретность, исчисляемость, территориальность, реальность, определенность во времени).

описывает предполагаемые итоги выполнения проекта, поддающиеся оценке;

цель является общим итогом проекта, а задачи - промежуточными, частными результатами;

из раздела ясно, какие произойдут изменения в социальной ситуации;

по каждой проблеме, сформулированной в предыдущей части, есть хотя бы одна четкая задача;

цели в принципе достижимы, а результаты поддаются измерению;

язык ясен и четок, нет лишних, ненужных пояснений и ссылок.

Формы и механизм реализации проекта

Основной компонент проектирования - выбор содержания, форм, методов деятельности по проекту. Это технологический этап, который подразумевает подбор оптимальной системы действий, направленных на решение каждой из поставленных задач.

Подбор технологического инструментария предполагает, что вы достаточно подробно прописываете, в каких направлениях, каким образом, когда, в какой последовательности, что и как будет сделано для получения желаемых результатов.

Если же мы структурируем содержание, то нужно продумать «вертикальные» и «горизонтальные» связи между частями. Чтобы разобраться, можно все содержание сначала представить в виде схемы, так как это позволяет легче представить «что», «где», «в какой последовательности» будет проводиться при реализации проекта. Составление схем дело не обязательное, но полезное. Схема (или текстовая информация) работы по проекту и план действий являются базовыми понятиями в технологии разработки содержания и механизма реализации, так как достаточно четко показывают, что будет сделано, кто будет осуществлять действия, как они будут осуществляться, когда и в какой последовательности, какие ресурсы будут привлечены.

Контрольными характеристиками к этому разделу могут служить:

полная ясность, в каких направлениях будет работать проекта;

четкость структурирования проекта на части и видение их взаимосвязей;

доступное описание основных мероприятий и причин выбора именно этих

форм работы;

из раздела понятно как, с кем, когда и где будет проходить реализовываться проект;

естественность логической цепочки: проблема – цель – задача – метод;

нет лишней «воды», то есть ненужных описаний, приложений и пр.

отягощения текста.

Планирование

Планирование является самой важной частью механизма реализации.

План в проекте требует установления перечня и порядка действий по реализации. Мероприятия логически выстраиваются в соответствии с задачами по направлениям, этапам, модулям, др. Все виды работ увязываются с ресурсами, устанавливаются сроки, ответственные исполнители.

Важно, чтобы план включал разумно ограниченный, содержательно соответствующий целям, набор мероприятий, действий. Мероприятия плана логически связаны, понятны причины выбора именно этих форм работы.

№ п/п	Действия	Сроки	Ответственные

Ресурсное обеспечение

Основное внимание при определении ресурсного обеспечения следует уделить вопросам:

сколько в целом необходимо средств на осуществление проекта и на какие цели?

какие средства и материально-техническая база есть в наличии?

Если вы ищите социальных партнеров для финансирования, то необходимо:

знать требования к бюджету, формы смет и отчетностей организации, которая выступает спонсором;

закладывать реальные цены на те или иные товары и услуги по проекту;

чтобы запрашиваемые средства находились в разумных пределах.

Ожидаемые результаты

Результат проекта – это то, что предполагалось достичь, воплотив проект в жизнь.

По объему раздел лаконичен, т.к. по существу, результатом каждого грамотно, обоснованного проекта являются его цели и задачи . Напомним, что цель – это образ предполагаемого результата.

При описании результатов следует руководствоваться требованиями к формулировке блока целей и задач: конкретность, реальность, достижимость. Эффективность проекта оценивается по его результативности. Одна из заповедей авторов любого проекта: «Проект начинается с цели. А цель с вопроса: «Чего я хочу добиться?». Значит, проектирование начинается с осмысления результата»

Шаги

Часть 1

Выбор проекта

Начинайте работу заблаговременно. К выполнению задания всегда следует приступать сразу после его получения. Ведь неспроста ваш учитель отвел на него столько времени; именно столько вам потребуется для успешной реализации проекта. Сразу возьмитесь за составление плана, чтобы у вас получилось успеть все задуманное. Так вы избавите себя от бессонных ночей перед сдачей проекта.

Ознакомьтесь с заданием. В нем содержится подробное описание стоящей перед вами задачи. Абстрагируйтесь от всего постороннего и внимательно вчитайтесь в задание. Если учитель еще не сделал этого, то разделите проект на составляющие, чтобы вы точно понимали, что от вас требуется.

• Например, вы можете получить такое задание: «Выполнить презентацию на тему Гражданской войны в США. Можно выбрать одно сражение, идею, речь, поворотный момент или сосредоточиться на войне в целом. Не забывайте о важных датах и действующих лицах».
• Такой проект можно разбить на несколько частей: 1) Наглядное представление Гражданской войны. 2) Центральная тема проекта. 3) Важные даты. 4) Ключевые действующие лица.

1. Проработка идей. Мозговой штурм позволяет изложить ваши идеи на бумаге. Как правило, человек записывает приходящие в голову мысли и устанавливает между ними связь, чтобы запустить творческий процесс. Такая практика помогает сосредоточиться на желаемой идее, а также обдумать то, что еще не приходило вам в голову. В процессе мозгового штурма можно задействовать ряд эффективных методов.

   Выберите тему. Поборите возможное стремление взять объемную тему (например, осветить всю Гражданскую войну) и постарайтесь сузить затрагиваемый вопрос. Так вы не утонете в море фактов и деталей.

   Выберите способ представления проекта. В нашей статье рассматривается пример с презентацией, поэтому важно решить, какое наглядное отображение получат ваши идеи. Если вы выбрали несколько важных событий, то можно использовать временную диаграмму. Если в основе вашей работы заложены географические аспекты (например, сражения), то можно разработать детальную карту. Презентация должна строиться вокруг центральной идеи.

   • Как насчет трехмерного представления? Можно попробовать выполнить трехмерную карту сражений с демонстрацией передвижения войск.
   • Также можно попробовать сделать скульптуры из папье-маше. Вполне можно сделать даже Авраама Линкольна и рассказать вашу историю с помощью его цитат.

2. Определите необходимое количество источников. При выполнении всестороннего проекта в старшей школе вам потребуется больше источников, чем для ученика средней школы. В первом случае следует использовать не менее восьми-десяти источников, тогда как во втором можно обойтись одной-двумя книгами.

   Наведайтесь в библиотеку. Библиотекарь станет вашим гидом среди доступных материалов. Например, для поиска книг можно воспользоваться общим каталогом. Для поиска научных статей вам потребуется специализированная база данных, которая находится в другой вкладке.

   Отсекаем лишнее. Собрав солидное количество материалов, их следует рассортировать и оставить только действительно важные. Некоторые статьи или книги могут лишь косвенно касаться вашей темы и без них ваша работа ничего не потеряет.

   Делайте заметки и ссылайтесь на источники. Всегда делайте заметки по теме. Не теряйте важные детали, при этом старайтесь выражать мысль собственными словами. При составлении заметок важно указывать библиографические данные использованного источника.