Акт на списание подарков является неотъемлемой частью документов каждой организации, которая производила выдачу подарков своим сотрудникам либо другим физическим лицам. А она имеет право это делать согласно 191 статье Трудового кодекса.

ФАЙЛЫ

Комиссия

Перед составлением акта на списание собирается специальная комиссия. Они должна состоять не менее чем из трех человек. Избирается председатель этой комиссии. Каждый из членов собранной группы должен быть уведомлен о том, что сообщение ложных сведений в официальных бумагах карается по закону.

Все члены комиссии проверяют соответствие указанных в бумаге данных с реальным положением дел. Своими подписями в документации они свидетельствуют о найденном полном совпадении. Если один из членов комиссии имеет особое мнение по поводу представленных цифр, то он все равно подписывается, но оформляет свою позицию в виде приписки или приложения к акту.

Иногда создание комиссии прописывается в приказе руководителя о проведении праздничных мероприятий в организации.

Сопутствующие документы

Помимо акта на списание подарков, руководителю либо другому организующему праздник лицу необходимо составить и представить на подпись:

• Приказ руководителя.
• Программу проведения мероприятия.
• Список участников торжественного обеда либо ужина (если таковой предвидится).
• Смету расходов на проведение. Она в первую очередь передается в бухгалтерию компании.
• Ведомости выдачи подарков. Главная часть в ней – таблица со списком одаряемых и их подписей. Ведомость является основанием для составления акта на списание подарков.

Только после юридически грамотного оформления этой документации можно приступать к формированию акта.

Обязателен ли учет

Во многих организациях ситуация с выдачей презентов пущена на самотек. Бухгалтерам это кажется несерьезным. Однако они меняют свое мнение при проведении проверок контролирующих органов. Ведь любая хозяйственная деятельность должна быть соответствующим образом задокументирована, и дарение является одним из видов хозяйственной деятельности компании.

Составные части

Акт на списание подарков не имеет установленного унифицированного образца. В соответствии с существующей законодательной базой он составляется в свободной форме. Главное, чтобы она была прописана в учетной политике организации и соответствовала принятым нормам. Все они прописаны в 9 статье закона о бухучете.

В предлагаемых для скачивания бланке и образце документа присутствуют следующие части:

• Шапка. Она включает в себя: реквизиты компании в верхней части (в идеале акт печатается на бланке организации), наименование документа, его номер, дату подписания и город.
• Перечисление состава комиссии. Она должна насчитывать не менее пяти лиц, поставивших на бумаге свои подписи. Достаточно будет фамилии, инициалов и должности (если в состав комиссии входят сотрудники).
• Таблица с описанием подарков, их стоимости и тех, кому они были вручены.
• Повод для преподнесения презентов. В прилагаемом примере это Новый год.
• Сколько единиц выдано и на какую сумму.
• Упоминание о возможности списания перечисленных ценностей с учета.
• Подписи членов комиссии. По возможности – печать организации.

Стоит отметить, что акт на списание не будет иметь юридической силы без ведомости выдачи с подписями одаряемых.

Обязательно ли составлять договор

Договор дарения обязательно заключать в письменной форме с постановкой всех подписей и печатей, если цена презента (подарочного сертификата либо просто вручаемых денежных средств) превышает 3 тыс. рублей.

Если стоимость сувенирной продукции, цветов, парфюмерной продукции и прочего составляет менее 3 тыс. рублей на человека, то договор может составляться и в устной форме. Но остальная документация остается обязательным условием для возможности законного списания.

НДФЛ

Этот вид налога начисляется на сумму выданного подарка только в случае, если общая стоимость поощрений (либо стоимость одного выданного) превышает 4 тыс. рублей. Причем может быть выдано несколько презентов в разное время года.

Если ценный подарок (стоимостью более 3 тыс. рублей) выражается в денежной форме, то НДФЛ на него должен перечисляться в тот же день, когда он поступит на лицевой банковский счет (либо в руки) получателя.

Если же сотрудник получил ценный презент в виде какой-либо вещи, то вычитается НДФЛ в ближайший день выдачи денежных средств одариваемого. Это могут быть премия, аванс, основная часть заработной платы либо иная выплата.

Материальная помощь

Если подарки предназначаются для сотрудников организации, то их стоимость совмещают с выплачиваемой материальной помощью за весь год. Если общая стоимость выданных презентов и материальной помощи сотрудникам превышает 4 тыс. рублей, то компании придется начислять НДФЛ на стоимость свыше указанной.

Приз – отличия

В понятие «подарок» входит вся группа предметов, которые вручаются по случаю, к определенной дате. Например, 8 марта, 23 февраля, Новый год, день рождения работника. Понятие «приз» встречается в основном в учреждениях культуры, компаниях, которые работают в сфере организации культурно-массовых мероприятий. И вручение приза происходит за победу в каком-либо конкурсе. Его вручают за определенные заслуги. Так что в документации гораздо чаще фигурируют «подарки». Причем их официально подразделяют на ценные и неценные. Они отличаются рубежом стоимости в 3 тысяч рублей.

Порядок документального оформления

У каждой организации может быть свой подход к основному алгоритму дарения материальных ценностей и их списания. Главное, чтобы он:

• Учитывал требования налогового законодательства.
• Учитывал нормы гражданского законодательства.
• Учитывался бухгалтерией на забалансовом счете 07.
• Был учтен при уплате организацией положенных страховых взносов в пенсионный фонд.
• Был отражен в учетной политике компании.

Но без акта на списание подарков ни при каких обстоятельствах не обойтись.

Предметом контракта является изготовление сувенирной продукции с фирменной символикой. Согласно этому контракту будут поставлены: часы, буклеты, пакеты, календари, брелки, магниты, ручки, блокноты.
Вся продукция предназначена для раздачи, не для перепродажи. Раздача продукции производится физическим лицам - посетителям учреждения.
Как правильно отразить в бухгалтерском учете бюджетного учреждения поступление этой продукции?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Расходы на изготовление сувенирной продукции с фирменной символикой, предназначенной для раздачи физическим лицам, могут быть отражены в учете бюджетного учреждения с применением "Прочие расходы" КОСГУ. Сувенирная продукция в такой ситуации учитывается на счете 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры".

Обоснование вывода:
В соответствии с положениями Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденных Минфина России от 01.07.2013 N 65н (далее - Указания N 65н), расходы на приобретение (изготовление) подарочной и сувенирной продукции, не предназначенной для дальнейшей перепродажи, в частности поздравительных открыток и вкладышей к ним, приветственных адресов, почетных грамот, благодарственных писем, дипломов и удостоверений лауреатов конкурсов для награждения и т.п., цветов, подлежат отнесению на "Прочие расходы" КОСГУ. При этом перечень объектов, относимых в соответствии с положениями Указаний N 65н к подарочной и сувенирной продукции, приобретение которой отражается по статье 290 КОСГУ, закрытым не является (смотрите, в частности, Минфина России от 12.02.2016 N 02-05-10/7682).
В целях бухгалтерского учета соответствующая сувенирная продукция подлежит учету на забалансовом счете 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры". Согласно п. 345 Инструкции, утвержденной Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - N 157н), материальные ценности, приобретаемые в целях вручения (награждения), дарения, в том числе ценные подарки, сувениры, учитываются на счете 07 по стоимости их приобретения.
Вместе с тем необходимо отметить, что расходы по договорам на приобретение (изготовление) объектов нефинансовых активов (необходимых для обеспечения выполнения функций учреждения, осуществляющего закупку), относящихся к категории материальных запасов, отражаются по "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ (согласно п. 3 раздела V Указаний N 65н, смотрите также Минфина России от 12.02.2016 N 02-05-10/7682). В любом случае решение по отнесению поступающих в учреждение активов к тому или иному виду должно приниматься уполномоченными должностными лицами, в частности, постоянно действующей комиссией по поступлению и выбытию активов, на основании положений N 157н (смотрите, в частности, Инструкции N 157н).
Изготавливаемая в рассматриваемой ситуации сувенирная продукция с фирменной символикой подлежит раздаче физическим лицам - посетителям учреждения. Прямое прочтение Инструкции N 157н позволяет отнести изготавливаемую продукцию к активам, подлежащим учету на счете 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры".
Учитывая изложенное, а также положения Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной Минфина России от 16.12.2010 N 174н, при поступлении от контрагента сувенирной продукции с фирменной символикой, предназначенной для раздачи физическим лицам, может быть отражена следующая корреспонденция:
Дебет 0 401 20 290 Кредит 0 302 91 730, одновременно отражается увеличение забалансового счета 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры"
- отражены расходы по договору на изготовление сувенирной продукции с фирменной символикой.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сульдяйкина Валентина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Суховерхова Антонина

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Проведение учреждениями культуры массовых (просветительных, театрально-зрелищных, развлекательных и других публичных) мероприятий, как правило, не обходится без вручения призов и подарков. Подарки могут вручаться работникам и детям работников по случаю праздников или знаменательных дат. Есть ли различие между подарками и призами? Как оформить документально их вручение? Как правильно отразить в бухгалтерском учете операции по их приобретению и списанию? Подлежат ли такие операции обложению НДФЛ и страховыми взносами во внебюджетные фонды? Эти и другие вопросы мы рассмотрим в статье.

По общепринятым правилам различие между подарком и призом заключается в следующем. Подарок — это предмет (сувенир), передаваемый в дар по случаю какого-либо события (праздника, знаменательной даты и т. п.). Под призом обычно понимается предмет (сувенир), передаваемый в дар в качестве награды за победу в конкурсе или состязании за определенные таланты и заслуги.

В соответствии с гражданским законодательством вручение призов и подарков в рамках проведения различных мероприятий, проводимых государственными (муниципальными) учреждениями культуры, есть не что иное, как безвозмездная передача имущества, то есть дарение.

Согласно п. 1 ст. 574 ГК РФ передача дара осуществляется посредством его вручения, символической передачи либо вручения правоустанавливающих документов. Дарение, сопровождаемое передачей дара одаряемому лицу, может быть совершено устно, когда стоимость дара не превышает 3 000 руб. Если дарителем является юридическое лицо и стоимость дара превышает 3 000 руб., то договор дарения движимого имущества должен быть совершен в письменной форме (п. 2 ст. 574 ГК РФ).

Финансовое обеспечение затрат, связанных с проведением в государственных (муниципальных) учреждениях культуры различных мероприятий, в которых предусмотрено вручение призов и подарков, может осуществляться как за счет бюджетных средств, так и за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности. В любом случае такие затраты должны быть предусмотрены в смете (у казенных учреждений), в плане финансово-хозяйственной деятельности (у бюджетных и автономных учреждений).

В целях правильного отражения в бухгалтерском учете приобретения и выдачи подарков бухгалтеру необходимо помнить, что это хозяйственные операции, которые должны быть документально подтверждены и отражены в учете на основании первичных документов, подтверждающих затраты на приобретение призов, подарков и их списание при вручении одаряемому лицу.

Оформление документов при поступлении и списании призов и подарков

При проведении культурно-массового мероприятия учреждением культуры разрабатывается документ (положение, программа, план), в котором содержатся:

— цели его проведения;

— задачи его проведения;

— сроки проведения;

— сценарий проведения;

— лица, ответственные за его проведение;

— список участников (если это необходимо);

— источник финансирования;

— затраты на проведение мероприятия (смета).

Основанием для осуществления расходов (оплаты) на приобретение призов и подарков будет являться указанный выше документ и приказ (распоряжение) руководителя о проведении мероприятия (ниже представлен образец такого приказа). Первичными учетными документами при поступлении призов и подарков будут являться документы поставщика (акт приема-передачи, товарная накладная), кассовые, товарные чеки (при приобретении за наличный расчет).

Порядок оформления списания призов и подарков, израсходованных при проведении публичных массовых мероприятий, а также перечень документов, подтверждающих обоснованность произведенных расходов, могут быть установлены в рамках формирования учетной политики учреждения. Такими документами могут быть: приказ на проведение мероприятия, протокол о проведении мероприятия с приложением списка победителей, которым были вручены призы, подарки, акт о списании призов и подарков с приложением списка победителей, фото или видеоотчет (ниже представлен образец такого акта).

Как было отмечено выше, вручение ценных призов и подарков стоимостью свыше 3 000 руб. осуществляется с обязательным оформлением договора дарения, в котором указываются персональные данные одаряемого лица.

Далее приведем примерный образец составления приказа о проведении культурно-массового мероприятия и акта о списании призов и подарков (акт разрабатывается и утверждается в составе учетной политики учреждения с учетом п. 6, 7 Инструкции N 157н).

Государственное бюджетное учреждение Дом культуры "Дружба"

Приказ N 16

О проведении культурно-массового мероприятия

В связи с проведением театрализованного культурно-массового мероприятия, посвященного дню международной солидарности трудящихся, и на основании программы мероприятия, утвержденной 05.04.2014

Приказываю:

1. Осуществить закупку призов (сувениров) для вручения физическим лицам — победителям конкурсов и викторин в количестве 60 штук на общую сумму 25 000 руб.

2. Назначить ответственным по закупке призов (сувениров) В. И. Филимонова, зав. отделом организации культурно-массовых мероприятий.

3. Создать комиссию по вручению и списанию призов (сувениров): председатель комиссии: Ю. Ю. Петров, начальник АХО;

Члены комиссии: В. И. Шилова, специалист отдела организации культурно — массовых мероприятий, Г. Г. Буйлова, экономист; В. В. Иванова, бухгалтер.

4. Вышеуказанной комиссии после вручения призов (сувениров) произвести их списание на основании акта о списании и фотоотчета.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Г. П. Ворошилова, заместителя директора по общим вопросам.

Директор

И. И. Иванов

Утверждаю

Директор _______________ И. И. Иванов

Акт о списании призов (сувениров) N 6
от 1.05.2014

Учреждение: ГБУ Дом культуры "Дружба"

Структурное подразделение: Отдел по организации культурно-массовых мероприятий

Материально ответственное лицо: В. И. Филимонов.

Комиссия в составе: начальника АХО Ю. Ю. Петрова, специалиста отдела организации культурно-массовых мероприятий В. И. Шилова, экономиста Г. Г. Буйлова, бухгалтера В. В. Иванова, назначенная Приказом от 06.04.2014 N 16, установила фактическое расходование призов (сувениров), которые были вручены 1 мая 2014 года победителям конкурсов и викторин при проведении театрализованного культурно-массового мероприятия, посвященного Дню международной солидарности трудящихся:

Всего по настоящему акту списано призов (сувениров) на общую сумму:

Двадцать пять тысяч руб.

(сумма прописью)

Заключение комиссии: списать перечисленные выше призы (сувениры). Факт выдачи призов физическим лицам — участникам конкурсов и викторин, подтверждается фотоотчетом.

Председатель комиссии: начальник АХО __________ Ю. Ю. Петров.

Члены комиссии: специалист ___________ В. И. Шилова.

Экономист _________ Г. Г. Буйлова.

Бухгалтер ___________ В. В. Иванова.

Вручение подарков работникам. В соответствии со ст. 191 ТК РФ работодатель вправе поощрять работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявлять благодарность, выдавать премию, награждать ценным подарком, почетной грамотой, представлять к званию лучшего по профессии). Другие виды поощрений работников за труд определяются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине.

Таким образом, в коллективных договорах (иных документах) может быть предусмотрено вручение подарков работникам по случаю праздников (знаменательных событий, дат) и т. п. Основанием для приобретения и вручения подарков работникам учреждения в зависимости от случая будет являться трудовое законодательство, коллективный договор или иной документ, а также приказ (распоряжение) руководителя. Порядок списания подарков может быть установлен учетной политикой учреждения, аналогично порядку, рассмотренному выше, при проведении публичных массовых мероприятий. Например, на основании акта о списании подарков, составленного и подписанного специально созданной комиссией, с приложением списка или ведомости работников, кому были вручены подарки.

Бухгалтерский учет призов и подарков

В бухгалтерском учете различий между призами и подарками нет. Для их учета используется забалансовый счет 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры". Данные материальные ценности учитываются на этом счете по стоимости их приобретения в течение всего периода их нахождения в учреждении. Аналитический учет по счету ведется в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей в разрезе материально ответственных лиц, мест хранения, по каждому предмету имущества (п. 345, 346 Инструкции N 157н).

Согласно разд. V Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ операции по приобретению (изготовлению) подарочной и сувенирной продукции, не предназначенной для дальнейшей перепродажи, отражаются в бухгалтерском учете по коду 290 "Прочие расходы" КОСГУ.

Оплата (предоплата) по договору на приобретение призов и подарков отражается следующей корреспонденцией счетов:

Инструкция N 162н*	Инструкция N 174н**	Инструкция N 183н***
* Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденная Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н. ** Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н. *** Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 N 183н.

При приобретении призов и подарков через подотчетное лицо делаются следующие записи:

Инструкция N 162н	Инструкция N 174н	Инструкция N 183н

Поступление в учреждение призов и подарков от поставщика, подотчетного лица отражается следующими бухгалтерскими проводками:

Инструкция N 162н	Инструкция N 174н	Инструкция N 183н
* По соответствующим счетам аналитического учета в рамках учетной политики учреждения.

Списание призов и подарков при их вручении отражается по кредиту забалансового счета 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры".

В бюджетном учреждении культуры проводилось театрализованное праздничное мероприятие "Широкая масленица" в рамках выполнения государственного задания. На основании программы мероприятия и сметы затрат по договору поставки были приобретены призы на сумму 20 000 руб. В договоре предусмотрен аванс — 30%.

Стоимость призов не превышает 500 руб. Все они были вручены физическим лицам — участникам различных конкурсов.

Согласно учетной политике учреждения списание призов, стоимость которых не превышает 3 000 руб., и их вручение физическим лицам на публичных мероприятиях (когда нет возможности иметь сведения об этих лицах) осуществляется на основании акта о списании призов с приложением к нему фотоотчета.

В бухгалтерском учете были сделаны следующие записи:

В автономном учреждении по случаю празднования 8 Марта на основании коллективного договора и распоряжения руководителя были закуплены цветы для вручения их женщинам — работницам учреждения. Оплата цветов осуществлялась за счет средств от приносящей доход деятельности с лицевого счета, открытого в ОФК. Всего цветов было приобретено на сумму 10 000 руб. через подотчетное лицо. Стоимость одного букета — 500 руб.

В учетной политике учреждения предусмотрено: подарки сотрудникам, стоимость которых не превышает 3 000 руб., списываются на основании акта, подписанного специально созданной комиссией с приложением списка лиц, кому были вручены подарки.

Обложение призов и подарков НДФЛ и страховыми взносами

НДФЛ. При исчислении НДФЛ необходимо учитывать, что существуют некоторые различия между видами призов и подарков, врученных физическим лицам, которые признаются доходами, полученными ими в натуральной форме.

Перечень доходов, освобождаемых от обложения НДФЛ, установлен ст. 217 НК РФ. В частности, не облагаются НДФЛ доходы, не превышающие 4 000 руб., полученные по каждому из следующих оснований за налоговый период (п. 28 ст. 217 НК РФ):

— стоимость подарков, полученных налогоплательщиками от организаций;

— стоимость призов в денежной и натуральной формах, полученных налогоплательщиками на конкурсах и соревнованиях, проводимых в соответствии с решениями Правительства РФ, законодательных (представительных) органов государственной власти или представительных органов местного самоуправления;

— стоимость любых выигрышей и призов, получаемых в проводимых конкурсах, играх и других мероприятиях в целях рекламы товаров (работ, услуг);

В силу п. 33 ст. 217 НК РФ подарки, которые получены ветеранами Великой Отечественной войны, инвалидами Великой Отечественной войны, вдовами военнослужащих, погибших в период войны с Финляндией, Великой Отечественной войны, войны с Японией, вдовами умерших инвалидов Великой Отечественной войны и бывшими узниками нацистских концлагерей, тюрем и гетто, а также бывшими несовершеннолетними узниками концлагерей, гетто и других мест принудительного содержания, созданных фашистами и их союзниками в период Второй мировой войны, не облагаются НДФЛ в части, не превышающей 10 000 руб. за налоговый период.

При этом необходимо отметить, что стоимость выигрышей и призов, получаемых физическим лицом в проводимых конкурсах, играх и других мероприятиях в целях рекламы товаров, работ и услуг, если их общая сумма за налоговый период превысила 4 000 руб., облагается налогом по ставке 35%.

В остальных случаях стоимость полученных призов и подарков облагается по ставке 13%, если их общая сумма за налоговый период превысила 4 000 руб. (в отношении подарков, полученных в соответствии с п. 33 ст. 217 НК РФ, — если их общая сумма за налоговый период превысила 10 000 руб.).

Обоснованно возникает вопрос: следует ли учреждению представлять в налоговые органы сведения о доходах, полученных в виде призов и подарков?

В соответствии с п. 1, 2 ст. 226 НК РФ в отношении доходов, полученных налогоплательщиком (физическим лицом), источником которых является российская организация, данная организация является налоговым агентом.

В силу п. 5 ст. 226 НК РФ при невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога. Форма сообщения о невозможности удержать налог и сумме налога и порядок его представления в налоговый орган утверждены Приказом ФНС РФ от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@. Это справка по форме 2-НДФЛ. При предоставлении данной справки в указанном случае в поле "признак" — проставляется цифра 2. Порядок представления в налоговые органы сообщений о невозможности удержания налога и сумме НДФЛ утвержден Приказом ФНС РФ от 16.09.2011 N ММВ-7-3/576@.

При этом в Письме Минфина РФ от 08.05.2013 N 03-04-06/16327 даны разъяснения, что при получении физическими лицами от организации указанных доходов, не превышающих 4 000 руб., организация не признается налоговым агентом, поскольку в таких случаях на организацию не возлагается обязанность исчисления, удержания НДФЛ у налогоплательщика и перечисления в бюджетную систему РФ.

Налоговый кодекс не предусматривает обязанности лиц, не являющихся налоговыми агентами, представлять в налоговый орган сведения о полученных от них физическими лицами доходах. Данная обязанность установлена ст. 230 НК РФ только для налоговых агентов.

Поскольку наступление обязанности организации по удержанию НДФЛ с доходов в виде подарков, предусмотренных п. 28 ст. 217 НК РФ, связано с превышением установленного размера дохода, получаемого от этой организации (4 000 руб. или 10 000 руб.), организации следует вести учет таких доходов, полученных от нее физическими лицами. В случае если размер указанных доходов, переданных одному и тому же физическому лицу, превысит в налоговом периоде указанный порог, организация будет признаваться налоговым агентом и, соответственно, исполнять обязанности, предусмотренные для налоговых агентов ст. 230 НК РФ.

Необходимо отметить, что учреждениями культуры праздники в основном проводятся для населения. Поэтому вести учет доходов физических лиц, которые получили от учреждения призы и подарки, весьма затруднительно. Физические лица — участники конкурсов, как правило, не предоставляют свои персональные данные. Таким образом, учреждениям целесообразно для таких публичных мероприятий приобретать недорогие призы и подарки.

В отношении ценных призов и подарков, независимо от того, кому они вручаются (своим работникам или физическим лицам, не являющимся работниками учреждения), налоговые агенты обязаны вести персонифицированный учет доходов, полученных в виде призов и подарков в соответствии со ст. 230 НК РФ.

Страховые взносы во внебюджетные фонды. Минздравсоцразвития в письмах от 05.03.2010 N 473-19, от 27.02.2010 N 406-19 разъяснил следующее.

В соответствии с п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц по трудовым договорам и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а также по договорам авторского заказа, договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

Не относятся к объекту обложения страховыми взносами согласно п. 3 ст. 7 Федерального закона N 212-ФЗ выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), и договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав), за исключением договоров авторского заказа, договоров об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательских лицензионных договоров, лицензионных договоров о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

В соответствии с гражданским законодательством договор дарения относится к договорам, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество, и может быть заключен как в письменной, так и в устной форме.

Таким образом, в случае передачи подарка работнику по договору дарения, заключенному в письменной форме, у организации объекта обложения страховыми взносами не возникает.

Стоимость приобретенных подарков для работников, предусмотренных трудовыми договорами (коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами), не оформленных договорами дарения, будет являться объектом обложения страховыми взносами.

В случае вручения подарков физическим лицам, не состоящим с данной организацией в трудовых (гражданско-правовых) отношениях, суммы стоимости таких подарков не являются объектом обложения страховыми взносами.

Вместе с тем вопрос об обложении страховыми взносами подарков работникам в настоящее время является спорным. Об этом свидетельствует судебная практика.

Приведем некоторые мнения судов:

1) спорные выплаты работникам (стоимость подарков) являются элементами оплаты труда и подлежат включению в расчетную базу для начисления страховых взносов (Определение ВАС РФ от 05.07.2012 N ВАС-5136/12);

2) спорные выплаты (ценные подарки) работникам не являются частью заработной платы, не связаны с выполнением какой-либо работы и не подлежат включению в расчетную базу для начисления страховых взносов (Постановление ФАС ЗСО от 08.05.2013 по делу N А27-17352/2012);

3) расходы на приобретение новогодних подарков детям работников не связаны с выполнением работниками трудовых обязанностей, не являются компенсирующей выплатой и не подлежат включению в расчетную базу для начисления страховых взносов (Определение ВАС РФ от 26.07.2012 N ВАС-9343/12);

Поскольку мнения судов по данному вопросу расходятся, считаем, что при обложении страховыми взносами подарков лучше придерживаться разъяснений Минздравсоцразвития. В противном случае свою точку зрения придется отстаивать в суде.

* * *

В заключение обобщим вышеизложенное. Порядок приобретения и списания призов и подарков, израсходованных при проведении различных мероприятий, а также перечень документов, подтверждающих обоснованность произведенных расходов, должны быть предусмотрены в рамках формирования учетной политики учреждения. Вручение ценных призов и подарков свыше 3 000 руб. осуществляется с обязательным оформлением договора дарения. В целях исчисления НДФЛ в учреждении следует вести персонифицированный учет полученных физическими лицами доходов в виде подарков и призов. В случае если размер указанных доходов, переданных одному и тому же физическому лицу, превысит в налоговом периоде 4 000 руб., организация будет признаваться налоговым агентом и, соответственно, исполнять обязанности, предусмотренные для налоговых агентов ст. 230 НК РФ. При обложении страховыми взносами стоимости подарков необходимо учитывать разъяснения Минздравсоцразвития.

Вручение призов и подарков — оформление и учет в учреждениях культуры

Учет сувенирной продукции и связанных с ней операций зависит от того, для каких целей такая продукция приобретается (изготавливается). Учреждения культуры такую продукцию используют либо в качестве подарков (призов) в рамках различных культурно-массовых мероприятий, либо в качестве товаров, предназначенных для продажи. О правилах учета сувенирной продукции расскажем в данной статье.

Учет сувениров, предназначенных для продажи

Сувенирная продукция, предназначенная для продажи, в соответствии с п. 121, 124 Инструкции № 157н отражается:

1. На счете 0 105 08 000 «Товары» – в случае приобретения сувениров у сторонних организаций (изготовления сторонними организациями). Приобретенные для продажи товары принимаются к учету по их фактической стоимости. Учреждения, осуществляющие розничную торговлю, вправе учитывать товары, переданные в реализацию, по их розничной цене с обособленным учетом торговой наценки (на счете 0 105 09 000).

Суммы торговых наценок по реализованным товарам отражаются в уменьшение финансового результата текущего финансового года. Относящиеся к нереализованным товарам суммы наценок уточняются по результатам инвентаризации путем увеличения (уменьшения) их стоимости согласно установленным учреждением размерам сумм наценок на соответствующие товары.

2. На счете 0 105 07 000 «Готовая продукция» – в случае изготовления сувениров собственными силами. На дату выпуска продукции (на дату принятия к учету) принимается к учету по плановой (нормативно-плановой) себестоимости.

По окончании месяца определяется фактическая готовой продукции. Возникающие отклонения такой себестоимости от плановой (нормативно-плановой) относятся либо на увеличение (уменьшение) остатка нереализованной готовой продукции, либо (в части реализованной продукции) – на увеличение (уменьшение) финансового результата текущего финансового года.

При реализации сувенирной продукции учреждение начисляет доход, оформляя следующую бухгалтерскую запись:

Дебет счета 0 205 31 560 (0 205 31 000) «Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных услуг (работ)»
Кредит счета 0 401 10 131 «Доходы от оказания платных услуг (работ)»

При этом по указанным счетам в 15 – 17-м разрядах номера счета (аналитический код вида поступлений) проставляется код 440, соответствующий доходам от выбытия материальных запасов (Письмо Минфина РФ от 07.09.2018 № 02-07-10/63993 (далее – Письмо № 02-07-10/63993)).

Стоит отметить, что доходы от реализации сувенирной продукции подлежат обложению НДС и налогом на прибыль в общеустановленном порядке (пп. 1 п. 1 ст. 146, п. 1 ст. 248, ст. 249 НК РФ). Операции с указанными налогами отражаются в учете по следующим подстатьям КОСГУ:

а) бюджетным (автономным) учреждением – по подстатье 131 «Доходы от оказания платных услуг (работ)» или 189 «Иные доходы» КОСГУ в соответствии с решением учреждения, принятым в рамках его учетной политики. Такие правила действуют в 2018 году. С 2019 года для отражения указанных операций можно использовать только подстатью 131 КОСГУ;

б) казенным учреждением – по подстатье 291 «Налоги, пошлины и сборы» КОСГУ.

Рассмотрим на примерах порядок отражения в учете операций по приобретению (изготовлению) и реализации сувенирной продукции.

Пример 1.

Музей (автономное учреждение) осуществляет реализацию сувениров. В качестве сувениров закуплены 400 магнитов на общую сумму 4 000 руб. (в том числе НДС – 610 руб.). Все приобретенные магниты были реализованы. Доход от реализации сувениров составил 8 000 руб. (в том числе НДС – 1 220 руб.). За сувениры посетители музея расплачиваются банковскими картами.

Все операции осуществляются в рамках приносящей доход деятельности. Согласно учетной политике уплата НДС и налога на прибыль производится по подстатье 131 КОСГУ.

В бухгалтерском учете музея указанные операции отразятся согласно Инструкции № 183н следующим образом:

	Дебет		Сумма, руб.
Приняты к учету приобретенные магниты (по фактической стоимости)	000 2 105 38 000	244 2 302 34 000
	000 2 210 12 000	244 2 302 34 000
Отражена сумма торговой наценки по приобретенным магнитам (8 000 – 3 390) руб.	000 2 105 38 000	000 2 105 39 000
Начислен доход от реализации магнитов	440 2 205 31 000	440 2 401 10 131
Принята оплата с банковских карт покупателей через платежный терминал, установленный в кассе учреждения	000 2 201 23 000	440 2 205 31 000
	Забалансовый счет 17 (подстатья 131 КОСГУ)
Зачислены денежные средства на лицевой счет*	000 2 201 11 000	000 2 201 23 000
	Забалансовый счет 17 (статья 510 КОСГУ)	Забалансовый счет 18 (статья 610 КОСГУ)
Списаны реализованные магниты (по розничной цене)	440 2 401 10 131	000 2 105 38 000
Списана сумма торговой наценки по реализованным магнитам (методом «красное сторно»)	440 2 401 10 131	000 2 105 39 000
Начислен НДС с операций по реализации	440 2 401 10 131	130 2 303 04 000**
Рассмотрим порядок отражения указанных операций на примере. Пример 3. Дом детского творчества (бюджетное учреждение) в целях проведения конкурса юных талантов закупил (через подотчетное лицо) в качестве сувениров блокноты на сумму 1 000 руб. Блокноты вручены участникам конкурса. Операции осуществляются в рамках деятельности по выполнению государственного задания. Расходы на приобретение сувениров не учитываются в себестоимости услуг, оказываемых в рамках государственного задания. В бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом: * Стоит отметить, что унифицированный первичный документ для оформления вручения сувениров Приказом Минфина РФ № 52н не установлен. В связи с этим порядок составления первичных документов (и их форма) при вручении таких сувениров должен быть закреплен государственным (муниципальным) учреждением культуры в его учетной политике – с соблюдением требования о наличии всех обязательных реквизитов, предусмотренных п. 25 СГС «Концептуальные основы». Минфин рекомендует при вручении ценных подарков, сувениров и призов в рамках протокольных и торжественных мероприятий по факту их вручения отвечающим за это лицам оформлять акт вручения по форме, установленной учреждением при составлении его учетной политики, с соблюдением требований к составу реквизитов (Письмо от 22.07.2015 № 02-06-10/42173). К сведению: с 2019 года расходы на приобретение сувениров, предназначенных для награждения (дарения), следует отражать по подстатье 349 «Увеличение прочих материальных запасов однократного применения» КОСГУ. Исходя из этого с указанной даты поменяется и порядок бухгалтерского учета данных объектов. По нашему мнению, они будут учитываться в составе материальных запасов. В зависимости от целей приобретения (изготовления) сувенирной продукции она может учитываться на следующих счетах: 0 105 08 000 «Товары» – если сувениры приобретены у сторонних лиц и предназначены для продажи; 0 105 07 000 «Готовая продукция» – если сувениры изготовлены собственными силами учреждения и предназначены для реализации; забалансовый счет – если сувениры приобретены в целях награждения (дарения). Причем с 2019 года и такие сувениры, скорее всего, надо будет учитывать на балансе в составе материальных запасов.