Личная карточка работника - это документ, который заводит кадровая служба на каждого сотрудника при его трудоустройстве. Она необходима для ведения учета труда персонала в организации. Личная карточка включается в состав личного дела и заполняется сотрудником отдела кадров на основании , паспорта гражданина РФ, трудовой книжки, документа об образовании, страхового свидетельства государственного пенсионного страховании, документов воинского учета и других документов, предусмотренных законодательством страны, а также сведений, сообщенных работником.
Заполнение личной карточки
Бланк личной карточки сотрудника имеет типовую форму Т-2, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. №1. Данный документ состоит из 11 разделов и содержит следующую информацию:
- наименование организации, код ОКПО;
- дата составления, табельный номер сотрудника, его ИНН, номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, первая буква фамилии сотрудника, характер и вид работы, пол;
- номер и дату трудового договора;
- общие сведения о сотруднике (ФИО, дата и место рождения, гражданство, уровень знания иностранных языков, сведения об образовании, профессии, стаже работы, семейном положении, составе семьи, данные паспорта, адрес проживания, контактный телефон);
- сведения о воинском учете;
- информация о трудовой деятельности (заполняется на основании записей в трудовой книжке);
- результаты (дата аттестации, дата и номер протокола, решение и рекомендации аттестационной комиссии);
- данные о повышении квалификации (при обучении в учреждении повышения квалификации);
- сведения о профессиональной переподготовке (заполняется при освоении новой профессии);
- данные о наградах, поощрениях (благодарность, премия, грамота);
- информация обо всех предоставляемых отпусках;
- право работника на социальные льготы (если таковое имеется);
- дополнительные сведения (к примеру, группа инвалидности, наличие водительского удостоверения и пр.);
- основание расторжения трудового договора (заполняется в случае увольнения, проставляется дата увольнения, номер и дата соответствующего );
- подписи ответственного сотрудника отдела кадров и работника, на которого заводится личная карточка т-2.
В случае изменения данных сотрудник кадровой службы может вписывать изменения в карточку путем зачеркивания неактуальной информации и внесения новой записи с указанием «исправлено» и датой исправления. Личная карточка работника заполняется от руки либо на компьютере в одном экземпляре и хранится в сейфе в отдельной картотеке.
Форма Т-2 (бланк)
К числу основных документов по учету кадров в организации относится Личная карточка работника (форма № Т-2). Она утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 в составе унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Напомним, что с 01.01.2013 применение первички, содержащейся в альбомах унифицированных форм, не является обязательным (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). И несмотря на то, что обязанность ведения личных карточек нормативно не определена, заполнение личных карточек работников в организациях целесообразно. Ведь в этих карточках содержится вся основная информация о работнике, которая необходима или может оказаться таковой для работодателя. Подробнее о личной карточке работника по форме № Т-2 расскажем в нашей консультации.
Личная карточка работника состоит из 11 разделов:
Номер раздела | Наименование раздела | Какая информация отражается |
---|---|---|
I | Общие сведения | Ф.И.О. работника, дата и место рождения, знание иностранных языков и образование, стаж работы, состояние в браке и состав семьи, данные о паспорте и месте жительства работника и др. |
II | Сведения о воинском учете | Категория запаса, воинское звание, категория годности к военной службе и др. |
III | Прием на работу и переводы на другую работу | Даты и основания приема и перевода работника на другую работу, должность, оклад и др. |
IV | Аттестация | Дата аттестации, решение комиссии и др. |
V | Повышение квалификации | Даты начала и окончания обучения, вид повышения квалификации, наименование образовательного учреждения и др. |
VI | Профессиональная переподготовка | Даты начала и окончания переподготовки, специальность и др. |
VII | Награды (поощрения), почетные звания | Наименование награды или поощрения, наименование, номер и дата документа, являющегося основанием для награды (поощрения) |
VIII | Отпуск | Вид отпуска, период работы, за который отпуск предоставляется, его продолжительность, даты начала и окончания, основание для отпуска |
IX | Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством | Наименование льготы, ее основание, номер и дата документа, дающего право на льготу |
X | Дополнительные сведения | К примеру, о времени отстранения от работы, периодах простоя и др. |
XI | Основание прекращения трудового договора (увольнения) | Указывается основание увольнения, дата увольнения и реквизиты соответствующего приказа (распоряжения) |
Порядок заполнения личной карточки
Личные карточки на работников открываются сотрудниками кадровой службы на основании следующих документов:
- приказ о приеме на работу;
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовая книжка или документ, подтверждающий трудовой стаж;
- СНИЛС;
- документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
Кроме того, при заполнении личной карточки работника используются сведения, сообщенные о себе самим работником.
Все сведения о работнике кадровик обязан исправно вписывать в бланк Т-2. Личная карточка работника заводится на каждого наемного труженика:
- предприятиями, независимо от формы собственности;
- индивидуальными предпринимателями.
Какие сведения содержит
Т-2 (так коротко называется описываемая форма) утвержден в 2004 году (Постановление Госкомстата № 1 от 0.01.04). На практике используется три бланка:
- общий;
- Т-2 ГС используют для учета сведений о муниципальных и государственных служащих;
- с помощью Т-4 сохраняют сведения о научно-педагогических работниках.
Важно: распечатывать форму необходимо по следующим правилам:
- на картоне;
- используя двустороннюю печать.
Описываемая форма составлена из нескольких блоков:
- Персональные данные.
- Сведения о воинском учтете.
- Прием на службу и продвижение (перевод).
- Информация о прохождении аттестации.
- Профессиональная переподготовка.
- Награждение.
- Сведения об отпусках.
- Социальные льготы.
- Дополнительная информация.
- Увольнение.
Требования по оформлению тружеников необходимо соблюдать в точности:
- форма персонального учета по закону хранится 75 лет;
- по завершении деятельности ИП она должна быть передана в архивное учреждение, так как является доказательством трудоустройства человека.
Внимание: карта заводится исключительно для основных работников. Совместители не обеспечиваются формой для отдельного учета.
Скачать для просмотра и печати:
Особенности заполнения
Данные в форму вносятся согласно строгим правилам:
- Первые две страницы заполняются при приеме человека на службу.
- Последующие - в процессе работы.
- Данные необходимо брать из официальных документов.
- Каждая специальная запись сопровождается реквизитами первоисточника.
Образец заполнения карточки
Образец заполнения карточки. Этап 2.
Основания для внесения информации
При заполнении Т-2 необходимо основываться на таких бумагах:
- паспорт работника;
- документы, оформляемые при приеме на службу:
- договор;
- приказ;
- трудовая книжка человека;
- иные документальные подтверждения стажа;
- СНИЛС;
- диплом о полученном образовании (аттестат);
- военный билет;
- свидетельства о прохождении:
- курсов повышения квалификации;
- переаттестации;
- иное;
- приказы:
- по личному составу;
- об отпусках;
- дополнительные (в некоторых случаях).
Персональные данные
Необходимо переписать информацию из документов работника:
- паспорта;
- диплома;
- других (по необходимости).
Для справки: в графе о знании иностранного языка пишется на выбор (со слов труженика):
- свободно владеет;
- может объясниться;
- переводит со словарем.
Сведения о стаже (пункт 8) необходимо взять из трудовой книжки и иных предоставленных документов. Кадровик обязан подсчитать его точно, так как информация влияет на величину больничных начислений и иные выплаты.
Тонкости внесения общих сведений
К особенностям вписывания персональной информации кадровики относят следующие:
- Месяц рождения необходимо написать словом, а в ячейке «Код» дату повторяют в цифровом формате.
- Место рождения желательно записать полностью, не применяя сокращений категорий населенных пунктов.
- Если у труженика есть второе гражданство, то вписывается название страны.
- ФИО членов семейства труженика необходимо внести полностью.
- Две позиции по адресам существуют для того, чтобы зафиксировать отдельно места:
- регистрации;
- проживания.
Кодировка проставляется на основании справочников. Доступ к ним должен обеспечить кадровику работодатель:
- ОКАТО - шифр населенного пункта;
- ОКИН - гражданство:
- 1 - российское;
- 2 - двойное;
- 3 - иностранное;
- 4 - отсутствие гражданства.
- ОКСО и ОКПДТР - шифры специальности (по диплому).
Сведения о воинском учете
Заполнение раздела 2 основывается на действующем законодательстве в отношении воинского уче та граждан:
- Если человек является офицером запаса, то п. 1 не заполняется.
- В пункте 3 следует полностью написать состав:
- командный;
- рядовой;
- матросы и так далее.
- Годность к несению воинской обязанности (пункт 5) обозначается следующим образом:
- А - полностью годен;
- Б - годен с незначительными ограничениями;
- В - ограниченно способен;
- Г - временно не годен.
- Пункт 7 разделен на две строки:
- «а» необходимо заполнить, когда военнослужащий запаса имеет мобилизационное предписание;
- в «б» вносятся сведения о бронировании за организацией на период военного положения.
Важно строго соблюдать законность записей в форме. А это означает следующее:
- Сведения о приеме и увольнении должны вписываться:
- строго формулировками соответствующих приказов;
- иметь реквизиты распорядительного документа;
- рядом ставится подпись работника, свидетельствующая об ознакомлении с текстом.
- В графе «Аттестация» самой важной строкой является «Решение комиссии»:
- текст ее берется из протокола заседания комиссии и выглядит так:
- соответствует должности;
- не соответствует (рекомендации);
- рядом вписываются реквизиты документа-основания.
- текст ее берется из протокола заседания комиссии и выглядит так:
- Информация о повышении квалификации фиксируется согласно полученному по ее результатам документу (с реквизитами).
- В раздел о наградах заносятся все сведения:
- о поощрениях;
- о благодарностях;
- о присвоении почетных званий и другое.
- В разделе о социальных льготах указывается наименование документа, свидетельствующего о наличии у труженика преференций любого уровня.
- Графа «Дополнительные данные» чаще всего не используется. В нее вносят рабочие пометки, необходимые для внутреннего учета (если таковой ведется).
Раздел об отпусках
В данной части формы необходимо фиксировать все дни отдыха, предоставленные работнику в соответствии с приказами.
Указываются:
- даты начала и окончания;
- вид отпуска;
- периоды, за которые он предоставлен;
- реквизиты соответствующего приказа;
- корректировочные сведения (если человека отозвали из отпуска или он завершен ранее намеченной даты по иной причине).
В данной части фиксируются следующие отпуска (или их части):
- основной;
- дополнительный;
- за своей счет;
- по уходу за ребенком.
Хранение карточек
Все заполненные формы являются официальными документами. Их следует расположить в алфавитном порядке и сохранять отдельно от личных дел тружеников (в другом сейфе).
Для справки: после увольнения человека его форма передается в архив предприятия по акту.
Посмотрите видео о заполнении формы Т-2
Заполняются работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основ ании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.
Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма N Т-2ГС(МС)) применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы.
При заполнении п. 5 "Знание иностранного языка" раздела 1 форм указывается степень знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем".
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Основными документами, на основании которых заполняется раздел II "Сведения о воинском учете", являются:
военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;
удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.
На граждан, пребывающих в запасе:
п. 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется;
п. 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.);
п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное обозначение (шесть цифр, например, "021101" или шесть цифр и буквенный знак, например, "113194А");
п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А";
в п. 7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом):
строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу:
пункты: п. 1 "Категория запаса", п. 3 "Состав (профиль)", п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и п. 7 "Состоит на воинском учете" не заполняются;
п. 2 "Воинское звание" - делается запись "подлежит призыву";
п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;
Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.
В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".
В разделе "Прием на работу, переводы на другую работу" с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 форм.
В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.
Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.
Является одной из унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Форма утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 . Несмотря на то, что с 01.01.2013 применение данной формы не является обязательным (Информация Минфина № ПЗ-10/2012 ), она продолжает широко использоваться. И это не случайно, ведь в личной карточке содержится вся необходимая для работодателя информация о своих работниках.
Те сведения, которых в личной карточке нет, могут быть туда добавлены, ведь работодатель может изменить форму и содержание бланка Т-2. Для учета иных данных о работнике работодатель может также наряду с унифицированной формой заводить и иные карточки. Например, личную карточку водителя, форму и образец заполнения которой мы рассматривали в отдельном .
Важно при этом помнить, что при сборе и хранении личных данных работников нужно обеспечивать защиту их персональных данных.
Личная карточка (форма Т-2) состоит из 11 разделов:
Номер раздела | Наименование раздела | Какие сведения отражаются |
I | Общие сведения | Ф.И.О. работника, дата и место рождения, знание иностранных языков, образование, стаж работы, состояние в браке, состав семьи, данные о паспорте и месте жительства работника и др. |
II | Сведения о воинском учете | Категория запаса, воинское звание, категория годности к военной службе и др. |
III | Прием на работу и переводы на другую работу | Даты и основания приема и перевода работника на другую работу, должность, оклад и др. |
IV | Аттестация | Даты аттестации, решения комиссий и др. |
V | Повышение квалификации | Даты начала и окончания обучения, виды повышения квалификации, наименования образовательных учреждений и др. |
VI | Профессиональная переподготовка | Даты начала и окончания переподготовки, специальность и др. |
VII | Награды (поощрения), почетные звания | Наименования наград или поощрений, наименование, номер и дата документа, являющегося основанием для награды (поощрения) |
VIII | Отпуск | Виды отпусков, периоды работы, за которые отпуск предоставляется, его продолжительность, даты начала и окончания, основания для отпуска |
IX | Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством | Наименование льгот, их основание, номер и дата документа, дающего право на льготу |
X | Дополнительные сведения | К примеру, о времени отстранения от работы, периодах простоя и др. |
XI | Основание прекращения трудового договора (увольнения) | Указывается основание увольнения, дата увольнения и реквизиты соответствующего приказа |